Was ist ein Dokumenten­management­system? Bedeutung und Vorteile

Täglich drucken deutsche Mitarbeiter 18,7 Seiten Papier am Arbeits­platz. Rechnet man das für ein mittel­ständisches Unter­nehmen mit 80 Mitarbeitern hoch, ergibt das 1.496 lose Dokumente pro Tag. Kaum vorstellbar, welche riesigen Mengen größere Unternehmen so jährlich ansammeln. Kann und muss diese Vielzahl an Papier­dokumenten heutzutage überhaupt noch effizient von Hand verwaltet werden? Es lauern zahlreiche Heraus­forderungen im Umgang mit physischen Unter­lagen, wie etwa verlorene Dokumente, eingeschränkte Verfüg­barkeiten, hohe Druck- und Papier­kosten, lange Bearbeitungs­zeiten und unübersichtliche Ordner­strukturen. Ein Dokumenten-Management-System kann hier Abhilfe schaffen und Unternehmens­prozesse digitalisieren. In diesem Blog­beitrag erläutern wir, was ein DMS ist und welche Vorteile es mit sich bringt.

Was ist ein DMS?

DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System und bezeichnet die Software zur Verwaltung elektronischer Dokumente. Diese datenbank­gestützte Verwaltung hat das Ziel, Dokumente wie Liefer­scheine, Rechnungen oder E-Mails zu archivieren und sie unternehmens­weit zugänglich zu machen. Dokumente werden mittels DMS elektronisch erfasst, in einer Daten­bank zentral abgelegt, dokumentiert und verwaltet. In Deutschland umfasst der Begriff unter anderem die revisions­sichere Archivierung nach den Grund­sätzen zur ordnungs­mäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter­lagen in elektronischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD).

Mehrwert

Das DMS unterstützt Ihr Unternehmen bei der Organisation und Koordination von Entwicklung, Über­arbeitung, Kontrolle und Verteilung von Dokumenten.

Der Begriff DMS scheint zuerst selbst­erklärend, doch welche Chancen sich für Unternehmen dahinter verbergen, erkennt man erst, wenn man genauer hinsieht.

Zeit- und Kosten­ersparnis, Daten­sicherheit, Daten­schutz – sind Begriffe, die mit dem Einsatz eines DMS assoziiert werden. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile und Funktionen detailliert beleuchtet. Lassen Sie sich inspirieren, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann.

Mehr Übersichtlichkeit und weniger Zettelwirtschaft

Das DMS hat die Haupt­funktion, digitale Dokumente zu verwalten. Als digitales Archiv unterstützt es Ihr Unternehmen dabei, Papier­dokumente wie Rechnungen und Verträge einzuscannen und so physische Archive zu ersetzen. Das mühsame und platz­raubende Einlagern von Ordnern hat ein Ende und Ihr Work­flow wird digitalisiert. Dadurch profitiert Ihr Unternehmen von niedrigen Kosten und weniger Aufwand. Druck- und Material­kosten sowie betriebliche Ausgaben für die Einlagerung werden eingespart.

Im digitalen Zeit­alter wächst jedoch auch die Anzahl an Daten, die bereits elektronisch erfasst sind. Schnell kommen so viele Text­dokumente, E-Mails, Bilder, PDFs, Rechnungen und Belege zusammen. Alle sind auf lokalen Fest­platten, Servern, ERP-Systemen oder Clouds gespeichert. Auch hier kann man schnell den Überblick verlieren und weiß nicht, in welchem Ordner ein Dokument abgelegt wurde. Das DMS schafft Abhilfe und verwaltet auch bereits digitale Dokumente.

Zugriff und Verfügbarkeit

Die Arbeits­welt wird immer mobiler und viele Jobs können mittlerweile remote erledigt werden. Manchmal ist der Arbeits­alltag unvorhersehbar und so kann es dazu kommen, dass wichtige Dokumente nicht verfügbar sind. Aus dem Homeoffice hat man keinen Zugriff auf die Papier­dokumente im Büro und umgekehrt. Daher ist es sinnvoll, mit einem DMS zu arbeiten, welches einen orts- und zeit­unabhängigen Zugriff gewährleistet. Der Zugriff auf die DMS-Software kann als Terminal-Server, App oder Web-Variante abgebildet werden, und bietet somit eine passende Lösung für fast jedes Anwendungs­szenario.

Zusammenarbeit und Workflows

Gute Zusammen­arbeit hat zwei Kern­funktionen: Kommunikation und Information. Stellen Sie sich vor, Sie springen für einen Kollegen ein und wissen nicht, wo dieser die zu bearbeitenden Dokumente abgelegt hat. Das DMS dient als zentraler Mitteilungs­stream. Innerhalb von Sekunden können Sie allen Beteiligten Dokumente zur Verfügung stellen. Ein in der Software hinterlegter Work­flow sorgt für die Weiter­leitung und Wieder­vorlage von Dokumenten. Bearbeitungs­zeiten werden verkürzt und interne sowie externe Prozesse vereinheitlicht.

Mit einem DMS kann außerdem die gemeinsame Arbeit an einem Dokument erfolgen. Durch die Erstellung einer Revision bleibt das Original­dokument unverändert. Für jede Änderung wird eine neue Version des Dokuments erstellt und die Schritte werden dokumentiert. Parallel dazu können Sie mit der aktuellsten Version des Dokuments arbeiten. Neben dieser Funktion können benutzer­spezifische Ansichten und Rechte den Dokumenten zugeordnet werden. Als Mitarbeiter sieht man nur die Dokumente, die man benötigt und bleibt konzentriert. Die Produktivität wird verbessert und Geschäfts­bereiche werden automatisiert.

