Wachstumsbranche E-Commerce: mit effizienten Prozessen und ERP-System zum Erfolg

Der Handel verlagert sich zunehmend in die digitale Welt. Seit Jahren boomt die E-Commerce-Branche. Dabei sind geringe Einstiegs­barrieren Fluch und Segen zugleich. Mit der Konkurrenz Schritt zu halten und dem Kunden ein einmaliges Einkaufs­erlebnis zu bieten, ist gar nicht so leicht. Damit ein Unternehmen auf Dauer erfolgreich ist, braucht es effiziente Prozesse. Ein ERP-System kann dabei helfen, alle Geschäfts­prozesse verschiedener Abteilungen und Funktionen durch die zentralisierte Anwendung zu verwalten. Es ermöglicht Transparenz und einheitliches Handeln innerhalb eines E-Commerce-Unternehmens. In diesem Blog­beitrag klären wir, was ein ERP-System ist, wie es Unternehmen unterstützen kann und welche Vor- und Nachteile es mit sich bringt.

Was ist eine ERP-Software?

Effizienz und Transparenz sind im E-Commerce der Schlüssel zum Erfolg. Eine funktions­übergreifende ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning-System) ermöglicht genau das. ERP beschreibt die unternehmerische Aufgabe, alle vorhandenen Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Eine ERP-Software ermöglicht Unternehmen, alle Prozesse zentral zu planen, steuern und zu überwachen. Dazu werden sämtliche Prozesse digital abgebildet und auf eine zentrale Daten­bank zusammengeführt. Auf diese Art und Weise können Prozesse deutlich verschlankt und abteilungs­übergreifend aufgesetzt werden.

Ein ERP-System sollte bestimmte Eigen­schaften besitzen, um ein E-Commerce Unternehmen optimal unterstützen zu können. Die oberste Priorität eines Webshops besteht darin, dass die Ware schnellst­möglich beim Kunden eintrifft. Am liebsten ist es dem Kunden, wenn er in Echt­zeit die Informationen zum jeweiligen Status sieht. Dafür ist es praktisch, wenn der Online­handel auf die Daten der Waren­wirtschaft zurückgreifen kann. Das System hat Zugriff auf die Lager­bestände und kann eine Bestellung sofort in die Kommissionierung weiterleiten. Zusätzlich kann sofort eine Rechnung erstellt und der Verkauf gebucht werden.

Eine weitere hilfreiche Funktion für das E-Commerce-Business ist ein Customer-Relationship-Management. Das Ziel eines jeden Dienst­leisters sollte ein hervorragender Kunden­service sein, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Ein CRM-System kann dabei helfen. Darin werden sämtliche Daten des Kunden gespeichert, so auch seine bisherigen Käufe. Durch die direkte Verbindung können Mitarbeiter einsehen, wenn der Kunde eine Bestellung aufgegeben hat, ihn sofort bestmöglich beraten und gegebenenfalls ein Folge­angebot unterbreiten.

Auch ein Dokumenten-Management-System, kurz DMS, kann direkt in ein ERP-System integriert werden. Dieses System zentralisiert sämtliche Unternehmens­daten. So werden zum Beispiel erstellte Rechnungen automatisch den entsprechenden Ablage­ordnern zugewiesen und dort gespeichert.

Lohnt sich ein ERP-System im E-Commerce?

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten. ERP kann besonders im Bereich des Online­handels viele Prozesse vereinfachen. Wer online verkaufen will, nutzt meistens einen eigenen Web­shop. Bestell­eingänge, Lager­bestände und Rechnungen werden zu Beginn meist manuell in Excel-Tabellen festgehalten. Doch was ist, wenn der Shop erfolgreicher wird? Wir stellen uns einmal vor, wir sind Besitzer eines Online­shops. Die aktuellen Zahlen werden von uns regelmäßig übermittelt und in einer Tabelle eingetragen. An einem Tag werden besonders viele Bestellungen in Auftrag gegeben. Wir kommen kaum hinterher, weil jede Bestellung einzeln mit dem Bestand abgeglichen werden muss. Das kostet Zeit. Ein Produkt kann schnell „out of stock“ sein und von Kunden dennoch bestellt werden. So kommt es zu langen Warte­zeiten und Kunden­unzufriedenheit. Wie in diesem Beispiel aufgezeigt wurde, kann ein enormer Zuwachs an Bestell­eingängen und Kunden eine echte Heraus­forderung werden. Die verschiedenen manuellen Systeme und Listen reichen nicht mehr aus. Die Folge sind zeit­versetzte Daten­pflege, keine Transparenz und fehlender Überblick über das Unternehmen. Fehler schleichen sich ein und auf Unregel­mäßigkeiten und Markt­veränderungen wird viel zu spät reagiert.

