Wenn das Unternehmen stillsteht, dann ist es Zeit für die Inventur

Mindestens einmal im Jahr steht sie bei den meisten Unternehmen fest auf dem Plan. Die Rede ist von der (meist) un­ge­lieb­ten Inventur. Warum sie so unbeliebt ist? Weil sie in der Regel viel Zeit und Res­sour­cen im Un­ter­neh­men bindet. Ge­gen Jah­res­en­de steht das Un­ter­neh­men schon mal für ein paar Stun­den still, Mit­ar­bei­ter stehen be­waff­net mit Stift und Papier und einer Zet­tel­wirt­schaft im Lager und es wird eifrig durch­ge­zählt. Da­mit nicht genug, die teil­weise hie­ro­gly­phisch notierten Stück- so­wie im Kopf hoch­ge­rech­net­en Ge­samt­men­gen müs­sen entziffert und in ein Wa­ren­wirt­schafts­sys­tem über­tra­gen wer­den. Stän­di­ges Nach­fra­gen und Feh­ler­quel­len sind hier vor­pro­gram­miert. Kein Wun­der, dass sich viele al­lei­ne bei dem Ge­dan­ken an das Wort „In­ven­tur“ die Haa­re raufen.

Fest steht, für die Erstellung des Jah­res­ab­schlus­ses kommt man ein­fach nicht umhin, die Be­stands­auf­nah­me aller Ver­mö­gens­ge­gen­stän­de vor­zu­neh­men. Gerade zum Jah­res­en­de legen viele Un­ter­neh­men hierfür einen Termin und Zeitplan fest. Sie über­le­gen, ob die Inventur bei lau­fen­der, reduzierter oder sogar ge­schlos­sen­er Pro­duk­tion oder Ver­sand­lo­gis­tik um­ge­setzt wird und wel­che per­so­nel­len Res­sour­cen hier­für vor­ge­se­hen sind. Wenn Sie nun wissen wol­len, wie Sie sich auf­wen­di­ge In­ven­tu­ren erleichtern, ist dieser Blogbeitrag genau der richtige für Sie.

Wie gehen die meisten bei der Inventur vor?

Um den aufgestellten Zeitplan gut einhalten zu können, bedarf es einem ge­nau­en Ab­lauf­plan. Daher wird das Lager in verschiedene In­ven­tur­be­rei­che eingeteilt. Diese Be­rei­che werden gründ­lich auf­ge­räumt, Be­stän­de geordnet, defekte oder ab­ge­lau­fe­ne Waren separat gelagert. Alle auf­zu­neh­men­den Artikel ge­kenn­zeich­net, die Auf­nah­me­be­rei­che num­me­riert und markiert.

Als Hilfsmittel sollten Aufnahmeformulare, Inventurprotokolle, Waren­zu­gangs­lis­ten sowie Wa­ren­ver­kaufs­lis­ten für Trans­ak­tio­nen während der Inventur be­reit­lie­gen. Tasch­en­rech­ner, Stifte, No­tiz­zet­tel, Leitern, Waa­gen etc. dürfen natürlich auch nicht fehlen.

Aufgaben während der In­ven­tur

Zu Beginn schließt der Inventurleiter die Aufnahmebereiche, damit keine Ware entnommen werden kann. Bei der Inventur gelten dann folgende Regeln:

Was passiert nach dem Zähl­vor­gang?

Nachdem alle Waren gezählt und protokolliert sind, müssen die Auf­nah­me­for­mu­lare einer Prüfung durch eine weitere Instanz stand­hal­ten. Der In­ven­tur­lei­ter prüft auf Voll­stän­dig­keit, Lesbarkeit und auf die vor­han­den­en Un­ter­schrif­ten des Schrei­ben- und Zäh­len­den. An­schlie­ßend wird das auf­ge­nom­me­ne Inventar an­hand eines Be­wer­tungs­ver­fah­rens wertmäßig ein­ge­stuft:

• Einzelbewertung
• Gruppenbewertung
• Festwertverfahren
• LiFo, FiFo oder Durchschnittswertverfahren

Bei einem abschließenden Rundgang wird kontrolliert, ob auch alle Be­rei­che ab­ge­ar­bei­tet sind. Alle Werte der einzelnen Auf­nah­me­be­rei­che werden final addiert, um so das Gesamtvermögen zu ermitteln. Erst wenn alles seine Rich­tig­keit hat, wird der Beleg quit­tiert und die Inventur ab­ge­schlos­sen.

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