Elektronische Rechnung – wie auch Ihr Unternehmen profitiert

Bis vor einigen Jahren galten für Unternehmen noch komplizierte Vorschriften zur Nutzung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnung). Seit Juli 2011 wurden jedoch viele vorteilhafte Neuregelungen eingeführt.

Trotzdem ist die Resonanz in Deutschland noch immer eher verhalten. Die Anwendung der E-Rechnung in Unternehmen liegt immer noch unter 30 % und das, obwohl laut EU-Kommission bis zu 80% der entstehenden Kosten durch diese Methode eingespart werden könnten.

In diesem Artikel möchten wir Sie mit der elektronischen Rechnung vertraut machen und Hilfestellungen geben, was bei der Einführung in Ihrem Unternehmen zu beachten ist.

Vorteile der elektronischen Rechnung

1. Vielfältigkeit der Versandmethoden: Die E-Rechnung kann sowohl direkt in eine E-Mail eingefügt, als Anhang angefügt, oder als E-Post oder Web-Download verwendet werden.
2. Kostensenkung: Für die elektronische Rechnung entstehen keine Papier-, Druck-, oder Versandkosten.
3. Zeitersparnis: Diese erfolgt in zweierlei Hinsicht: Keine Vor-/ Nachbereitung von Post nötig, z. B. Briefe frankieren, zur Post bringen, etc. Außerdem schnellere Zustellung der Rechnung an Empfänger. Dadurch geht für gewöhnlich das Geld schneller ein, was zu einer höheren Liquidität im Unternehmen führt.
4. Verbuchung: Es besteht kein Unterschied in der Verbuchung von E-Rechnungen und Papierrechnungen.
5. Vereinfachung von firmeninternen Abläufen: Da die elektronische Rechnung zentral auf dem Server abgelegt ist, kann jeder Mitarbeiter, zu jedem Zeitpunkt darauf zugreifen.
6. Platzersparnis: Die E-Rechnung benötigt keinen Lagerplatz für die Archivierung im Firmengebäude.
7. Umwandlung: Alte Papierrechnungen dürfen eingescannt und elektronisch archiviert werden. Diese ersetzen dann die Papierrechnungen.
8. Anbindung: Wer vorher schon die E-Rechnung verwendet hat, darf weiterhin das EDI-Verfahren nutzen oder eine elektronische Signatur anfügen. Beide Möglichkeiten können in der Kaufmännischen Software von SelectLine verwendet werden und machen die Zahlung per E-Rechnung für Ihr Unternehmen somit noch sicherer.

Rechtliche Hinweise zur Verwendung der E-Rechnung

Grundsätzlich müssen bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes § 14 (4) beachtet werden. Dabei gibt es drei Grundsätze zu beachten:

• Authentizität: Es muss überprüft werden, ob die Identität des Rechnungsausstellers korrekt ist.
• Integrität: Der Inhalt der elektronischen Rechnung muss korrekt und unverändert sein.
• Lesbarkeit: Die E-Rechnung muss mit gängigen elektronischen Mitteln lesbar sein (empfohlenes Format: PDF).

Wenn die E-Rechnung in einem Betrieb eingeführt wird, muss die Zustimmung der Empfänger eingeholt werden. Dies kann über direktem Weg, also per Nachfrage, oder stillschweigend, durch Billigen der Rechnung, geschehen.

Wie auch bei der Papierrechnung müssen die Daten der E-Rechnung archiviert werden. Es wird empfohlen die eingegangenen E-Mails als Beleg abzuspeichern. Dazu ist es hilfreich separate Verzeichnisse mit dem Bearbeitungsstatus innerhalb des E-Mail-Postfachs anzulegen. Es gilt ebenfalls die Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren.

Achtung: Es ist besonders wichtig darauf zu achten, dass die Rechnungen in dem Format abgespeichert werden, in dem sie versandt wurden. Elektronisch versandte E-Mails in Papierform zu archivieren ist nicht zulässig.

Tipps zur Bearbeitung der elektronischen Rechnung

Die Bearbeitung der Rechnung sollte zeitnah erfolgen. Das gelingt am besten, wenn ein E-Mail-Postfach speziell für Rechnungen angelegt wird. Dort können Ordner mit dem jeweiligen Bearbeitungsstand

• Rechnungseingang,
• geprüfte Rechnungen,
• gezahlte Rechnungen

angelegt werden.

Nach dem Rechnungseingang erfolgt die Prüfung der Eingangsrechnung. Einerseits muss inhaltlich darauf geachtet werden, ob überhaupt eine Zahlungspflicht besteht und ob der Absender und die berechneten Leistungen korrekt sind.

Andererseits muss die Rechnung den obig beschriebenen formellen Anforderungen entsprechen. Es ist empfehlenswert fehlerhafte Rechnungen mit dem entsprechenden Einwand sofort an den Absender zurückzuschicken.

Alle geprüften Rechnungen werden ebenfalls möglichst zeitnah an die Buchhaltung oder ggf. an den Steuerberater weitergeleitet. Wenn die Überweisung getätigt wird, muss unbedingt das Datum und die Rechnungsnummer mit angegeben werden, damit später immer ein Bezug zwischen Rechnung und Überweisung hergestellt werden kann.

Für Ausgangsrechnungen wird nach dem gleichen Prinzip verfahren.

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat unter dem Namen ZUGFeRD ein einheitliches Rechnungsdatenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch entwickelt, welches die E-Rechnung in Deutschland vereinheitlichen und noch stärker vereinfachen soll.

Auch wenn sich die E-Rechnung bis jetzt noch nicht 100%ig durchgesetzt hat, ist zu erwarten, dass die Nutzung in den kommenden Jahren steigen wird. Die vielen Vorteile und das unkomplizierte Handling macht diese Art der Rechnung für nahezu jede Art von Betrieb attraktiv.

Mit dem Warenwirtschaftssystem von SelectLine erstellen, bearbeiten und verwalten Sie Ihre Rechnungen einfach und übersichtlich.

Was generell in eine Rechnung gehört und welche einzelnen Bestandteile unbedingt enthalten sein müssen, erfahren Sie im Artikel Rechnung schreiben – was dabei zu beachten ist.

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