Mit einem ERP-System kann das alles ganz anders laufen. Ein ERP-System nimmt alle notwendigen Daten des Kunden auf und speichert sie in einer großen Daten­bank. Zeitgleich wird automatisch geprüft, ob der Artikel vorrätig ist. Nach der Bestätigung wird das Produkt ohne Zeit­verlust und menschlichen Arbeits­aufwand virtuell zur Seite gelegt und die Information an den Verantwortlichen für den Versand weitergeleitet. Zusätzlich werden noch Pack­zettel und Versand­etiketten gedruckt. Alles in Echt­zeit und ohne manuellen Aufwand. Gleichzeitig wird der Bestand im System reduziert und die Produktion informiert, dass weitere Ware produziert werden sollte. Besonders wenn man Omni- oder Multi­channel Händler ist und damit über verschiedene Kanäle Produkte verkauft, erhöht sich die Komplexität für diese Prozesse exponentiell, wodurch ein ERP-System oft unerlässlich wird.

Ob man schließlich ein ERP-System für seinen E-Commerce nutzen sollte, ist von vielen Faktoren abhängig. Etwa von der Komplexität der Integrations­aufgabe oder dem finanziellen Umfang des Projektes.

Wann ist der Einsatz von E-Commerce ERP-Systemen sinnvoll?

Das Sortiment und die Gestaltung des Frontends allein machen noch keinen nachhaltig erfolgreichen Online­shop. Der Bereich, den der Kunde nicht sieht, ist mindestens genauso wichtig. Fehlt ein leistungs­fähiges Backend, kostet das Zeit und Geld. Die Devise ist also so früh wie möglich mit einem ERP-System zu starten. Wenn man direkt beim Unternehmens­start auf ein ERP-System setzt, kann man seinen Shop von Anfang an skalier­fähig aufbauen und sich nachträgliche Umbau­maßnahmen ersparen. ERP hat Einfluss auf die Daten und auf die Zeit, die Sie mit Daten­importen und -exporten, manuellen Routine­tätigkeiten und der Fehler­suche verschwenden. Im Zusammen­spiel dieser Prozesse entscheidet sich unter anderem, wie schnell und pünktlich die Kunden die bestellte Ware erhalten, wie gezielt Marketing­aktionen geplant werden können und wie gut die Vernetzung verschiedener Verkaufs­kanäle funktioniert. In der Entwicklung eines Webshops ohne ERP-System kommt es zu einigen Meilen­steinen, die neue Heraus­forderungen mit sich bringen.

Einer dieser Meilen­steine ist die Zunahme der Bestell­transaktionen und Vertriebs­kanäle. ERP-Systeme sind auf die sichere und schnelle Verarbeitung großer Auftrags­eingänge optimiert. Automatisierte Abläufe bei den Kunden-Bestellungen ermöglichen eine effizientere Abwicklung, wodurch die Ware schneller beim Kunden ankommt. Bestellungen werden automatisch importiert, mit dem Bestand abgeglichen und synchronisiert. So können Sie nicht nur Ihren Webshop, sondern auch die Einzelhandels­geschäfte und Online-Marktplätze anbinden. Automatisierte Daten­importe und Verwaltungen sparen viel Zeit und verschaffen einen Überblick zu allen Trans­aktionen in Echt­zeit.

Mit steigender Bekanntheit des Web­shops werden mehr Aufträge platziert und der Bedarf, das Sortiment zu vergrößern, wächst. Durch den Einsatz eines ERP-Systems kann das Produkt­management vereinfacht werden. Preis­anpassungen zum Beispiel lassen sich mittels ERP unkompliziert automatisieren. Alle Stamm­daten werden in einem System gepflegt und für alle Vertriebs­kanäle hinweg synchronisiert.

Manuelle Lager­prozesse führen oft zu Fehlern. Diese summieren sich, wenn der Shop wächst und das Lager­aufkommen zunimmt. Fehl­bestände und Versand­fehler können den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens gefährden. Ein ERP-System sorgt für den Echtzeit-Überblick im Lager und koordiniert Warenein- und Ausgänge. Welche Artikel sind verfügbar und welche sind ausverkauft? Mit ERP haben Sie immer die Antwort parat. Zusätzlich kann die Arbeit im Lager mit barcode­basiertem Kommissionieren oder das gezielte Bearbeiten von eiligen Kunden­aufträgen automatisiert werden. Automatisierte Prozesse führen zu schnelleren Versand­zeiten und reduzierten Versand­fehlern. Ihre Kunden werden es Ihnen danken.