Datensicherheit und Versionierung auf Knopfdruck

Die Speicherung unternehmens­kritischer Ressourcen ist relevant für die Geschäfts­kontinuität und Aufrecht­erhaltung der Kunden­beziehung. Das DMS gewährleistet die revisions­sichere Archivierung und den gesetzes­konformen Umgang mit Dokumenten. Die automatische Versionierung sorgt dafür, dass der Entstehungs­verlauf der Dokumente nachv­oll­zogen und im Nachgang auf alte Versionen zugegriffen werden kann. Wenn Sie aus Versehen ein Dokument löschen oder überschreiben, kann das DMS mit wenigen Klicks die Dokumente wiederherstellen oder auf vorherige Versionen zugreifen. Wenn einige Dokumente, wie etwa wichtige Verträge, nur für eine Unternehmens­abteilung bestimmt sind, können Sie Zugriffs­rechte für Mitarbeiter festlegen. Alle diese Funktionen tragen dazu bei, dass Dokumente unter Berücksichtigung höchster Sicherheits­standards verwaltet werden.

Einfache Suche

Eine Befragung von 1000 Büro­angestellten ergab, dass administrative Prozesse, die mit der Dokumenten­ablage zusammenhängen, im Schnitt zwei Stunden unserer Arbeits­zeit pro Tag einnehmen. Das DMS führt Dokumente aus unterschiedlichen Quellen zusammen verwaltet sie und reduziert so die Such­zeit auf ein Minimum. Damit aus dieser Fülle an Dokumenten, das gesuchte schnell und zuverlässig gefunden werden kann, besitzt ein Dokumenten-Management-System verschiedene Funktionen. Besonders praktisch ist beispiels­weise die Voll­text­suche. Zusätzlich können Dokumente mit Informationen wie Datum, Kunden- oder Rechnungs­nummer verknüpft werden. Dieser Vorgang ermöglicht es Ihnen, die Dokumente nach allen Inhalten zu filtern. Die Suche kann so entweder nach Text oder Meta­daten erfolgen.

Automatisierung von Prozessen

Unternehmens­prozesse sind auch heute noch eng mit Papier­dokumenten verwoben. Ein Beispiel dafür ist die Rechnungs­verarbeitung. Der Eingang einer Papier­rechnung wird im höchsten Maß durch das manuelle einscannen automatisiert, indem das DMS sich um die Ablage kümmert. Besonders hilfreich ist die DMS-Software, wenn sie in andere Unternehmens­prozesse eingebunden wird. Sie kann unter anderem die Verwaltung von technischen Informationen im Engineering oder die Dokumenten­verwaltung im CRM- oder ERP-System vornehmen. Effiziente Arbeits­abläufe und die Wertschöpfungs­kette von Projekten werden so gesteigert. Durch die Automatisierung und Digitalisierung von Unternehmens­prozessen können Sie wertvolle Kosten und Zeit sparen.

SelectLine DMS

Hinter dem Begriff Dokumenten­management steckt mehr als man zunächst vermutet. Wenn das DMS richtig an das Unternehmen angepasst wird, kann es lästige Aufgaben abnehmen und Sie haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge. Alle Funktionen, die wir erläutert haben, werden durch das SelectLine Dokumenten-Management-System abgedeckt.

SelectLine DMS ist eine auf das zentrale, digitale Verwalten von Dokumenten aus der SelectLine zugeschnittene Dokumenten­management­lösung. Es vereinheitlicht die Organisation und Koordination sämtlicher Schrift­stücke im Unternehmen. Papier­dokumente werden gescannt und danach im DMS verschlagwortet, indiziert und kategorisiert. DMS standardisiert den Prozess vom Erstellen, Bearbeiten, Versionieren bis zum zentralen Speichern von Dokumenten. Dabei ist der Zugriff auf das detaillierte Ordner­system stets orts- und zeit­unabhängig und sicher. Das DMS unterstützt außerdem, indem es bei der Archivierung die Dokumente automatisch mit Meta­daten aus der Waren­wirtschaft oder dem Rechnungs­wesen anreichert.

Neben diesen Funktionen bietet das SelectLine DMS eine intuitive Bedienung und einfache Einrichtung. Als vor­konfiguriertes System erfolgt die Installation über ein eigenständiges Set-up. Im Anschluss wird es mit dem vorhandenen SelectLine Programm verbunden. Das Einrichten einer Schnitt­stelle entfällt und die sonst aufwendige Konfiguration eines Dokumenten-Management-Systems wird erleichtert. Im Anschluss steht der automatischen und revisions­sicheren Archivierung nichts mehr im Wege. Mit wenigen Klicks können gewünschte Mandanten aktiviert werden. Für einen Mandanten können verschiedene Akten abgelegt werden. Diese basieren auf Kunden-, Lieferanten-, Interessenten- und Mitarbeiter­stamm aus Ihrer SelectLine Waren­wirtschaft oder Rechnungs­wesen. Das Programm übernimmt selbst­ständig das Anlegen von Benutzern. Nur die Zuordnung zu Benutzer­gruppen muss händisch erfolgen.

Welche Vorteile SelectLine DMS weiterhin bietet, finden Sie im detaillierten Funktions­umfang:

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