Buchhaltung kompakt – damit Sie den Durchblick behalten

Häufig hören wir den Ausdruck „deutsche Bürokratie“ und ebenso häufig kommen dahingehend nicht nur positive Gefühle auf. Die Buchhaltung ist ein sehr komplexes Themenfeld, weswegen es häufig schwer fällt die Kontrolle über alle Fristen, Pflichten und Vorschriften zu behalten.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen wichtige Informationen zum Thema Buchhaltung kompakt im Überblick vor.

Arten der Gewinnermittlung

Die Buchhaltung stellt die Basis für den Jahresabschluss, die Gewinnermittlung und schließlich auch für die Steuererklärung dar. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen zwei Arten der Gewinnermittlung, je nach Größe und Art des Unternehmens:

• Bilanz (mit Gewinn- und Verlustrechnung)
• Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die EÜR ist weniger komplex und wird deshalb von Kleinunternehmern bevorzugt. Allerdings müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein, um „die vereinfachte Buchführung“, wie die EÜR auch häufig genannt wird, durchführen zu dürfen. Ob Ihr Unternehmen für die EÜR geeignet ist, können Sie in unserem Artikel EÜR – Einnahmenüberschussrechnung – Vereinfachte Buchführung für Kleinunternehmer nachlesen.

Aufbewahrungsfristen in der Buchhaltung

Grundsätzlich müssen Geschäftsunterlagen und Belege in der Buchhaltung zehn Jahre aufbewahrt werden. Dazu gehören nicht nur Aufträge und Verträge, sondern auch interne Unterlagen, die die Selbstverwaltung des Betriebes verdeutlichen, wie bspw. Arbeitsverträge. Für Geschäftsbriefe und Mails, die für das Finanzamt relevant sein könnten, gilt eine Archivierungsfrist von sechs Jahren.

Sollten Sie für Ihre Buchhaltung eine Buchhaltungssoftware nutzen, gelten (für die Datensicherungen) die gleichen Zeiträume, wie für Papierunterlagen, also zehn Jahre.

Versuchen Sie dennoch überflüssige Daten zu vermeiden, indem:

• Sie nichts doppelt aufbewahren,
• Sie überflüssige und Unterlagen mit Fristüberschreitung (möglichst) schreddern und entsorgen,
• Sie den Speicherplatz minimieren (Datenreduktion),
• Sie Ihre Buchhaltung übersichtlich und klar strukturieren.

Die richtige Aufbewahrung in der Buchhaltung

In erster Linie müssen die Unterlagen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufbewahrt werden. Spätere Änderungen an Dokumenten müssen ersichtlich bleiben und mit dem Zeitpunkt der Korrektur vermerkt werden, sodass im Falle einer Betriebsprüfung alle (Finanz-) Daten transparent sind.

Im Falle von elektronischer Datensammlung  muss das Dokument jederzeit verfügbar und lesbar abgespeichert sein. Der Datenträger ist nicht vorgeschrieben, empfohlen werden jedoch XML-Dateien. Papierschriftstücke dürfen digitalisiert und hinterher vernichtet werden.

Sollten Sie mit Waren handeln oder über Bargeldeinnahmen verfügen, sind Sie verpflichtet ein Wareneingangsbuch bzw. ein Kassenbuch zu führen, das permanent aktuell zu halten ist.

Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, sollten Sie ein Sicherungskonzept haben: Wer hat Zugriff? In welchen Abständen werden die Daten gesichert? Wo werden die Daten sicher gelagert?

Steuererklärung und Betriebsprüfung

Die Gewinnermittlung müssen Sie samt Steuererklärung spätestens bis zum 31. Mai des Folgejahres beim Finanzamt einreichen. Liegt keine schriftliche Aufforderung Ihres Finanzamtes vor, genügt die Abgabe bis zum 31. Dezember des Folgejahres.

Da in der Gewinnermittlung die Unternehmensdaten zunächst stark komprimiert sind, gilt es im Falle einer Betriebsführung diese Daten aufzubereiten:

• Geringwertige Wirtschaftsgüter, die einen Wert zwischen 150 und 1.000 € haben, können auf einem Sammelposten im Anlageverzeichnis vermerkt werden.
• Investitionsgüter (Fahrzeuge, Maschinen, etc.) sind in einer Abschreibungsliste mit den Anschaffungskosten, den Abschreibungen und den Restbuchwerten zu dokumentieren.
• Alle restlichen kleineren Ausgaben werden gesondert aufgeschrieben.

• Bei Beschäftigung von Mitarbeitern besteht eine Aufzeichnungspflicht für den Lohnsteuerabzug.
• Unentgeltliche Wertabgaben (Telefon, Pkw-Kosten, etc.) müssen vermerkt werden.

• Zahlungen und Vorauszahlungen für den Vorsteuerabzug und die Umsatzbesteuerung müssen ersichtlich sein.
• Mit einer Inventur erfassen Sie Ihre Waren, Vorräte, unfertige und fertige Erzeugnisse.

Kaufmännische Software für kleine und mittlere Unternehmen:

• Warenwirtschaftssystem – Die Basis für Ihren Unternehmenserfolg
• Buchhaltungssoftware – Buchhaltung wirkungsvoll und verlässlich
• Produktion – Die intelligente Planungslösung für kleine und mittlere Unternehmen

Beachten Sie bitte, dass der Artikel keine Rechtsbelehrung darstellt. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihre zuständige Kammer oder einen Steuerberater.

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