Der SelectLine Anforderungskatalog für ERP-Systeme + Checkliste

Anlass und Ziel festlegen

Die Auswahl des richtigen ERP-Systems (Enterprise-Resource-Planning) für kleine und mittlere Unternehmen ist zum Teil vergleichbar mit dem Zusammenstellen eines bunten Blumenstraußes.

Je nach Anlass und Ziel gilt es, aus einem breiten Angebot an Sorten und Arten sowie Merkmalen (Größe, Farbe, Menge und Musterung), die richtige Mischung zu finden.

Ein ERP-System ist eine relativ komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens.

ERP-Systeme unterscheiden sich hauptsächlich in

• der fachlichen Ausrichtung (Zielbranche),
• der Skalierbarkeit auf unterschiedliche Unternehmensgrößen (Anzahl Benutzer, Unternehmensstandorte),
• dem angebotenen Funktionsumfang,
• und den zum Einsatz kommenden Technologien (Datenbanken, unterstützten Betriebssystemen etc.).

Die Bedarfsanalyse für ein ERP-System

Bevor der tatsächliche Auswahlprozess beginnen kann, müssen Sie analysieren, was Sie brauchen. Dabei helfen Ihnen folgende Fragestellungen:

• Welche Geschäftsbereiche profitieren von einem ERP-System?

Das können z. B. sein: Warenwirtschaft/Lagerverwaltung, Rechnungswesen, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Artikelverwaltung, Personalwesen (z. B. Lohn & Gehalt), Produktionsplanung

• Welche Ziele möchten Sie mit der Integration eines ERP-Systems erreichen?

Zum Beispiel: Vereinfachung der Geschäftsabwicklung, Kostensenkung, Innovationsvermögen erhöhen

• Wie ist Ihr aktueller Stand, die Ist-Situation?

Die Anforderungen an ein ERP-System

Stufe 1: Vorauswahl

Über K. O.-Kriterien, welche in 5 Hauptselektionskriterien untergliedert sind, werden erste ungeeignete Systeme herausgefiltert:

• Technische Anforderungen (z. B. Datenbank, Betriebssystem)
• Funktionale Anforderungen (z. B. automatische Preisermittlung, Lagerhaltung nach LIFO)
• Flexibilität (Anpassbarkeit an zukünftige Anforderungen)
• Anforderungen an den Anbieter (z. B. Branchenkenntnisse, Sprache, Referenzen)
• Preis-Leistungsverhältnis

Die detaillierten Punkte legen Sie mit Hilfe Ihrer Bedarfsanalyse fest.

Mit unserem Kriterienkatalog (Checkliste) geben wir Ihnen ein Werkzeug an die Hand mit dem Sie, anhand wichtigster Auswahlkriterien für ERP-Systeme, eine schnelle und sichere Vorauswahl treffen. So finden Sie die ERP-Software, die zu Ihren Unternehmensanforderungen passt.

Damit Sie nicht den Überblick verlieren, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst:

Download Anforderungskatalog ERP-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen – CHECKLISTE (PDF)

Stufe 2: Feinauswahl

Von den nun stark dezimierten verbleibenden ERP-Anbietern (ca. 3-5) wird ein Angebot eingeholt. Die Investitions- und Betriebskosten werden genau ermittelt. Um diese Informationen zu erhalten, bieten sich Produktpräsentationen, Workshops und Testinstallationen an. Dieser Service hat zum Vorteil, dass Sie ein erstes Gefühl für die Software und den Anbieter entwickeln werden.

Stufe 3: Endauswahl

Mit Hilfe eines Pflichtenheftes werden alle Funktionalitäten und Anforderungen detailliert festgehalten. Das Pflichtenheft gilt als Grundlage für die Vertragsverhandlungen.

Tipps zur ERP-System Auswahl für KMU

• Testen Sie das System mit originalen Unternehmensdaten. Nicht alle Beispieldaten der Mustermandanten können die sehr individuellen Unternehmensabläufe und Anforderungen abbilden.
• Gehen Sie bei der Softwareauswahl strukturiert und strategisch vor. Spontane Entscheidungen unter Zeitdruck ziehen meist teure nachträgliche Anpassungen nach sich.
• Gerne beraten Sie auch unsere Fachhändler zum Thema Auswahlkriterien ERP-System für kleine und mittlere Unternehmen.

In eigener Sache:

Der ERP-Kriterienkatalog wurde erstellt in Anlehnung an: „Checkliste und Kriterienkatalog zur Unterstützung der Softwareauswahl in Kleinst- und Kleinbetrieben“ von Sebastian Klüpfel, Tim Mayer, gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Auf dem ERP-Portal finden Sie weitere nützliche Infos rund um das Thema „ERP-Einführung“ und „ERP in der Cloud„.

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