Von der Ablage zum digitalen Archiv: 6 Schritte zur Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement

Die klassische Akte als zentraler Aufbewahrungs­ort für Dokumente hat eine lange Tradition in der Geschäfts­welt. Trotz der digitalen Transformation halten viele Unternehmen und Organisationen noch immer an dieser bewährten Methode fest. Doch die rasanten technologischen Entwicklungen bieten heute zahl­reiche Alternativen, die deutlich effizienter und kosten­günstiger sind.

Ein digitales Dokumenten­managementsystem (DMS) ist ein solches Werk­zeug, das die Verwaltung und Organisation von elektronischen und digitalisierten Dokumenten revolutioniert. Unternehmen, die auf ein DMS umsteigen, profitieren von erheblichen Erleichterungen im Arbeits­alltag. Routine­aufgaben werden automatisiert, Dokumente können schneller gefunden und bearbeitet werden und der Verwaltungs­aufwand wird drastisch reduziert.

Doch bevor Sie den Schritt zu einem DMS wagen, ist es wichtig, klare Ziele zu definieren und die eigenen spezifischen Anforderungen zu kennen. Nur so können Sie sicher­stellen, dass das gewählte System optimal zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Wir haben für Sie eine Check­liste mit sechs Schritten für die Umstellung auf ein DMS erstellt.

Warum sollten Sie ein DMS einführen?

Ein digitales Dokumenten­management­system bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz und Sicher­heit Ihrer Dokumenten­verwaltung erheblich steigern. Hier sind die wesentlichen Gründe, warum Sie ein DMS in Ihrem Unternehmen einführen sollten:

Prozess- und Workflow­optimierung

Ein DMS optimiert die Arbeits­abläufe in Ihrem Unternehmen deutlich. Statt sich durch unübersichtliche Akten­berge und komplizierte Such­vorgänge zu kämpfen, ermöglicht ein DMS die schnelle und einfache Auffind­barkeit von Dokumenten. Dies führt zu einer erheblichen Zeit­ersparnis und einer verbesserten Produktivität.

Erhöhte Daten­sicherheit und Datenschutz

Die Sicherheit Ihrer Daten hat oberste Priorität. Ein DMS bietet umfassende Sicherheits­maßnahmen, um Ihre Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Daten­verlust zu schützen. Durch die revisions­sichere Archivierung wird sicher­gestellt, dass alle steuer­rechtlich relevanten Dokumente ordnungs­gemäß und gesetzes­konform aufbewahrt werden.

Papierloses Büro und Kosten­senkung

Durch die Digitalisierung eingehender Dokumente und den Einsatz digitaler Kommunikation können Unternehmen den Papier­verbrauch erheblich reduzieren. Dies spart nicht nur Kosten für Druck­material, sondern reduziert auch den Platz­bedarf für physische Akten. Langfristig profitieren Unternehmen von geringeren Lager- und Verwaltungs­kosten.

Zentrale digitale Ablage und Versionierung

Ein DMS dient als zentrale Ablage für alle Dateien und Dokumente Ihres Unternehmens. Dies erleichtert die Zusammen­arbeit im Team, da mehrere Personen gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können und in Echt­zeit sehen, welche Änderungen vorgenommen werden. Die Versionierung von Dokumenten stellt sicher, dass Änderungen nachvoll­ziehbar bleiben und frühere Versionen jederzeit wieder­hergestellt werden können.

Effiziente Archivierung nach BSI-Richtlinien

Das Bundes­amt für Sicherheit in der Informations­technik (BSI) definiert klare Anforderungen an die Archivierung von Dokumenten. Ein DMS unterstützt die systematische und kontrollierte Archivierung, indem es einen strukturierten Archivierungs­prozess etabliert. Dies gewährleistet die sichere und dauerhafte Aufbewahrung von Dokumenten im unveränderten Zustand.

Ein DMS ist somit weit mehr als nur eine digitale Ablage. Es ermöglicht eine effizientere, sicherere und kosten­günstigere Verwaltung von Dokumenten und Daten. Durch die Umstellung auf ein DMS schaffen Sie die Grund­lage für ein modernes und zukunfts­sicheres Arbeits­umfeld, das den steigenden Anforderungen der digitalen Welt gerecht wird.