Wenn das manuelle Verwaltungs­chaos überhandnimmt, ist es schwierig, einen Echtzeit-Überblick über sein Unternehmen zu erlangen. Eine ERP-Software verfügt über visuelle Dash­boards und integriertes Berichtswesen und bietet so ein hohes Maß an Transparenz über Handels­prozesse. Die Analyse­möglichkeiten auf Produkt-, Auftrags- oder Kunden­ebene steigern das Geschäft. Zusammen mit dem ERP können Sie Risiken verstehen, Chancen erkennen und fundierte Entscheidungen für die Zukunft treffen.

Weiterhin werden durch den Einsatz eines ERP-Systems verschiedene einzelne Insel­lösungen abgelöst. Voneinander unabhängige Lösungen bringen verschiedene Nachteile mit sich. Besonders wenn der Shop auf unterschiedlichen Kanälen vertreten ist. Eine ERP-Lösung kann verschiedene Shop­systeme und Online­marktplätze parallel verwalten. Das erleichtert auch die Arbeit für die Mitarbeiter. Die ERP-Lösung wird zum Dreh- und Angel­punkt des Unternehmens. Das ERP-System denkt also für Sie mit, synchronisiert alle Vertriebs­kanäle, automatisiert die Versand­abwicklung und vernetzt alle Business­bereiche. Neben dem allumfassenden Überblick hat man auch mehr Zeit für das Business­wachstum, smarte Ideen und neue Geschäfts­felder.

Vor- und Nachteile eines ERP-Systems im E-Commerce

Ein ERP-System kann als Herz­stück eines E-Commerce-Business betrachtet werden. Es verbessert auf lange Sicht die Geschäfts­performance, sorgt für mehr Transparenz und ein schnelleres Wachstum. Ebenso kann die Entscheidung für ein ERP-System aber auch Risiken mit sich bringen. Wir haben alle Vor- und Nachteile des Einsatzes einer ERP-Software im E-Commerce für Sie aufbereitet.

Wie lässt sich ein ERP-System in einem Webshop integrieren?

Es existieren verschiedene ERP-Systeme, Cloud-Lösungen und On-Premise-Lösungen. Entscheidet man sich für eine Software, ist es wichtig, dass individuelle Anpassungen und Services möglich sind und ein hoher Sicherheits­standard gegeben ist. Im Entscheidungs­prozess ist eine Soll-Ist-Analyse ratsam. Welche Optimierungen sind wichtig? Wie soll sich Ihr Unternehmen zukünftig entwickeln? Welche Ressourcen müssen für die Integration bereitgestellt werden? Wichtig ist es, sich bewusst zu machen, welche Anforderungen das System abdecken soll. Hierfür eignet sich die Anfertigung eines Lasten­heftes. Nur durch die genaue Betrachtung der Ist- und Soll-Situationen im Unternehmen können Probleme erkannt und Ziele für die ERP-Einführung definiert werden. Die künftige Arbeit zwischen ERP und Online­shop erfolgt in jedem Fall nahtlos. Das ERP zieht sich vom Webshop die Aufträge, Kunden­daten und alle weiteren Details zur Bestellung. Der Shop hingegen zieht sich die Artikelinfos, Preise oder Tracking­informationen.

Fazit

Wer im E-Commerce durch­starten will, sollte seinen Shop an eine ERP-Lösung anbinden. Im Online­handel hat man alle Hände voll zu tun, Bestellungen gehen ein, Sie bereiten Artikel für den Versand vor und Retouren kommen zurück. ERP-Systeme können Abhilfe schaffen. Sie sind Zeit­sparer, Kosten­schoner und Aufwands­minimierer. Sie erleichtern zahlreiche Arbeits­schritte, die ansonsten manuell umgesetzt werden müssten und ermöglichen Unternehmen, diese hochvernetzt zu betrachten. Die Automatisierung aller Geschäfts­abläufe im E-Commerce ist die Grundlage dafür, Prozesse mit einem sparsamen Einsatz von Ressourcen schneller abzuwickeln, die Kunden­zufriedenheit zu steigern und sich gegen den Wett­bewerb durchzusetzen.

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