ERP-System vs. CRM — Unterschiede und Gemeinsamkeiten im Überblick

Alle Unternehmen hegen den Wunsch Arbeitsabläufe zu optimieren und somit besser, effizienter und wirtschaftlicher zu sein. Doch wie schafft man das? Hierbei können intelligente Softwarelösungen Abhilfe schaffen, doch welche Lösung ist ideal für ein Unternehmen und was unterscheidet überhaupt ein ERP-System von einer CRM-Lösung? Grundlegend ist es so, dass beide Systeme eine einheitliche Datenbasis bieten, Informationen verknüpfen und bei der Etablierung von Arbeitsabläufen unterstützen. So können Standardprozesse erleichtert, Mitarbeiter entlastet und Unternehmenstransparenz geschaffen werden. Neben all den Gemeinsamkeiten gibt es jedoch auch grundlegende Unterschiede zwischen ERP- und CRM-Lösungen. Primär unterscheiden sie sich in ihrer Ausrichtung.

Das CRM dient dazu, die Kundeninteraktion zu stärken und verwaltet das Frontoffice. ERP hingegen steuert und verwaltet Geschäftsprozesse quer über alle Abteilungen und hat das Backoffice im Blick. Oft werden beide Begriffe im selben Kontext betrachtet und bei der Einführung eines ERP-Systems parallel besprochen. Auf den ersten Blick ähneln sich ERP- und CRM-Plattformen, aber in ihrer Kernfunktionalität unterscheiden sie sich. Ideal ist eine Lösung, wie die von SelectLine, denn das CRM-Modul ist in die Warenwirtschaft integriert. Beide Systeme werden einmal getrennt voneinander betrachtet, damit ein besseres Verständnis für die Begrifflichkeiten und Eigenschaften geschaffen wird.

Was ist ein ERP-System?

Hinter dem Akronym versteckt sich der englische Begriff „Enterprise Ressource Planning“, was übersetzt so viel wie Planung und Steuerung von Unternehmens-Ressourcen bedeutet. Ressourcen können dabei Betriebsmittel, Personal und Vermögenswerte sein, die von der Unternehmensführung kontrolliert und reguliert werden. Ein ERP-System ist schon lange nicht mehr ausschließlich den großen „Playern“ vorbehalten, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen setzen auf die Vorzüge einer ERP-Lösung. Die Vorteile für den Einsatz eines ERP-Systems liegen dabei klar auf der Hand. Da alle Informationen zentral in einer Datenbank erfasst, abgebildet und dokumentiert werden, werden interne Abläufe strukturiert und somit optimiert. Eine schnelle und flexible Anpassung an aktuelle Marktanforderungen ist gegeben. Auch Unternehmensintern ist es unabdingbar sämtliche Informationen im direkten Zugriff zu haben.

Vorteile einer ERP-Software

ERP-Systeme bilden das Unternehmen im Ganzen ab. Ob Marketing, Vertrieb, Lagerverwaltung und Produktion, Finanzbuchhaltung und Kundenbeziehungsmanagement, alle Bereiche werden in einer einheitlichen Datenbasis zusammengeführt und kommunizieren untereinander. Dabei ist eine einheitliche Datenhaltung eine der Schlüsselfunktionen. Nur wenn die Informationen sorgfältig gepflegt und die Datenerfassung unternehmensweit eindeutig ist, können von dem Management aus den Informationen die richtigen Schlüsse gezogen und Maßnahmen geplant werden.

Kosten zentrieren – aber sinnvoll

Wer unternehmerisch denkt, der beabsichtigt natürlich Kosten einzusparen. Hierbei sollte man jedoch abwägen, wie Kosten effizient gesenkt werden. Eine altbekannte Redensart besagt: „(…) am falschen Ende gespart.“ Das kann auch beim Erwerb von Softwarelösungen schnell passieren, wenn man zu sehr stückelt und in mehrere Lösungen diverser Anbieter investiert. Warum das so ist? Einerseits können Systembrüche teure Auswirkungen haben. Wenn die unterschiedlichen Module nicht miteinander kommunizieren, sind auch valide Daten nicht vorhanden. Ohne valide Daten, sind keine fundierten unternehmerischen Entscheidungen möglich. Damit die Daten auch korrekt erfasst werden, bedarf es geschulter Mitarbeiter. Je mehr Anbieter und Systeme im Einsatz sind, desto höher sind die Schulungskosten. Ein einheitliches ERP-System wirkt beidem entgegen, bildet Unternehmen zeitnah in seiner Gesamtheit ab und ist aus der heutigen Entscheidungspraxis nicht mehr wegzudenken.  

Transparenz schaffen

„Transparenz“, ein Begriff, der in aller Munde ist. Egal, ob Geschäftsleitung, Management oder kleiner Angestellter. Alle wünschen sich diese, doch wie kann sie gewährleistet werden? Auch hier lautet das Zauberwort eine einheitliche Datenhaltung. Mittels ERP haben alle Abteilungen, je nach Rechteverwaltung, Zugriff auf dieselben Informationen. Ein einheitlicher Wissensstand sowie ein gebündelter Datenzugriff auf Unternehmensinformationen beschleunigt Arbeitsprozesse und optimiert die Zusammenarbeit unterschiedlichster Abteilungen. Es entstehen einheitliche Arbeitsabläufe mit einer effizienten Aufgabenverteilung.

Bessere Planung und Reporting

Mit dem ERP-System steht dem Unternehmen ein einheitliches System als Werkzeug zur Verfügung. Nützliche Berichte und Analysen können jederzeit aus den Daten generiert werden. Funktionen werden abteilungsübergreifend analysiert, ohne sich um Tabellenkalkulationen und Mails zu kümmern. All diese Erkenntnisse, die aus dem tieferen, analytischen Blick in die Abläufe gewonnen werden, helfen bei der Unternehmensplanung. Operative Stärken und Problembereiche werden identifiziert. Unternehmer sind so in der Lage, fundierte Entscheidungen auf Basis von Trends und Kennzahlen schnell und flexibel zu treffen.  

Datenintegration und Datensicherheit

Sensible Daten sollten gut geschützt sein und die Datenverteilung über verschiedene Datenbanken stellt eine große Herausforderung dar. Ein ERP-System unterstützt dabei, dieses Problem zu beheben. Mithilfe eines ERP-Systems gelingen die zentrale Ablage und Verwaltung von Daten, selbst wenn die Quellen variieren. Doch wie stellt man sicher, dass sensible Daten nur einem bestimmten Kreis vorbehalten sind? Ein ERP-System arbeitet hier mit Rechteverwaltung. Unternehmen können so festlegen, welche Informationen von welchen Abteilungen und Mitarbeitenden eingesehen und bearbeitet werden dürfen.  Dadurch profitiert das Unternehmen von Genauigkeit, Konsistenz und Sicherheit.  

Was macht ein CRM-System aus? 

Die Abkürzung CRM steht für Customer-Relationship-Management, was übersetzt so viel bedeutet wie „Kundenbeziehungsmanagement“. Der deutsche Begriff erläutert schon die Funktion eines CRM-Systems. Es soll dabei unterstützen, die Kundenbeziehungen zu „managen“ und wird vorrangig im Vertrieb, dem Marketing sowie in der Kundenbetreuung und -verwaltung eingesetzt. Doch wie funktioniert dieses System und was macht es aus? Wir blicken einmal in das Herz des Systems und klären, wie das CRM Kundenbeziehungen profitabler gestaltet.

Im CRM werden sogenannte „digitale Kundenakten“ erstellt. Hierin laufen alle gesammelten respektive erfassten Informationen zum jeweiligen Kunden zusammen. Dabei kann es sich beispielsweise um Transaktionen, Kontakte, Angebote, Aufträge, Kampagnen, Supportvorgänge handeln.

Insbesondere für Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer ist es wichtig, alle kundenrelevanten Informationen stets im Zugriff zu haben. So gehen Vertriebstätigkeiten schneller von der Hand, wechselnde Kundenbetreuer sind immer auf dem aktuellen Stand und auskunftsfähig und stetig steigenden Kundenanforderungen werden schnell und effizient erfüllt. Da alle Informationen zum Kunden gespeichert, organisiert und nachverfolgt werden, werden alle Prozesse von der Auftragserstellung bis zum Support vom CRM unterstützt. Anhand dieser Informationen und mithilfe der Analyse können Unternehmen fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Kunden sie für zusätzliche Umsätze gewinnen wollen, wie die Leistung der Vertriebsteams ist, wie sie Kunden effizient und angemessen betreuen können und vieles mehr. Nachstehend eine Übersicht der Highlights, die das SelectLine CRM-Modul bietet:

• Zentrale Datenbank für alle Adressen 
• Diverse Recherche- und Suchmöglichkeiten  
• Vielfältige Kontaktarten und Stichwortverwaltung 
• Verwaltung der Beziehungen zwischen Adressen 
• Verwaltung von Verkaufschancen 
• CTI – ein- und ausgehende Telefonate mit Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der Telefonate  
• Internes E-Mail-Programm 
• Integrierter Kalender mit Synchronisierungsmöglichkeiten  
• Einfache und schnelle Anpassung der Dialoge per Maskeneditor 
• Serienbriefe und Serien-E-Mails  
• Professionelles Kampagnenmanagement  

Vorteile eines CRM-Systems

Wie die Definition bereits gezeigt hat, gibt ein CRM-System Einblick in die Historie der Kommunikation und Interaktion mit Kunden und Interessenten. Mit dem Customer-Relationship-Management werden Interessenten und Kunden greifbarer und Beziehungen persönlicher.

Doch wie unterstützt die Softwarelösung dabei, Kunden nicht nur zufriedenzustellen, sondern an ein Unternehmen langfristig zu binden? Die Antwort ist klar. Wir alle wünschen uns eine freundliche, kompetente und schnelle Bearbeitung unseres Anliegens. Diese gewährleisten Dienstleister durch den im CRM hinterlegten Informationsvorteil. Jeder Schriftverkehr, jeder Anruf und jede Gesprächsnotiz sowie werden im System festgehalten. Es entsteht eine strukturierte Datenbank mit allen Kunden, Dienstleistern und Interessenten an einem zentralen Ort, auf die alle Unternehmensmitarbeiter Zugriff haben. Daten müssen nicht mehr mühsam aus diversen Kommunikationskanälen zusammengetragen werden. Das spart Zeit, Nerven und Ressourcen. Dabei sind die Daten im Journaleintrag einsehbar und alle kundenrelevanten Informationen sind in der digitalen Kundenakte abrufbar und können jederzeit ergänzt werden. Überdies können im System Produkt- und Preisdetails abgerufen werden und erneute Kundenrücksprachen werden mittels Erinnerungsfunktion im System angezeigt. Diese Dichte an Informationen sind für Unternehmen und Kunden gleichermaßen Gold wert. Im CRM können spielend leicht Kampagnen aufgesetzt werden, die ermöglichen, zielgruppengerecht Werbung/Informationen auszuspielen. Der Kunde erhält nur Informationen, die ihn auch wirklich interessieren und das Unternehmen verhindert Streuverluste.

CRM – Helfer für Marketing und Vertrieb 

Bestimmte Geschäftsfunktionen des Vertriebszyklus werden mittels CRM automatisiert. So werden Prozesse wie die Verfolgung und Gewinnung neuer Kunden durch das CRM unterstützt. Allgemein gesagt, werden Unternehmensprozesse vereinheitlicht und die Vertriebler haben mehr Zeit für Verkaufsabschlüsse.

Mit dem Customer-Relationship-Management kann man schnell und präzise transparente Verkaufschancen analysieren und Potenzial für neue Leads identifizieren. So wird die Planung und Steuerung von Vertriebs- und Marketingaktivitäten verbessert und kundenspezifisch umgesetzt. Geprüft werden etwa qualifizierte und unqualifizierte Verkaufschancen. Im SelectLine CRM gibt es einen sogenannten „Verkaufstrichter“. Dieser visualisiert den im CRM erfassten Interessentenstatus. Mit diesem können Auswertung nach Mitarbeiter und einzelnen Vertriebsphasen vorgenommen werden. Die Vorschau auf mögliche und künftige Aufträge sowie den zu erwartenden Umsatz ist ebenfalls abbildbar. Es war noch nie so einfach, Verkaufschancen zu identifizieren und nachzuhalten.

Aktualität

Durch den Echtzeit-Datenzugriff sind schnelle Anpassungen möglich und das Unternehmen kann gezielt auf Kundenanfragen reagieren. Der Einsatz eines CRM-Systems ermöglicht so einen Informationsvorteil im täglichen Dialog. Zusätzlich unterstützten zahlreiche Kalenderfunktionen den Alltag, da man alle Termine stets im Blick hat. Hierfür kann der Outlook-Kalender integriert oder aber beliebig viele neue Kalender angelegt werden. Die Aktualität ist auch für das interne Team von Bedeutung. Der Zugriff auf Kalender, Dokumentenvorlagen und die E-Mail-Integration vereint alle Teammitglieder. Die Unternehmenskommunikation wird transparent.

Integration ERP und CRM 

ERP und CRM verfolgen beide das Kernziel der Geschäftsprozessoptimierung. Sie besitzen jeweils einen unterschiedlichen Fokus auf Bereiche und Prozesse des Unternehmens. Bei getrennter Betrachtung ist es einfacher zu erkennen, wie ERP und CRM jeweils zur Verbesserung der Effizienz und zur Steigerung des Umsatzes beitragen können. Viele Unternehmen, die ihre Kerngeschäftsprozesse automatisieren wollen, setzen auf zwei verschiedene Softwarelösungen. Beide bedienen wichtige Datenspeicher und berühren mehrere Abteilungen. Obwohl sie auf derselben Plattform aufbauen, werden sie oft separat gekauft und bei Bedarf integriert. Warum nicht gleich auf SelectLine setzen? Durch die Integration dieser beiden Systeme, kann ein Unternehmen alle Aspekte seines Betriebs verwalten, dokumentieren und überwachen.

360-Grad Blick auf Unternehmensdaten 

Mit der Integration des CRMs in das ERP-System hat man alle seine Daten immer im Blick und profitiert von einer einheitlichen Datenhaltung. Verzögerungen bei dem Zugriff auf Informationen werden beseitigt und eine Komplettübersicht ist gegeben.  

Besonders kaufmännische Daten erhält man durch die Integration in komprimierter Form. Dank des ERP-Systems hat man Zugriff auf wichtige Kunden- und Lieferantendaten. Informationen wie Jahresumsätze, offene Posten, Kreditlimits und Informationen über den letzten Verkauf oder Einkauf können auch im Kundengespräch relevant sein. Besonders Vertriebler profitieren von dem Informationsvorteil aus beiden Systemen. Umgekehrt können im CRM erfasste Belege, Projekte und Vorgänge über die Adressmaske direkt im ERP-System abgerufen werden.  

Gewinnoptimierung

Die gemeinsame Implementierung von CRM und ERP spart Geld, Zeit und Nerven, denn es wird keine Schnittstelle zwischen den beiden Systemen benötigt. Die Fusion von ERP und CRM trägt dazu bei, dass kein Systemwechsel notwendig ist. Informationen fließen reibungslos und es kommt nicht zur Fehlkommunikation oder Verzögerungen. Jeder Mitarbeiter kann das System aktualisieren, ohne den anderen einzuschränken. Schließlich führen diese Punkte zu mehr Produktivität und Umsatz.

Eine Trennung von ERP und CRM würde den Arbeitsablauf unterbrechen. Wichtige Informationen und wertvolle Zeit gehen verloren und schränken die Unternehmenstransparenz ein. Die Vorteile einer Systemintegration liegen somit auf der Hand. Die Systeme müssen in der Lage sein, Daten gemeinsam zu nutzen. Das geschieht besser durch technische Integration als durch zwei Datenbestände. Wenn beide nur parallel laufen und nicht integriert werden, wird viel Potenzial verschenkt.