6 Schritte zur Umstellung auf ein DMS

Ist-Zustand analysieren

Bevor Sie ein digitales Dokumenten­management­system einführen, sollten Sie zunächst den aktuellen Zustand Ihres Unternehmens gründlich analysieren. Untersuchen Sie dabei, welche dokumenten­basierten Prozesse langsam, fehler­anfällig oder ineffizient sind. Stellen Sie die richtigen Fragen und ermitteln Sie relevante Kenn­zahlen, um ein klares Bild von der derzeitigen Prozess­qualität zu erhalten. Nutzen Sie Kenn­zahlen wie den Zeit­aufwand für das Erfassen, Einsortieren und Durch­suchen von Dokumenten, die Anzahl der täglichen Such­vorgänge, die Menge der erzeugten Kopien und die Größe des Archivs. Diese Daten geben Ihnen einen Über­blick über den aktuellen Stand und das Optimierungs­potenzial hinsichtlich der Digitalisierung. Anhand dieser Ausgangs­situation können Sie konkrete Ziel­werte definieren, idealerweise in Zusammen­arbeit mit dem Software­hersteller.

Ziele festlegen

Die Definition der richtigen Ziele ist entscheidend, um den Erfolg der DMS-Einführung später messen und beurteilen zu können. Beginnen Sie mit allgemeinen Ziel­setzungen und konkretisieren Sie diese anhand der ermittelten Kenn­zahlen. Je präziser die Ziele formuliert sind, desto einfacher ist es, die passende Software zu finden. Überlegen Sie, was Sie mit dem System erreichen möchten und welche Anforderungen Sie haben. Welche Dokumente und Prozesse sollen digital abgebildet werden? Wie viele Nutzer soll das DMS haben? Welche Funktionen sind für Sie wichtig, beispiels­weise Archivierung, Workflow-Management oder Daten­sicherheit? Klären Sie auch, wie die digitale Akte strukturiert sein soll und wer Zugriff auf welche Dokumente haben darf.

Konzept­entwicklung

Ein ganz­heitliches Konzept ist essenziell, um die Einführung des DMS so reibungs­los wie möglich zu gestalten. Entwickeln Sie ein Enterprise Content Management (ECM) Konzept, das verschiedene Software­lösungen, Arbeits­weisen und Informationen zur Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Unternehmens­daten integriert. Beachten Sie, dass ein DMS nur ein Teil des umfassenden ERP-Systems ist. Wichtige Aspekte sind die optimierte Verarbeitung von Rechnungen und die Posteingangs­verarbeitung, die den Weg eingehender Dokumente im Unternehmen beschleunigt und automatisiert. Digitale Akten bieten einen schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente, unabhängig von Ort und Zeit. Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Betriebs­modells (Cloud, On-Premise oder Hybrid) Anforderungen an Skalier­barkeit und Ausfall­sicherheit und stellen Sie sicher das ausreichend IT-Ressourcen für Umsetzung, Verwaltung und Wartung vorhanden sind.

Auswahl und Entscheidung

Die Auswahl des richtigen DMS erfordert eine sorgfältige Prüfung der grund­legenden Funktionen und der Flexibilität des Systems. Es sollte sich nahtlos in Ihre individuellen Arbeits­abläufe integrieren lassen und anpassungs­fähig sein, um spezifische Prozesse in jeder Abteilung zu unterstützen. Software­hersteller bieten häufig eine kosten­freie Präsentation ihrer Lösungen an. Laden Sie zu solch einer Vorstellung am besten gleich die zukünftigen Anwender, budget­verantwortliche Kollegen und die IT-Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen ein. Gemeinsam achten Sie darauf, dass die Lösung den gewünschten Funktions­umfang bietet und einen umfassenden Service einschließlich Betreuung und Schulung umfasst. Stellen Sie sicher, dass das Angebot verbindliche Preise für Software, Hardware und Dienst­leistungen enthält und alle rechtlichen Vorgaben, wie die handels- und steuer­rechtlichen Archivierungs­vorschriften, erfüllt.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines DMS:

