Wie Cody den Vertrieb mit einem CRM-System rettet: Eine Erfolgsgeschichte

Kapitel 1 – Vincent Verkauf im Fokus – die Bestandsaufnahme seiner aktuellen Situation

Vincent Verkauf berichtet Paul von seinen Herausforderungen im Arbeitsalltag. „Es stört mich, dass ich Kundendaten, potenzielle Verkaufschancen und Termine nicht gleichzeitig im Blick behalten kann. Ich muss mir die Informationen, die ich benötige, aus unterschiedlichen Programmen, Listen und Dokumenten zusammensuchen. Du glaubst gar nicht, was das für Probleme in unserer internen Kommunikation verursacht. Alle Kollegen haben einen anderen Informationsstand, was den direkten Kundenkontakt erschwert.“

Das undurchsichtige Verwaltungschaos in seinem Vertrieb hat die Oberhand gewonnen. Die viele händische, administrative Arbeit führt zu einem unproduktiven Zeitmanagement. Weiterhin stört Vincent die fehlende Skalierbarkeit im Vertrieb. „Aufgrund des wachsenden Kundenstamms und der sich häufenden Anfragen kommen wir nicht mehr hinterher unsere Leads und Verkäufe auszuwerten. Es ist komplizierter geworden, mögliche Gründe für eine Zu- oder Absage abzuleiten und den Erfolg der Mitarbeiter zu erkennen. Unser Unternehmenserfolg ist nur schwer skalierbar und wir wissen nicht mehr genau, an welchem Punkt wir anknüpfen können, um unsere Verkaufschancen zu erhöhen.“ Vincent ist frustriert von dem einschränkenden System und der unproduktiven Arbeitsweise.

Ein weiterer Faktor, der zu einer Fehlerquelle geworden ist, ist die lückenhafte Dokumentation der Kontaktversuche oder Erreichbarkeiten. „Die bestehende Kommunikation mit den Autohäusern, Lieferanten oder Kunden wird nicht aufgezeichnet. Das erschwert mir die Arbeit. Ich weiß nicht, ob ein Kunde zu einem gewissen Thema schon informiert wurde und kann anhand der fehlenden Daten auch nicht ableiten, wann der Kunde am besten kontaktiert werden muss. Das alles mindert die Chance für einen erfolgreichen Verkaufsabschluss“, klagt er, während Paul ihm verständnisvoll zuhört.

Mit Blick auf das nächste Jahr will Vincent neue Ziele für seine Abteilung formulieren. Er wünscht sich ein individuelles Reporting und eine einfache Kundenstatistik. Er will seine Verkaufschancen und den zukünftigen Umsatz im Blick haben. Allgemein sehnt er sich nach Automation und Digitalisierung in seinem Vertrieb. Allerdings weiß er nicht so recht, wie er dieses Projekt angehen soll.

Kapitel 2 – Der Kontakt zum Digitalisierungs­experten Cody

Paul erzählt ihm, dass er vor einem Jahr dasselbe durchgemacht hat. „Vor einem Jahr fand ich mich in deiner aktuellen Situation wieder. Damals bin ich auf Cody, den digitalen ERP-Experten und Berater, aufmerksam geworden. Cody hat den gesamten Vertrieb auf Vordermann gebracht und alle meine gewünschten Punkte umsetzen können“, betont Paul begeistert.

„Wie hat Cody das geschafft?“, fragt Vincent interessiert nach.

„Cody hat einen Leitspruch – je besser das Unternehmen mit seinen Beziehungen zu Kunden, Interessenten und Lieferanten umgehen kann, desto erfolgreicher ist es. Der Schlüssel ist die richtige Software. Er hat mir einen Überblick über CRM-Systeme gegeben. Diese können dem Vertrieb eine einheitliche Datenbasis bieten, Informationen verknüpfen und bei der Etablierung von Arbeitsabläufen unterstützen“, fasst Paul zusammen.

In seinem Portemonnaie findet Paul eine Visitenkarte mit den Kontaktdaten von Cody. Er gibt sie Vincent mit. Vincent ist seinem engen Freund für den Tipp sehr dankbar. Gleich am nächsten Morgen vereinbart er ein virtuelles Meeting mit Cody.

