Wie sicher ist digitales Dokumenten­management? DMS im Überblick

Dokumenten­management gegen die Datenflut

Seit es Informationen gibt, müssen diese verwaltet und gespeichert werden. Mit dem Beginn des digitalen Zeitalters nahm die Datenflut weiter zu und ist heute schier endlos. Die immer schnellere Verbreitung von immer mehr Daten stellt uns vor die Heraus­forderung, diese Informationen effizient und sicher zu verwalten. Zahlreiche Datenleaks haben in den vergangenen Jahren dafür gesorgt, dass das Bewusstsein für Datenschutz und Informations­sicherheit immer mehr gefördert wird. Doch wie können Unternehmen nicht nur den Anforderungen der digitalen Ära, sondern auch gesetzlichen Vorgaben gerecht werden, wenn es um die Verwaltung der sensiblen Unternehmens­daten geht? Ein digitales Dokumenten­management­system ist hier die Lösung. Es hilft dabei, Daten platz­sparend zu verwalten, effizient zu nutzen und sicher zu verwahren.

Doch was genau ist ein DMS-System eigentlich und wie gesetzes­konform ist die „digitale Ablage“ wirklich? Diese Fragen beantworten wir in diesem Blogbeitrag.

Was ist ein Dokumenten­management­system?

Ein Dokumenten­management­system, kurz DMS, ist ein Programm, welches Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Dokumente effizient zu verwalten, zu organisieren und zu archivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich dabei um Textdateien, Präsentationen, E-Mails oder Scans handelt. Ein DMS-System bietet verschiedene Funktionen, um die Verwaltung und Nutzung von elektronischen Dokumenten zu erleichtern. Dazu gehören unter anderem die Erfassung, die automatische Klassifizierung und Indexierung, die Versionierung und die Zugriffs­kontrolle. Der Upload der Dokumente in das DMS kann dabei auf verschiedene Arten erfolgen. Zum einen durch das direkte Hochladen der Dateien zum anderen durch die Integration in andere Programme, wie z.B. ein Waren­wirtschafts­system.

Der große Vorteil eines DMS liegt darin, dass schnell und einfach eine große Anzahl an Dateien nach bestimmten Dokumenten durchsucht werden kann. Änderungen an dem Dokument können einfach nachverfolgt und bei Bedarf eine ältere Version wieder­hergestellt werden. Dabei ist es möglich, Zugriffs­beschränkungen festzulegen, die es erlauben, genauestens festzuhalten, welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente zugreifen und Aktionen durchführen darf.

Durch die Möglichkeit der Integration in andere Anwendungen, wie zum Beispiel ein ERP-System, wird der Datenaustausch und die -übernahme weiter vereinfacht und die Effizienz der Geschäfts­prozesse gesteigert. Die Zusammen­arbeit zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und ganzen Geschäfts­stellen kann reibungsloser erfolgen und Daten sind jederzeit von überall abrufbar.

Datensicherheit beim Dokumenten­management

In der heutigen Zeit ist es leichter denn je Daten zu erstellen und zu versenden, sei es analog oder digital. Allerdings müssen all diese Daten und Dokumente auch verarbeitet, geprüft, ausgewertet und dann auch wieder abgelegt werden. Das birgt gewisse Risiken, angefangen bei dem Verlust von Dokumenten durch eine unkorrekte Ablage, hin zum Missbrauch sensibler Daten durch unbefugten Zugriff. Sowohl der Schutz vor rechtlichen Konsequenzen durch das unsach­gemäße Aufbewahren wichtiger Dokumente als auch die Wahrung vertraulicher personen­bezogener Daten verlangt ein professio­nelles und rechts­sicheres System, dass Unternehmen bei der konsequenten Umsetzung entsprechender Maßnahmen unterstützt.

Unternehmen sind verpflichtet sicherzustellen, dass personen­bezogene Daten jederzeit sicher gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies ist in der 2018 in Kraft getretenen europäischen Daten­schutz­richt­linie zur Daten­schutz­grund­verordnung (DSGVO) festgelegt und soll dem Daten­miss­brauch vorbeugen. Die Einhaltung der DSGVO ist unerlässlich, um empfindlichen Buß­geldern vorzubeugen und Sanktionen zu vermeiden. Ähnliches gilt auch für die GoBD „Grundsätze zur ordnungs­gemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, welche das Bundes­ministerium für Finanzen herausgegeben hat.

Ein gutes Dokumenten­management­system hilft bei der umfassenden Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten und Daten, während gleichzeitig der Zugriff kontrolliert und eingeschränkt wird.

Diese Faktoren müssen Sie beachten, um GoBD-konform zu archivieren:

Und wie war das mit der Revisions­sicherheit?

Wer sich mit dem digitalen Dokumenten­management beschäftigt, stößt unweigerlich auf die Begriffe „Revisions­sicherheit“ und „revisions­sicher“. Aber was genau bedeuten diese im Zusammen­hang mit dem Dokumenten­management? Revision leitet sich vom Wort revisum ab und bedeutet so viel wie „wieder hinsehen“ bzw. „prüfen“. Damit Dokumente also auch bei einer gesetzlichen Prüfung sicher sind, wurde in der GoBD festgelegt, wie die Dokumente aufzubewahren sind, um den gesetzlichen Anforderungen zu genügen. Eine genaue Definition der oftmals angepriesenen „Revisions­sicherheit“ eines Dokumenten­management­system gibt es jedoch in den zahlreichen Gesetzes­texten nicht. Die Regeln sind aber klar in der Abgabe­ordnung sowie der GoBD definiert.

An dieser Stelle kommt auch häufig die Frage auf, ob sich die DSGVO und die GoBD nicht im Wege stehen. Da hier einerseits die Aufbewahrung und ihre gesetzlichen Fristen mit der Speicherung persönlicher Daten korrelieren. Aber auch hier gibt es konkrete rechtliche Vorschriften. So sind die Aufbewahrung und Verarbeitung personen­bezogener Daten rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Diese Rechtspflicht kann z.B. die gesetzliche Auf­bewahrungs­pflicht mit ihren vorgegebenen Fristen sein.

Auf­bewahrungs­fristen und Archivierungs­pflichten

Wie bereits erwähnt gibt es Regeln und Vorschriften, die festlegen, wie lang bestimmte Dokumente und Unterlagen aufbewahrt werden müssen, bevor sie entsorgt oder archiviert werden können. Die Einhaltung dieser Fristen ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sollte auch im Interesse jedes seriösen Unternehmens eingehalten werden.

Je nach Art des Dokumentes können die Auf­bewahrungs­fristen variieren. Steuer­relevante Dokumente müssen beispiels­weise häufig für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden, Personal­unterlagen noch länger. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, gibt es detaillierte Listen mit sämtlichen Fristen zum Abruf im Internet. Nach Ablauf der Auf­bewahrungs­frist legt die Archivierungs­pflicht fest, wie mit den Dokumenten verfahren werden muss.

Moderne Dokumenten­management­systeme bieten eine ideale Lösung, um Unternehmen hier die tägliche Arbeit zu erleichtern. Durch automati­sierte Workflows kann sicher­gestellt werden, dass Dokumente den gesetz­lichen Anforderungen entsprechend verwaltet werden.

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