Mit SelectLine absolute Kostentransparenz geschaffen

Die Kleinwächter GmbH & Co. KG entwickelte sich in den letzten Jahren zu einem führenden Anbieter ganzheitlicher Logistik-Dienstleistungen. Das Unternehmen aus Hallenberg im Hochsauerland hält eine dezentrale Struktur vor, um Kunden vor Ort Silotransporte, Handel mit Industrieprodukten und Abfallmanagement anzubieten. Ein datenbankorientiertes IT-System als betriebliches Führungsinstrument gewährleistet innerhalb der Logistikkette eine effiziente Prozesssteuerung der verschiedenen Güterströme sowie die Integration paralleler Datenströme im Unternehmensverbund mit mehreren Firmen und Geschäftsmodellen. "Das Reporting ist für uns daher ein essenzielles Steuerungsinstrument", so Uwe Bender, Mitglied der Kleinwächter-Geschäftsführung. "Mit SelectLine verfügen wir über ein modernes Informations-System, das tagesaktuelle Reports über Kosten und Erträge aus jedem Teilbereich in unserem Unternehmen liefert."

Ein tief greifender Wandel vollzog sich im Logistikangebot der Kleinwächter GmbH & Co. Spedition-Silotransporte-Industrieprodukte KG in Hallenberg: Galten bei der Firmengründung im Jahr 1962 schneller und pünktlicher Transport als typische Leistung des mit einem Kipperfahrzeug operierenden Einmannbetriebs, wuchsen mit der Erweiterung des Unternehmens die Bedeutung von Zusatzaufgaben und administrativem Service - heute schützen die Kunden in Deutschland und den angrenzenden Ländern den Full-Service von Kleinwächter.

... zum Anbieter ganzheitlicher Logistikkonzepte
Das Produktportfolio reicht hierbei von der Planung und Steuerung aller logistischen Aktivitäten entlang der Logistikkette mit 120 Silofahrzeugen und etwa 3.000 mobilen Silos - vom Einkauf von Vorprodukten bis zur Lieferung an den Verbraucher, von der Überwachung der Lagerbestände über die Vorhaltung von Bedarfsmengen bis zu Just-in-Time-Verkehren. "Für ein mittelständisches Unternehmen ist eine wirtschaftliche Abwicklung solch unterschiedlicher Geschäftsprozesse ohne professionelle IT-Unterstützung nicht mehr möglich", so Uwe Bender, Mitglied der Kleinwächter-Geschäftsführung.

Gesucht: SQL-fähiges Informations- und Abrechnungssystem
"Die Grundlagen für das heutige Informations- und Abrechnungs-System legten wir bereits in den Jahren 1998/1999. Bis dahin hatten wir ein Branchenpaket für den Speditionsbereich sowie eigenentwickelte Insellösungen für die Handelsgeschäfte im Einsatz, die jedoch nicht durchgängig und keine für intelligente Transport- und Logistikdienstleistungen adäquate IT-Strukturen aufwiesen", so Uwe Bender weiter. Zeitaufwendige, fehleranfällige und doppelte Datenerfassung als Folge der mangelnden Kompatibilität, daraus resultierende Reibungsverluste sowie gestiegener Bedarf nach aussagekräftigeren Reportings haben die Unternehmensführung veranlasst, nach einer neuen Lösung zu suchen. Im Vordergrund der Bemühungen stand das Ziel, Arbeitsabläufe und Informationsqualität gleichermaßen zu optimieren. Voraussetzung dafür war ein datenbankorientiertes System für die gesamte Betriebsorganisation mit der Fähigkeit, die verschiedensten Geschäftsvorfälle abbilden zu können. Dazu gehörten neben der Warenwirtschaft auch die Finanzbuchhaltung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die neue Lösung sollte zudem auch zur Abdeckung der Speditions-Branchenspezifika eingesetzt werden können.