Kapitel 3 – Digitales Aufeinandertreffen von Vincent Verkauf und Cody

Nach ein paar Tagen und einer kurzen Vorbereitung in Form eines Fragebogens ist es endlich so weit. Das digitale Meeting mit Cody steht an und Vincent Verkauf ist schon sehr aufgeregt. Er verspricht sich viel von dem Meeting und hofft, dass er seinen Vertrieb auf den richtigen Weg bringen kann. Er wählt sich in das Meeting ein und Cody startet nach einer kurzen Begrüßung mit dem Gespräch: „Vincent, ich habe von dir ja schon den ausgefüllten Fragebogen bekommen und konnte mir einen Überblick über deine aktuelle Situation verschaffen. Kannst du mir bitte noch einmal einen groben Überblick über deine Wünsche und Ziele geben. Wie soll der Vertrieb wachsen und welche Optimierungen sollen realisiert werden?“

„In erster Linie wünsche ich mir ein Werkzeug für das professionelle Kundenbeziehungsmanagement. Mit einem Tool möchte ich erreichen, dass sich der Umsatz steigert und die anfallenden Kosten gesenkt werden. Unsere internen Arbeitsabläufe sollen optimiert werden, um somit effizienter und wirtschaftlicher zu sein“, erläutert Vincent Verkauf.

„Gibt es auch Ziele, die speziell das Vertriebsteam betreffen?“, fragt Cody nach.

„Ja, auf jeden Fall. Mein größtes Anliegen ist, dass unser Team entlastet wird. Wir sehnen uns nach mehr Transparenz zwischen und innerhalb der Abteilungen. Besonders die Kommunikation bleibt momentan auf der Strecke. Da wir keinen zentralen Speicherplatz für alle relevanten Daten haben, sind oft nicht alle Kollegen auf dem gleichen Informationsstand. Ich hoffe, dass durch eine Optimierung unseres Vertriebs meine Kollegen inklusive mir zufriedener und produktiver werden“, führt Vincent aus.

Cody hat Vincent Verkauf aufmerksam gelauscht und gibt ihm Rückenwind, dass all das mit dem richtigen Tool und ein paar Tipps möglich ist. Passend zu seinen Schmerzpunkten hat Cody sofort eine Softwarelösung im Sinn, die die Probleme von Vincent Verkauf im Nu lösen kann. Cody stellt ihm ein CRM-System vor und definiert es wie folgt: „Ein Customer-Relationship-Management-System, kurz CRM-System, bildet im Vertrieb die Basis für das Kundenbeziehungsmanagement. Es ist eine Datenbankanwendung, die eine strukturierte und automatisierte Erfassung sämtlicher Kundenkontakte und -daten ermöglicht. Einfacher gesagt hilft das CRM bei der langfristigen und konsequenten Ausrichtung eines Unternehmens auf dessen Kunden.“

Laut Cody hilft es bei der täglichen Planung, Steuerung und Pflege der Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Alle Informationen zu Endkunden, Partnern oder Kollegen hat man mit dem CRM besser im Blick. Besonders im Vertrieb ist ein CRM-System von Vorteil, da es die tägliche nutzen- und bedarfsorientierte Arbeit mit dem Kunden erleichtert und skalierbar macht.

„Das klingt nach einem super Tool für unseren Vertrieb. Kannst du mir die einzelnen Funktionen einer CRM-Software, die für unseren Vertrieb relevant sind, einmal genauer erklären?“, hakt Vincent nach.

Kapitel 4 – Die nützlichen Funktionen des CRM-Systems für den Vertrieb von Cody erklärt

Das CRM-System besitzt eine Vielzahl an praktischen Funktionen. Cody erläutert die Funktionen anhand einer Grafik, die die typischen Probleme im Vertrieb aufzeigt und erklärt, wie ein CRM Abhilfe schaffen kann.

Cody erklärt den ersten großen Punkt: „Eine große Herausforderung ist die fehlende Übersichtlichkeit. Ein CRM-System kann die Beziehungen und Interaktionen eines Unternehmens mit bestehenden und neuen Kunden zentral abbilden. Mittels Volltextsuche oder verschiedener Filter-, Sortier- und Gruppier-Varianten hat man schnell alle gewünschten Informationen auf einem Blick“. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind die Produktivitätssteigerung und die Archivierung von Informationen. „Alle Kontaktinformationen, Belege, Termine, Mails, Telefonate und Notizen zu einem Kunden können zentral gespeichert, organisiert und nachverfolgt werden. Das Beste daran ist, dass jeder Mitarbeiter sofort Zugriff auf alle relevanten Daten hat und die Arbeit schneller von der Hand geht. Der Informationsvorteil im täglichen Dialog ist der Schlüssel zum Erfolg im Vertrieb“, führt Cody aus. So fördert das CRM die Kommunikation zwischen den Abteilungen und sorgt für Transparenz.

