Warum ein Archivsystem für den E-Rechnungsempfang unverzichtbar ist

In der heutigen digitalisierten Geschäfts­welt sind der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen zu einer zentralen Anforderung geworden. Doch was viele Unternehmen nicht wissen: Eine E-Rechnung kann nicht einfach ausgedruckt und in einem Ordner abgeheftet werden. Der Grund dafür liegt in den gesetzlichen Vorschriften zur elektronischen Archivierung und der Notwendigkeit, die Unveränder­barkeit und Originalität der digitalen Dokumente zu gewähr­leisten. Was also tun, um den gesetzlichen Anforderungen ausreichend Rechnung zu tragen? Worauf muss ich hinsichtlich einer Archivierung achten und wie genau sieht eigentlich ein effizientes Archiv­system aus? Wir befassen uns in diesem Blog­beitrag intensiv mit diesen Fragen und haben auch die passende Lösung für Sie im Angebot.

Die Herausforderung bei der Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen bestehen aus einem maschinen­lesbaren XML, das entweder eigen­ständig (X-Rechnung) oder eingebettet in ein PDF (ZUGFeRD) zur Verfügung gestellt werden kann und bestimmte Daten­strukturen enthält, um maschinell lesbar zu sein. Ein Ausdruck dieser Dokumente würde wichtige Informationen und Verifizierungs­merkmale entfernen, wodurch die rechtliche Gültig­keit verloren ginge. Die ordnungs­gemäße digitale Archivierung ist also nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Compliance. Die Einhaltung von gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorschriften, Regeln und Standards, ist für alle Unternehmen gleicher­maßen relevant. So wird sicher­gestellt, dass alle geschäftlichen Prozesse, insbesondere im Hinblick auf Daten­schutz, Archivierung und Finanzen, rechts­konform und ethisch korrekt ablaufen. Im Zusammen­hang mit E-Rechnungen bedeutet Compliance, dass die Archivierung und Verarbeitung dieser Dokumente den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und somit die Rechts­sicherheit des Unternehmens gewährleistet ist.

Die Bedeutung eines effizienten Archiv­systems

Ein effizientes Archiv­system bietet mehr als nur Speicher­platz für digitale Dokumente. Es ermöglicht:

• Sichere Aufbewahrung und Zugriff: Die Daten sind sicher vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt.
• Revisionssicherheit: Eine gesetzes­konforme Speicherung, die Änderungen nachvoll­ziehbar macht und Manipulationen verhindert.
• Automatisierte Arbeitsabläufe: Prozesse wie die automatische Zuordnung und Archivierung können optimiert werden, was Zeit und Ressourcen spart.

SelectLine: Ihre Lösung für den E-Rechnungs­empfang

Mit SelectLine wird der Prozess des E-Rechnungs­empfangs deutlich vereinfacht. Ihre Rechnungen werden beim Import automatisch in das SelectLine DMS (Dokumenten-Management-System) oder wahl­weise in docuvita verschoben. Dieser automatisierte Vorgang sorgt dafür, dass Ihre Dokumente nicht nur sicher archiviert, sondern auch gesetzes­konform gespeichert werden.

Fazit

Ohne ein geeignetes Archiv­system riskieren Unternehmen nicht nur Compliance-Verstöße, sondern verlieren auch die Effizienz­vorteile der Digitalisierung. Mit SelectLine profitieren Sie von einer vollautomatischen Archivierungs­lösung, die Ihre Prozesse optimiert und Ihre digitalen Dokumente sicher und gesetzes­konform verwaltet.