Entscheidung für SelectLine als Standard-Plattform
Die komplexe Struktur des Logistik-Unternehmens war die gro?e Herausforderung an die neue Software. Nach eingehender Marktanalyse sowohl klassischer Speditions- als auch datenbankorientierter Standard-Software f?r das kaufm?nnische Rechnungswesen entschied sich Kleinw?chter bewusst gegen eine spezielle Branchenl?sung. Uwe Bender: "Aufgrund des hohen Erf?llungsgrades fiel die Entscheidung auf das Softwarepaket der Magdeburger SelectLine Software GmbH. SelectLine erwies sich im Vergleich mit den Branchenpaketen als das System mit der h?chsten Flexibilit?t - alle unsere Gesch?ftsprozesse sowohl im Speditionsbereich als auch bei den Nebengesch?ften konnten mit einem Bruchteil der Anpassungen, die bei einem Branchenprogramm notwendig geworden w?ren, abgebildet werden." SelectLine bei Kleinw?chter umfasst heute die Module Warenwirtschaft, Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Lohn & Gehaltsabrechnung. "In dieser auf Basis des Microsoft SQL-Servers integrierten Software sind sowohl unsere Handelsgesch?fte, Logistik- und Entsorgungsdienstleistungen als auch die Werkstatt- sowie Reparaturleistungen abgebildet und k?nnen ohne Schnittstellenproblematik integriert auf einem System abgewickelt werden", so Uwe Bender. "Mit SelectLine steht uns zudem ein Reportingsystem zur Verf?gung, das nahtlos in das Rechnungswesen integriert ist und jederzeit Auskunft gibt, wie rentabel die verschiedenen Unternehmen und Abteilungen der Kleinw?chter-Gruppe arbeiten."

"Eine lohnende Investition"
Bei Kleinwächter hat man sich außerdem dafür entschieden, mit dem regionalen SelectLine-Partner, der Gross Computersysteme aus Frankenberg, einen umfassenden Betreuungsvertrag abzuschließen, der auch die Netzwerk- und Systemadministration beinhaltet. "Das ist eine Investition, die sich lohnt", resümiert Uwe Bender. "Wir können so unsere Mitarbeiter von Arbeiten entlasten, die nicht zu ihrem eigentlichen Aufgabengebiet gehören. Die Techniker und Organisatoren bei Gross haben von Beginn an gute Arbeit geleistet, selbst bei komplexen Aufgaben wie der Vernetzung der Niederlassungen wurden wir kompetent betreut." In Hallenberg bedienen Windows-Terminalserver die Warenwirtschaft, Finanz- und Lohnbuchhaltung an mehr als 20 Arbeitsplätzen sowie über ISDN-Wählleitungen an sechs Arbeitsplätzen in den Niederlassungen. Am Kleinwächter-Stammsitz werden alle Anwendungen zentral bearbeitet, in den Filialen werden die Daten aus Sicherheitsgründen nach fest vorgegebenen Formaten oder aber auf individuelle Abfragen erfasst und von der Zentrale abgerufen. Geplant ist in naher Zukunft die Erweiterung der Konfiguration mit einem Dispositions- und Telematiksystem, um so zu einer durchgängigen Prozess-Abwicklung vom Auftragseingang bis zur Faktura zu gelangen.

Erfolgsrechnung pro LKW
In SelectLine sind je nach Firma und Geschäftsmodell spezifische Kostenstellenstrukturen und Verteilautomatismen hinterlegt für Aufwendungen und Erlöse. Während in der Spedition jede Destination als separater Artikel und jeder einzelne Lkw als eigene Kostenstelle geführt wird, interessieren in der Logistik vor allem die beiden großen Bereiche Warenwirtschaft und Dienstleistung. Alle Aufwendungen werden direkt den Kostenstellen zugeordnet, z.B. Benzin, Reparaturen, Reifen und Fahrerlöhne dem jeweiligen Lkw. Gemeinkosten wie Miete oder Strom verteilt die Software anhand fester Schlüssel. Zudem werden Kostenstellen, die selbst keine Erlöse erwirtschaften, automatisch auf andere Kostenstellen verrechnet, so etwa die Kosten der Buchhaltung oder der EDV. Uwe Bender: "Wir wollen keine Quersubventionierung, weder zwischen den Unternehmen noch zwischen einzelnen Bereichen. Daher werden Kosten und Erlöse so genau wie möglich nach dem Verursacherprinzip verteilt." Ein- und Ausgangsrechnungen werden automatisch der Rechnungswesen-Software übergeben. Diese bucht die Beträge beim Debitor als offene Posten und auf der entsprechenden Kostenstelle als Erlös. Integrierte Planzahlen erlauben Abweichungs-Analysen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung können jederzeit tagesaktuelle Zahlen zu Ist-Kosten und -Erlösen aus SelectLine abrufen. Für die periodische Berichterstattung nutzt Kleinwächter die in SelectLine standardmäßig enthaltenen betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die Kosten, Erlöse und Planzahlen für die verschiedenen Bereiche anzeigen und die für jedes Kleinwächter-Unternehmen separat abgerufen werden können.

