Warenwirtschaft erfolgreich im Unternehmen einführen – neun kompakte Tipps

Als Spezialist für kaufmännische Software und ERP-Systeme kennen wir die Tücken bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware. Wie Sie die Implementierung Ihrer neuen Warenwirtschaft erfolgreich gestalten, zeigen wir Ihnen mit den folgenden neun Tipps.

Projektstart – Gut vorbereitet ist halb gewonnen!

Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen stehen oft einem großen Angebot an Warenwirtschafts- und ERP-Systemen gegenüber. Um Personalressourcen und das Budget zu schonen, sind eine gute Planung und das systematische Vorgehen umso wichtiger.

Vorauswahl – Was brauchen wir?

Machen Sie sich Gedanken über die Ziele: Was wollen Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen? Zum Beispiel:

• Schnellere Auftragsbearbeitung
• Generelle Optimierung der Unternehmensprozesse
• Bessere Übersicht
• Mehr Transparenz etc.

Überlegen Sie sich zudem welche Elemente und Funktionen Ihre neue Warenwirtschaft abbilden muss:

Anbieter-Evaluation – Wer kommt in Frage?

Haben Sie die erste Frage zufriedenstellend beantwortet, können Sie sich bereits konkreter mit potenziellen Anbietern beschäftigen und zunächst die Frage beantworten: Ob eine Individual, – Branchen- oder kaufmännische Standardsoftware in Frage kommt. Zudem können Sie nun Ihr Lastenheft (Anforderungskatalog) erstellen.

Zuständigkeiten – Wer sitzt alles im Boot?

Legen Sie die Zuständigkeiten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens fest:

• Wer ist der zuständige und verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen während des Projekts?
• Wer sind die verantwortlichen Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen?
• Wer erstellt die Konzepte?
• Wer ist Ihr verantwortlicher Ansprechpartner beim Softwareanbieter bzw. beim Systemhaus?
• Welche Deadlines gelten?

Implementierung – Umgebung und Abläufe festlegen

Die folgenden Fragen sollten Sie in dieser Phase in Ihrem Unternehmen beantwortet werden können:

• Wer ist zuständig für den Export aus dem Alt-System und Import in das neue System?
• Bis wann müssen die Daten importiert sein?
• Welche Aufgaben übernimmt unser Systempartner?
• Welche Abläufe im Unternehmen müssen ggf. wie verändert werden?

Schulungen – Sicherer werden für einen produktiven Alltag

Ohne Fleiß kein Preis – Alle zukünf­tigen Anwender müssen umfäng­lich geschult und einge­ar­beitet werden. Zunächst sollten Administratoren bzw. Abtei­lungs­leiter alles über die Konfi­gu­ra­tion, Rechte­ver­gabe und Bedie­nung lernen.

In den anschlie­ßenden Anwen­der­schu­lungen erlernen die Mitar­beiter den sicheren Umgang mit der Software im opera­tiven Tages­ge­schäft und üben inter­aktiv die neuen Abläufe.

Testen – Probieren geht über Studieren

Damit das Projekt ein voller Erfolg wird, sollten die neuen Funktionen, Prozesse, Schnitt­stellen und übernom­menen Daten umfas­send getestet werden. Fehlende Funktio­na­li­täten können dabei gemeinsam mit dem System­partner ergänzt und erneut getestet werden.

Produktivstart – Los geht´s!

Nach einem erfolgreichen Systemtest kann der finale Produktivstart-Termin festgelegt und kommuniziert werden. Während der Migra­tion der neuen Lösung ist darauf zu achten, dass das Projekt­team- und bei Bedarf auch die Endan­wender – den Anbieter jeder­zeit unter­stützen können.

Anpassungen – Optimierung ist ein Prozess

Mit dem Produktivstart ist es in der Regel noch nicht getan! Nach den ersten Praxis­er­fah­rungen im Echtbe­trieb werden meist weitere Optimie­rungs­mög­lich­keiten sichtbar und umgesetzt. Die Betreuung durch den Software­partner gestattet eine fortlau­fende Verein­fa­chung und Weiter­ent­wick­lung des Systems.

Holen Sie sich dazu das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein: Was fehlt? Was kann noch verbessert werden?

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Was gehört eigentlich alles in ein Warenwirtschaftssystem? Die Stammdaten der SelectLine Warenwirtschaft im Video: