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Warenwirtschaft erfolgreich im Unternehmen einführen – neun kompakte Tipps

Als Spezialist für kaufmännische Software und ERP-Systeme kennen wir die Tücken bei der Einführung einer neuen Unternehmenssoftware. Wie Sie die Implementierung Ihrer neuen Warenwirtschaft erfolgreich gestalten, zeigen wir Ihnen mit den folgenden neun Tipps.

Projektstart – Gut vorbereitet ist halb gewonnen!

Entscheidungsträger in kleinen und mittleren Unternehmen stehen oft einem großen Angebot an Warenwirtschafts- und ERP-Systemen gegenüber. Um Personalressourcen und das Budget zu schonen, sind eine gute Planung und das systematische Vorgehen umso wichtiger.

Gute Planung ist alles bei ERP-Projekten

Vorauswahl – Was brauchen wir?

Machen Sie sich Gedanken über die Ziele: Was wollen Sie mit dem neuen Warenwirtschaftssystem erreichen? Zum Beispiel:

  • Schnellere Auftragsbearbeitung
  • Generelle Optimierung der Unternehmensprozesse
  • Bessere Übersicht
  • Mehr Transparenz etc.

Überlegen Sie sich zudem welche Elemente und Funktionen Ihre neue Warenwirtschaft abbilden muss:

Elemente und Funktionen eines Warenwirtsschaftssystem

 

Anbieter-Evaluation – Wer kommt in Frage?

Haben Sie die erste Frage zufriedenstellend beantwortet, können Sie sich bereits konkreter mit potenziellen Anbietern beschäftigen und zunächst die Frage beantworten: Ob eine Individual, – Branchen- oder kaufmännische Standardsoftware in Frage kommt. Zudem können Sie nun Ihr Lastenheft (Anforderungskatalog) erstellen.

Zuständigkeiten – Wer sitzt alles im Boot?

Legen Sie die Zuständigkeiten sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens fest:

  • Wer ist der zuständige und verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen während des Projekts?
  • Wer sind die verantwortlichen Ansprechpartner in den einzelnen Abteilungen?
  • Wer erstellt die Konzepte?
  • Wer ist Ihr verantwortlicher Ansprechpartner beim Softwareanbieter bzw. beim Systemhaus?
  • Welche Deadlines gelten?

Implementierung – Umgebung und Abläufe festlegen

Die folgenden Fragen sollten Sie in dieser Phase in Ihrem Unternehmen beantwortet werden können:

  • Wer ist zuständig für den Export aus dem Alt-System und Import in das neue System?
  • Bis wann müssen die Daten importiert sein?
  • Welche Aufgaben übernimmt unser Systempartner?
  • Welche Abläufe im Unternehmen müssen ggf. wie verändert werden?

Schulungen – Sicherer werden für einen produktiven Alltag

Ohne Fleiß kein Preis – Alle zukünf­tigen Anwender müssen umfäng­lich geschult und einge­ar­beitet werden. Zunächst sollten Administratoren bzw. Abtei­lungs­leiter alles über die Konfi­gu­ra­tion, Rechte­ver­gabe und Bedie­nung lernen.

In den anschlie­ßenden Anwen­der­schu­lungen erlernen die Mitar­beiter den sicheren Umgang mit der Software im opera­tiven Tages­ge­schäft und üben inter­aktiv die neuen Abläufe.

Testen – Probieren geht über Studieren

Damit das Projekt ein voller Erfolg wird, sollten die neuen Funktionen, Prozesse, Schnitt­stellen und übernom­menen Daten umfas­send getestet werden. Fehlende Funktio­na­li­täten können dabei gemeinsam mit dem System­partner ergänzt und erneut getestet werden.

Produktivstart – Los geht´s!

Nach einem erfolgreichen Systemtest kann der finale Produktivstart-Termin festgelegt und kommuniziert werden. Während der Migra­tion der neuen Lösung ist darauf zu achten, dass das Projekt­team- und bei Bedarf auch die Endan­wender – den Anbieter jeder­zeit unter­stützen können.

Anpassungen – Optimierung ist ein Prozess

Mit dem Produktivstart ist es in der Regel noch nicht getan! Nach den ersten Praxis­er­fah­rungen im Echtbe­trieb werden meist weitere Optimie­rungs­mög­lich­keiten sichtbar und umgesetzt. Die Betreuung durch den Software­partner gestattet eine fortlau­fende Verein­fa­chung und Weiter­ent­wick­lung des Systems.

Holen Sie sich dazu das Feedback Ihrer Mitarbeiter ein: Was fehlt? Was kann noch verbessert werden?

 

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Was gehört eigentlich alles in ein Warenwirtschaftssystem? Die Stammdaten der SelectLine Warenwirtschaft im Video:

Johanna Aigner

Johanna Aigner

Online Marketing Managerin at SelectLine Software GmbH
Johanna ist ein echter Profi wenn es um Marketing und E-Business geht. Nachdem sie 2018 ihren Bachelor of Science in Betriebswirtschaftslehre abgeschlossen hatte, verdiente sie sich als Marketing-Freelancerin für lokale und internationale Unternehmen ihre Sporen. Seit 2020 ist Johanna Online Marketing Managerin bei der SelectLine Software GmbH. Johanna ist nicht nur ein Kommunikationstalent, sie ist auch handwerklich sehr begabt. In ihrer Freizeit lebt sie ihre kreative Ader mit allen möglichen DIY-Projekten aus. Johanna liebt scharfes Essen und Motorradfahren.



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