"Mit SelectLine absolute Transparenz im Unternehmen gewonnen"
Mit SelectLine verfügt Kleinwächter über einen "roten Faden" durch alle Geschäftsprozesse. Als entscheidende Verbesserung bewertet Uwe Bender die erhöhte Transparenz, durch die wesentlich flexibler agiert werden kann. "Das Erkennen von Kostenstrukturen war früher umständlich und zeitaufwendig, wir mussten dazu Listen vergleichen und Informationen aus den verschiedensten Bereichen zusammentragen. Da das gesamte Tagesgeschäft rund um die Buchführung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung jetzt in unseren Händen liegt, sparen wir zudem die früher beim Steuerberater dafür angefallenen Kosten."

IT-Kosten nur 0,5% vom Umsatz - Amortisation bereits nach zwei Jahren
Trotz der individuell für Kleinwächter erstellten Anpassungen können Releasewechsel des Standardsoftwarepaketes problemlos durchgeführt werden. SelectLine besticht nach Ansicht von Uwe Bender darüber hinaus durch ein ausgesprochen günstiges Preis/Leistungsverhältnis, "zudem belaufen sich die jährlichen IT-Kosten lediglich auf rund 0,5% vom Umsatz, berücksichtigt dabei sind Hard- und Softwarekosten sowie Service- und Wartungsverträge." Die geringen Kosten sieht er aber nicht nur als Bestätigung der Kaufentscheidung, für ihn ist aus kaufmännischer Sicht auch die Payback-Phase nicht ganz unwichtig. "Die Entscheidung für SelectLine hat sich als richtig erwiesen", so das positive Fazit von Uwe Bender. "Unsere Investition hat sich durch schnellere Durchlaufzeiten, optimierte Kosten sowie eine durch die verbesserten Geschäftsprozesse erhöhte Produktivität und Effizienz innerhalb von nur knapp zwei Jahren bereits amortisiert."

Kleinwächter: Führender Anbieter ganzheitlicher Logistikkonzepte
Das 1962 von Willi Kleinwächter mit einem Kipperfahrzeug gegründete Unternehmen ist heute Partner von Industrie- und Handelsunternehmen, Kommunen und Gewerbe. Der nach DIN EN ISO 9001:2000 zertifizierte Logistikdienstleister und gemäß. 52 KrW/AbfG anerkannte Entsorgungsfachbetrieb beschäftigt 150 (im Unternehmensverbund etwa 300) Mitarbeiter. Der Fuhrpark umfasst rund 120 Silofahrzeuge, 60 Silofahrzeuge in Beteiligungsgesellschaften und 40 Subunternehmerfahrzeuge. Firmenhauptsitz ist Hallenberg, Niederlassungen befinden sich in Caaschwitz (Thüringen), Berlin, Frankfurt sowie in Essen.

Autor
Volker A. Holzapfel, Johannesstrasse 51, 78056 Villingen-Schwenningen
Tel.: 07720-959096 eMail: info@maxximum-pr.de

Kleinwächter GmbH & Co. Spedition-Silotransporte-Industrieprodukte KG
Uwe Bender, Landwehr 14, 59969 Hallenberg
Tel.: 02984-92050 eMail: hallenberg@kleinwaechter.biz
Internet:www.kleinwaechter.biz

SelectLine Software GmbH
Michael Richter, Nachtweide 82c, 39124 Magdeburg
Tel.: 0391-5555080 eMail: info@selectline.de
Internet: www.selectline.de

gross computersysteme
Karl Gross, Uferstrasse 11, 35066 Frankenberg
Tel.: 06451-2308540 eMail: info@gross-software.de
Internet: www.gross-software.de