Das ist ZUGFeRD und so funktioniert das „digitale Buchen“

Was ist ZUGFeRD und wie funktioniert es? 

Unter dem Namen ZUGFeRD hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, mit dem strukturierte Daten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger ausgetauscht werden.

Das Thema ist in großen Unternehmen bereits angekommen und wird zunehmend auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Elektronische Rechnungen treffen meist im PDF-Format als Anhang einer E-Mail beim Empfänger ein. Bei einer reinen PDF-Rechnung benötigt die Buchhaltung eine sogenannte OCR-Software zur Übertragung der Informationen. Liegt keine OCR-Software vor, müssen alle Rechnungsdaten per Hand in das Rechnungseingangsbuch übertragen werden. Erst dann kann die Rechnung digital weiterverarbeitet werden.

Aufgrund der zusätzlich enthaltenen XML-Datei in der ZUGFeRD-Rechnung ist diese doppelt lesbar: Der Empfänger liest das PDF-Dokument, während die Rechnungswesen Software die eingebetteten elektronischen Daten aufnimmt und somit die weitere (digitale) Verarbeitung ermöglicht.

Wer sollte ZUGFeRD nutzen?

Die Nutzung von ZUGFeRD bringt keine Einschränkungen für Branchen, Industriezweige oder Unternehmensgrößen mit sich. Dementsprechend kann es von jedem Unternehmen genutzt werden.

Ursprünglich konzipiert wurde es für mittlere bis große Unternehmen und für die öffentliche Verwaltung. Der große zeitliche Aufwand bei der Bearbeitung und korrekten Buchung der Rechnungen wird auf ein Minimum reduziert.

Auch für kleine Unternehmen wird der Einsatz zunehmend interessant, da viele Arbeitsschritte durch einfach handhabbare Softwarelösungen automatisiert werden können und somit interessante Kostenersparnisse bieten.

Vorteile und Nutzen von ZUGFeRD

Das Ziel von ZUGFeRD ist u. a. die Kommunikation zwischen Unternehmen bzw. zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung zu verbessern indem eine Formatabsprache zwischen den Rechnungsparteien überflüssig wird. Die elektronische Kommunikation wird somit dadurch schneller, komfortabler und vereinheitlicht.

Zudem werden anfallende Kosten gesenkt:

• Material (Papier, Druckertinte, etc.) und Porto werden eingespart.
• Zeitaufwand wird durch Automatisierung von Prozessen gesenkt.
• Fehler werden reduziert, da händisches Eintragen von Daten entfällt.

Es wurde ermittelt, dass beim Rechnungsausgang etwa 10 € pro Rechnung gespart werden können. Das entspricht einer Kostenreduktion um ca. 60%. Zudem werden die Rechnungen im Durchschnitt 5,3 Tage früher bezahlt, als mit der herkömmlichen Papierrechnung (Quelle: computerwoche.de).

Aktuell arbeiten wir an der Umsetzung von ZUGFeRD, die eingebetteten elektronischen Daten aufzunehmen und somit die weitere (digitale) Verarbeitung im SelectLine Rechnungswesen zu ermöglichen.