Alles aus einer Hand 

SelectLine bietet kleinen und mittleren Unternehmen ein breites Spektrum an Funktionen. Die SelectLine Warenwirtschaft passt sich in jeder Situation perfekt den unterschiedlichsten Branchenanforderungen an. Das Programm überzeugt mit seiner umfangreichen Funktionalität und unterstützt dabei, das Kerngeschäft von Unternehmen professionell und effizient abzuwickeln. Das Warenwirtschaftsprogramm von SelectLine ist das professionelle Werkzeug für:

• Adressverwaltung
• Artikelverwaltung 
• Preise und Rabatte 
• Belegwesen 
• Lagerverwaltung 
• Offene-Posten-Verwaltung 
• Zahlungsverkehr 
• Projekt- und Vertragsverwaltung 
• Serien-/Chargenverwaltung  
• Auswertungen 

Optimal aufgestellt ist man, wenn darüber hinaus das CRM-Modul eingesetzt wird. Dieses richtet sich primär an Unternehmen, die ihr Kundenbeziehungsmanagement profitabler gestalten und ausbauen wollen. Mit dem integrierten CRM-System von SelectLine behält man nicht nur Adress- und Kontaktdaten perfekt im Griff, sondern auch den gesamten Schrift- und Telekommunikationsverkehr.

Die Kombination der SelectLine Warenwirtschaft mit dem SelectLine CRM ermöglicht eine einfache und transparente Prozessabbildung, die interne Kommunikation auf ein neues Level zu heben, Daten übersichtlich zu verwalten, Aktivitäten zu messen und Abläufe zu automatisieren.

Ein besonderer Vorteil besteht darin, dass alle wichtigen Informationen zentral in einer Datenbank verfügbar sind, dank zentralem Zugriff auf alle Stammdaten. So profitiert man von aktuellen Informationen zu Kunden, Lieferanten und Interessenten sowie deren Top-Artikeln. Innerhalb der SelectLine kann für jeden Kontakt eine Historie angelegt, Ansprechpartner erfasst und in den vorhandenen Listen komfortabel gesucht und gefiltert werden. Die doppelte Datenpflege gehört ab sofort der Vergangenheit an. SelectLine entwickelt sich stetig weiter und man profitieren langfristig von einer optimalen Betreuung dank ausgedehntem Partnernetz und einer hohen Investitionssicherheit.

Profitieren Sie von den Vorzügen einer innovativen und modularen ERP-Software und testen Sie alle SelectLine Module 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.

Fazit 

Wie wir in diesem Blogbeitrag festgestellt haben, verfolgen die beiden Systeme unterschiedliche Ansätze zur Steigerung der Rentabilität. Das CRM ist eine Software für Vorgänge und Interaktionen rund um die Akquisition und Kundenbetreuung. Ein ERP-System hingegen kann als Komplettlösung für die Verwaltung, Steuerung und Analyse von Geschäftsprozessen verstanden werden. Das ERP ist im gesamten umfassender, da es das gesamte Unternehmen im Blick hat. Das CRM vervollständigt Ihr ERP jedoch um einen elementaren Baustein und gestaltet Ihr Kundenbeziehungsmanagement profitabler.

Heutzutage wird das Geschäftsumfeld immer komplexer und generiert eine Fülle von Daten. Wenn Kundeninformationen nicht richtig abgebildet werden, werden Prognosen, Entscheidungen und Verkaufs- und Einkaufsprozesse zu einem Problem der Effizienz. Die Integration von ERP und CRM ist an dieser Stelle eine sinnvolle Lösung. Unternehmen können ihre gesamte Unternehmenssoftware aus einer Hand beziehen. Die Stärken der beiden Systeme bedingen einander und sorgen für eine allumfassende Unterstützung. Mit der Integration verbinden Sie zwei der nützlichsten Werkzeuge für ein robustes, effizientes System, welches Ihr Unternehmenswachstum unterstützt. Die Integration kann helfen, Fehler wie Datenredundanz, Verzögerung und inkonsistente Formate zu beseitigen. Auch der Verwaltungsaufwand sowie die laufenden Kosten eines integrierten Systems sind einfach zu überblicken.

Wir legen Ihnen eine Kombination von ERP und CRM ans Herz. Gerne unterstützen wir Sie bei der Entscheidungsfindung. www.selectline.de.