• Rechts- und Compliance-Konformität: Sicher­stellen, dass das DMS den nationalen und inter­nationalen Rechts­vorschriften entspricht, z.B. DSGVO und GoBD.
• Format­vielfalt: Das DMS sollte eine Vielzahl von Dokumenten- und Datei­formaten verarbeiten können.
• Rollen- und Rechte­konzept: Ein granulares Rechte­konzept ermöglicht die genaue Steuerung, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.
• Betriebs­modelle: Flexibilität in der Bereit­stellung und Anpassung an die IT-Strategie des Unternehmens.
• Benutzer­freundlichkeit: Einfache Bedien­barkeit und ausgereifte Such­funktionen sind essenziell.
• Markt­erfahrung des Anbieters: Setzen Sie auf Anbieter, die sich bereits langfristig am Markt bewährt haben.
• Integration in Dritt­systeme: Prüfen Sie die Anbindungs­optionen an ERP-, CRM- und Buchhaltungs­software.
• Option zur Digitalisierung: Achten Sie auf die Möglichkeit, papier­basierte Dokumente nahtlos zu digitalisieren und zu archivieren.

Projekt­realisierung

Nachdem Sie eine Entscheidung getroffen haben, sollten Sie die Software ausgiebig ausprobieren. In einer Test­phase sollten Mitarbeiter geschult und vorbereitet werden, um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen. Eine Pilot­umgebung mit vorgefertigten Templates und Demonstrations­szenarien kann helfen, die Funktionalitäten des DMS zu testen. Der Roll-out des Systems erfolgt schrittweise und integriert das DMS in die bestehende IT-Landschaft, idealerweise parallel zum Tages­geschäft. Regelmäßige Feedback-Schleifen ermöglichen es, Verbesserungs­potenziale zu identifizieren und das System kontinuierlich zu optimieren. Nach dem Scannen wird auch das Papier­archiv gut sortiert und verschlag­wortet in der digitalen Dokumenten­verwaltung des DMS erfasst. Schon bald werden sich erste positive Auswirkungen bemerkbar machen.

Übergang in den Regel­betrieb

Der Übergang in den Regel­betrieb erfordert Geduld und eine kontinuierliche Weiter­entwicklung des Systems. Haben Sie ein offenes Ohr für die Anliegen Ihrer Mitarbeiter und definieren Sie unternehmens­interne Ansprech­partner für das DMS. Entwickeln Sie Routinen und lernen Sie das System besser kennen, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Dank der schnellen Auf­findbarkeit von Dokumenten durch Volltext­suche wird das tägliche Arbeiten deutlich erleichtert. Kein Papier­chaos und keine komplexen Datei­strukturen mehr – stattdessen profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von einer strukturierten und effizienten Dokumenten­verwaltung.

Fazit

Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement­systems ist eine entscheidende Maßnahme, um die Potenziale der Digitalisierung vollständig auszu­schöpfen. Eine systematische Vorgehens­weise mit Hilfe einer detaillierten Check­liste erleichtert den Umstellungs­prozess erheblich. Die sorgfältige Auswahl eines passenden Anbieters und die Berück­sichtigung relevanter Kriterien sind ausschlag­gebend für den Projekt­erfolg.

Wichtig dabei ist, dass die technischen Voraus­setzungen erfüllt sind und die Mitarbeiter früh­zeitig in das Projekt eingebunden werden. Kontinuierliche Betreuung, Beratung und Schulung der Beleg­schaft sind ebenso entscheidend, damit die Einführung des DMS erfolgreich verläuft. Wenn Technik und Mitarbeiter harmonisch zusammen­arbeiten, wird das DMS-Projekt zu einem vollen Erfolg.

Die erfolgreiche digitale Transformation erfordert auch den Abschied von alt­bewährten manuellen Prozessen und der Papier­flut. Lang­fristig führt kein Weg an einer digitalen Dokumenten­verwaltung vorbei. Unternehmen, die diesen Wandel aktiv voll­ziehen, sichern sich erhebliche Wettbewerbs­vorteile und gestalten ihre Prozesse effizienter und zukunfts­sicher.

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