Die Digitalisierung hat viele Geschäftsprozesse verändert und vor allem in der Buchhaltung und Rechnungsstellung enorme Fortschritte ermöglicht. Elektronische Rechnungen, auch als E-Rechnungen bekannt, sind mittlerweile nicht nur ein Trend, sondern künftig auch eine gesetzliche Anforderung in vielen Bereichen. In Deutschland und der EU stehen vor allem zwei Formate im Vordergrund: ZUGFeRD und XRechnung. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was diese Formate auszeichnet und welche Neuerungen auf Unternehmen zukommen, insbesondere mit Blick auf die anstehende Einführung der verpflichtenden E-Rechnung.
Inhaltsverzeichnis
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl maschinenlesbare als auch menschenlesbare Informationen enthält. Es kombiniert ein strukturiertes XML-Datenformat mit einer PDF/A-3-Datei, sodass die Rechnung in herkömmlicher Form angezeigt und gleichzeitig automatisiert verarbeitet werden kann.
Die Vorteile von ZUGFeRD sind vielfältig:
- Flexibilität: Die Rechnung kann sowohl manuell als auch automatisch verarbeitet werden.
- Standardisierung: Die ZUGFeRD-Versionen sind mit internationalen Standards kompatibel und erleichtern so den grenzüberschreitenden Austausch.
- Rechtskonformität: ZUGFeRD ermöglicht die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.
ZUGFeRD eignet sich besonders für Unternehmen, die sowohl Kunden bedienen, die noch klassische Rechnungen bevorzugen, als auch solche, die vollständig auf automatisierte Prozesse setzen.
Die XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-basiertes Format und wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt. Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Lieferanten und Dienstleister der Bundesverwaltung in Deutschland verpflichtend und die XRechnung ist hierbei der bevorzugte Standard.
Einige der zentralen Merkmale der XRechnung sind:
- Strukturierte Daten: Die XRechnung ist vollständig maschinenlesbar und ermöglicht dadurch eine automatisierte Verarbeitung ohne manuellen Eingriff.
- Pflichtfelder: Bestimmte Informationen wie der Bestellbezug sind zwingend anzugeben, was die Verarbeitungssicherheit erhöht.
- Rechtliche Anforderungen: Die XRechnung erfüllt die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 und ist damit auch für den internationalen Austausch geeignet.
Die E-Rechnung wird zur Pflicht
Ab dem 1. Januar 2025 plant die EU-Kommission eine verpflichtende Einführung der E-Rechnung für B2B-Transaktionen im gesamten EU-Binnenmarkt. Ziel ist es, die Steuerhinterziehung einzudämmen und den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen. In Deutschland wird die E-Rechnung künftig zum Standard für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen werden. Das bedeutet, dass Papierrechnungen und PDF-Rechnungen ohne strukturierten Datensatz nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen werden.
Unternehmen sollten daher rechtzeitig auf elektronische Rechnungsformate umstellen, um die bevorstehenden gesetzlichen Änderungen zu erfüllen und von den Vorteilen der Digitalisierung zu profitieren.
Mehr über die E-Rechnungspflicht erfahren Sie auch in diesem Blogbeitrag.
Die Vorteile der E-Rechnung
E-Rechnungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, insbesondere im Hinblick auf Effizienz und Kostenersparnis:
- Automatisierte Verarbeitung: Durch strukturierte Datenformate wie ZUGFeRD und X-Rechnung entfällt die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten.
- Schnellere Zahlungsprozesse: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und bezahlt werden, was die Liquidität des Unternehmens verbessert.
- Kostenersparnis: Der Verzicht auf Papier und Porto sowie die automatisierte Bearbeitung senken die Betriebskosten.
- Umweltfreundlichkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei.
Fazit: Jetzt auf E-Rechnung umstellen
Die Nutzung von ZUGFeRD und XRechnung hat den Weg für eine durchgängige Digitalisierung im Rechnungswesen geebnet. Mit der kommenden Pflicht zur E-Rechnung sind Unternehmen gefordert, sich jetzt mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und ihre Prozesse anzupassen. Der Umstieg auf elektronische Rechnungsformate bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch erhebliche Effizienzgewinne und Kostenvorteile. Unternehmen, die frühzeitig auf die E-Rechnung setzen, sind gut aufgestellt, um von den Chancen der Digitalisierung zu profitieren.
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