Weg vom Papier, hin zu Digitalisierung und Industrie 4.0 – Anwenderbericht Eurobox KG

Die Ausgangssituation

2011 fiel die Entscheidung, das Unternehmen zu erweitern und sich auf dem Markt einen Namen zu machen. „Insgesamt gibt es 25 weitere  Unternehmen, die in unserem Tätigkeitsfeld agieren“, erläutert Geschäftsführer und Unternehmensgründer Dieter Sendobry. „Damit man auf dem  Markt akzeptiert wird, muss man sein Unternehmen groß aufziehen“, so Sendobry. Zu einem modernen und konkurrenzfähigen Unternehmen gehört auch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse.

Geschäftsführer Dieter Sendobry (rechts im Bild), und sein Sohn Tobias Sendobry, Prokurist der Eurobox KG

„Wir haben zu Beginn mit Lexware gearbeitet“, erläutert der Sohn des Geschäftsführers, Tobias Sendobry. „Wir mussten schnell feststellen, dass uns eine einfache Standardlösung nicht ausreicht“, ergänzt der gelernte Steuerfachangestellte.

Die Entscheidung fiel 2011 für das System SAP Business One. Schnell kristallisierte sich heraus, dass dieses Produkt nicht die benötigten Individualisierungsmöglichkeiten bot, die das Unternehmen dringend benötigte, um konkurrenzfähig zu werden. „Für uns gibt es keine Branchenlösung‘ von der Stange. SAP arbeitet mit fertigen Bausteinen, das funktioniert bei uns nicht“, erläutert der Geschäftsführer.

Die Lösung

Ein System, das mehr kann als Kundenaufträge zu erfassen, den Bestand und Bearbeitungsstand zu hinterlegen und Rechnungen zu erstellen. Die SelectLine Warenwirtschaft ermöglicht, dank Anpassungen durch den SelectLine Partner quadrosoft, eine schnelle Bereitstellung der Schülerspinde und auf Wunsch der Eltern kann umgehend auch mal ein Fachwechsel vorgenommen werden.

Das Projekt

2013 wurde der bereits bestehende Kontakt zum SelectLine Fachhandelspartner quadrosoft GmbH aufgenommen und die SelectLine installiert. „Es war ein gleitender Übergang. Kein Stillstand“, so die Sendobrys. In SelectLine konnten die speziellen Abläufe abgebildet werden. „Wir brauchten mehr als eine Softwarelösung, mit der wir Waren steuern und Rechnungen schreiben können. In SelectLine konnten wir die Verwaltung der Schließfächer, der Schließfachschränke sowie die Verwaltung einzelner Fächer und Kundenverträge abbilden“, erläutern die Unternehmer.

„Wir haben inzwischen eine weitestgehend papierlose Verwaltung der Schließfächer erreicht“, so die Sangerhäuser. Wir haben mit quadrosoft ein Webportal aufgebaut, das uns proaktives Handeln ermöglicht. Bei der Belegung der Spinde können die Körpergröße der Kinder und die Lage zu den Unterrichtsräumen der Schüler berücksichtigt werden“, so Dieter Sendobry. Auch im Außendienst ist die Digitalisierung vorangeschritten. „Wir haben in Zusammenarbeit mit der Firma MrAppWare eine eigene App mit Schnittstelle zur SelectLine entwickelt“, erklärt der Geschäftsführer die Weiterentwicklung.

Auch bei dem Produkt selbst geht man weg vom klassischen Zylinderschloss hin zum mechanischen und elektronischen Zahlenschloss. Der Einsatz von Schlüsseln ist zwar sicher, aber wartungsanfällig und kostenintensiv. „Der PIN-Wechsel kann erfolgen, ohne dass ein Monteur vor Ort sein muss, um gegebenenfalls bei Schlüsselverlust, einen kompletten Schlosstausch vornehmen zu müssen“, so der Geschäftsführer. Der PIN wird in SelectLine generiert und kann automatisch per Mail aus SelectLine raus an den Kunden gesendet werden.

Wir haben durch die Digitalisierung nicht nur mehr Transparenz im Unternehmen, sondern Kundenzufriedenheit erreicht.

Dieter Sendobry, Geschäftsführer

Der Kundennutzen

Der Innen- und Außendienst konnte merklich entlastet werden und es konnte eine Kostenreduzierung erreicht werden. Der Wirkungsgrad der 15 Mitarbeiter konnte ebenfalls signifikant erhöht werden. „Auch die Fehlerquote, die wir im Vorfeld im Außendienst hatten, konnten wir gegen Null senken. Vor der Umstellung wurde der Auftrag auf Papier an den Monteur übergeben. Der ist mit diesem Dokument rausgefahren und war in der Regel eine Woche unterwegs. Die Informationen wurden anschließend händisch in das System eingetragen und der neue Schlüssel wurde dann erst per Post an den Kunden versendet“, erklärt Dieter Sendobry das Prozedere.

Heute werden die Aufträge in der App angezeigt, abgearbeitet, digital versendet und automatisch in SelectLine hinterlegt. „So können wir die Aufträge schnell und effizient abarbeiten. Nur wenn alle Aufgaben abgehakt sind, kann der Auftrag an SelectLine versendet werden“, so der Geschäftsführer.

Auch die Wartung und der Schließfachwechsel kann 50% schneller abgewickelt werden. Alle relevanten Informationen zu den einzelnen Fächern sind im Artikelstamm der SelectLine hinterlegt (Fachzustand, Position, Belegung). Bei einer Neubelegung der Fächer wird auf Knopfdruck vom System ein Vorschlag zum ‚Fachumzug‘ erstellt. Eine schriftliche Ausarbeitung durch einen Innendienstmitarbeiter ist nicht mehr notwendig.

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