XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung erstellen: Alles, was Sie wissen müssen

In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die elektronische Rechnungs­stellung nicht nur ein Trend, sondern eine Not­wendigkeit. Besonders im B2B-Bereich und in der Zusammen­arbeit mit der öffentlichen Hand sind standardisierte Rechnungs­formate wie ZUGFeRD und XRechnung entscheidend, um Prozesse zu vereinfachen, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern. In diesem Blog­beitrag erfahren Sie, was diese Formate auszeichnet, wie Sie sie erstellen und warum sie für moderne Unternehmen unverzichtbar sind.

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung sind Formate für elektronische Rechnungen, die den Austausch von Rechnungs­informationen vereinfachen und automatisieren sollen. Beide Formate bieten eine strukturierte Daten­basis, die von Software­programmen ausgelesen und verarbeitet werden kann, ohne dass manuelle Ein­griffe erforderlich sind.

ZUGFeRD

• Hybrides Format: ZUGFeRD enthält eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei, sodass die Rechnung sowohl für den Menschen lesbar als auch für Maschinen auswertbar ist.
• Verschiedene Profile: ZUGFeRD bietet unterschiedliche Profile (z.B. Basic, Comfort, Extended), um Unternehmen je nach Anforderung ein geeignetes Level an Datentiefe und Komplexität zu ermöglichen.
• Anwendung im B2B und B2G: Ursprünglich für den B2B-Bereich gedacht, ist ZUGFeRD auch für den Daten­austausch mit der öffentlichen Hand verwendbar.

XRechnung

• Reines XML-Format: Die XRechnung ist ein rein maschinen­lesbares XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und der EU-Norm EN 16931 entspricht.
• Pflicht für B2G-Rechnungen: Seit November 2020 sind in Deutschland alle Rechnungen an die Bundes­behörden im XRechnungs­format einzureichen. Dieser Standard wurde eingeführt, um die Automatisierung und Sicher­heit im Rechnungs­austausch zu gewähr­leisten.
• Strenge Struktur: XRechnung enthält alle Pflicht­angaben und ist strikt auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Manuelle Anpassungen oder Interpretationen sind hier nicht vorgesehen.

Der Mehrwert für Unternehmen

Beide Formate bieten Unternehmen wesentliche Vorteile:

1. Effizienzsteigerung: Durch die strukturierte Daten­übermittlung entfallen manuelle Eingaben, was zu weniger Fehlern und schnellerer Bearbeitung führt.
2. Kosteneinsparungen: Automatisierte Prozesse reduzieren die Verwaltungs­kosten, da weniger Papier­dokumente verarbeitet und archiviert werden müssen.
3. Sicherheit: Elektronische Rechnungen minimieren die Gefahr von Daten­verlust und unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
4. Transparenz und Rückverfolgbarkeit: Die einheitlichen Formate erleichtern die Nachverfolg­barkeit von Rechnungen und schaffen Transparenz im Rechnungs­wesen.
5. Förderung der Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier und Druck­kosten schont die Umwelt und unterstützt die Nachhaltigkeits­ziele des Unternehmens.

XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich

Obwohl beide Formate die elektronische Rechnungs­stellung erleichtern, unterscheiden sie sich in der Umsetzung und den Einsatz­bereichen:

Wie erstellt man eine XRechnung?

Um eine XRechnung zu erstellen, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt werden. Folgende Schritte sind dabei notwendig:

1. Rechnungsdaten erfassen: Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Informationen wie Rechnungs­nummer, Datum, Rechnungs­betrag, Rechnungs­aussteller, Rechnungs­empfänger, Leistungs­beschreibung und Steuer­sätze enthalten sind.
2. Konvertierung in XML: Dafür können Sie ein ERP-System, ein Warenwirtschafts­system, ein geeignetes Rechnungs­programm oder eine Konvertierungs­software nutzen, die Ihre Daten in das XML-Format der XRechnung überführt.
3. Validierung: Überprüfen Sie die XRechnung mithilfe eines Validierungs­tools, um sicher­zustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
4. Versand: Senden Sie die fertige XRechnung über das vom Empfänger gewünschte Übertragungs­protokoll oder eine E-Mail mit Anhang.

Wie erstellt man eine ZUGFeRD-Rechnung?

Das Erstellen einer ZUGFeRD-Rechnung ist vergleichs­weise einfach und kann in ähnlichen Schritten erfolgen:

1. Rechnungsdaten in einem ERP-System erfassen: Die relevanten Informationen sollten wie bei der XRechnung vorliegen.
2. ZUGFeRD-Format wählen: Es gibt verschiedene Profile (ZUGFeRD Basic, Comfort, Extended), je nach benötigtem Detaillierungs­grad. Wählen Sie das Profil, das den Anforderungen des Empfängers entspricht.
3. PDF/A-3 generieren und XML anhängen: Mit einer geeigneten Software wird ein PDF-Dokument erstellt, das die Rechnungs­informationen enthält. Das strukturierte XML wird diesem PDF als Anhang hinzugefügt.
4. Versand: Versenden Sie die ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail oder über ein anderes elektronisches Übertragungs­system.

Warum jetzt aktiv werden?

Die zunehmenden gesetzlichen Vorgaben, insbesondere für die Zusammen­arbeit mit der öffentlichen Hand, machen die Einführung von XRechnung und ZUGFeRD für viele Unternehmen unvermeidlich. Wer künftig Rechnungen an den Bund oder staatliche Einrichtungen in Deutschland ausstellen möchte, muss sich mit den Standards vertraut machen und sie implementieren. Doch auch im B2B-Bereich und für die Weiter­leitung und Freigabe von Rechnungen innerhalb eines Unternehmens bietet der Umstieg auf standardisierte Rechnungs­formate nicht nur einen erheblichen Mehrwert, sondern ist ab Januar 2025 auch verpflichtend.

Für Unternehmen, die bisher papier­basierte oder nicht strukturierte elektronische Rechnungen genutzt haben, bedeutet die Umstellung auf ZUGFeRD und XRechnung eine Möglichkeit, Prozesse zu vereinfachen und die Qualität der eigenen Buch­haltung zu steigern. Es ist ratsam, recht­zeitig auf diese Formate zu wechseln, um von den Vorteilen zu profitieren und künftigen Anforderungen der digitalen Rechnungs­stellung gerecht zu werden.

Fazit: XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung als moderne Lösung für Unternehmen

ZUGFeRD und XRechnung sind mehr als nur Rechnungs­formate – sie sind Werkzeuge, die Unternehmen dabei unterstützen, digitaler und effizienter zu arbeiten. Während ZUGFeRD sich mit seiner hybriden Struktur und Flexibilität besonders für den B2B-Bereich eignet, ist XRechnung der notwendige Standard für die Zusammen­arbeit mit Behörden. Die Einführung dieser Formate ist ein Schritt in Richtung moderner und optimierter Geschäfts­prozesse, die den Anforderungen einer digitalen Zukunft entsprechen.