Zusätzlich können aus den angelegten Kundenprofilen genaue Handlungsbedarfe abgeleitet und in zielgruppengerechte Ansprachen überführt werden. Cody stellt den Vorteil heraus, „dass so Botschaften zielgenau den Kunden erreichen. Die Interessenten und Kunden werden für das Team greifbarer und die Beziehungen persönlicher. Der lange Prozess der Kundenakquise wird effizienter gestaltet, da die Bedürfnisse des Kunden leichter analysiert werden konnten. Langfristig sorgte das für mehr Kundenzufriedenheit und Loyalität. So entstehen wiederum individuelle Kundenbeziehungen.“

Cody berichtet unter anderem von der einfachen Einführung des Systems. Mitarbeiter profitieren besonders von der schnellen Implementierung sowie von der kurzen Einarbeitungszeit. Häufige Resonanzen von Codys Klienten nach Einführung des Systems waren etwa die intuitive Benutzerführung, umfangreiche Hilfefunktionen und der uneingeschränkte Zugriff auf die Datenbank.

Ein weiterer Vorteil, den Unternehmen und insbesondere der Vertrieb durch den Einsatz des CRMs gewinnen, ist die Effizienz- und Effektivitätssteigerung. „Die gezielte Pflege des Kundenbeziehungsmanagements steigert den Unternehmenserfolg und verbessert die Workflows. Dank CRM-Software werden alle Kundendaten effizient verwaltet, was langfristig zur Steigerung der Umsätze führt. Die Entlastung bei administrativen Aufgaben zeigt sich in Form von Übersichten zu Produkt- und Preisdetails, Kundeninformationen sowie Erinnerungen für Termine. Außerdem kann ein CRM-System automatisiert die Kundendaten auswerten. Statt zu spekulieren, werden Daten durch die Software segmentiert und Verkaufschancen identifiziert“, zeigt Cody auf.

Cody erinnert sich an den Fall von Paul. Sein Unternehmen arbeitete schon lange Zeit mit einer Warenwirtschaft. „Die CRM-Lösung, die ich Paul empfohlen habe, konnte nahtlos in das Warenwirtschaftssystem eingebunden werden. Das hat den Vorteil, dass alle Kunden, Lieferanten, Interessenten und Ansprechpartner in einer Ansicht verfügbar sind. Detaillierte Adressdaten können so ohne doppelten Aufwand erfasst und gepflegt werden. Zudem können so Belege direkt aus dem CRM-System angelegt werden. Natürlich können auch viele weitere Systeme mit dem CRM verbunden werden“, erläutert Cody als großen Pluspunkt.

Kapitel 5 – Kritisch nachgefragt

Vincent Verkauf hat aufmerksam zugehört und stellt noch ein paar Fragen zum Thema Kundenbeziehungsmanagement: „Sag mal Cody, mit welchen Kosten muss man rechnen, wenn man sich für die Einführung und Verwendung eines CRM-Systems entscheidet?“

„Diese Frage ist schwer zu beantworten und sehr individuell. Die Kosten für ein CRM-System sind abhängig von den Faktoren: Unternehmensgröße und Anforderungen, Abrechnungsmodell und Nutzungsmodell. Von den Herstellern werden unterschiedliche Modelle angeboten. Ohne eine konkrete Bedarfsanalyse vorab sind alle Zahlen nur grobe Orientierungswerte. Weitere Kostenfaktoren sind etwa die Implementierung, der Support und Personalkosten. Ich würde dir empfehlen, dich mit den Anbietern, die ich dir empfohlen habe, vertraut zu machen und dir ein individuelles Angebot einzuholen“, erläutert Cody.

Vincent Verkauf bedankt sich bei Cody für den Rat. Eine weitere Frage hat er jedoch noch: „Kann ein CRM-Projekt scheitern? Wenn ja, woran liegt das und was ist bei der Einführung zu beachten?“

„CRM-Projekte scheitern unabhängig von der Unternehmensgröße oft an unklaren Zielstellungen und Zuständigkeiten. In der Planung sollte man daher alle Beteiligten koordinieren und ggf. ein Lastenheft erstellen. Zudem empfiehlt es sich, ein für seine Bedürfnisse geeignetes CRM-System auszuwählen und zu implementieren“, antwortet Cody.

Zum Schluss empfiehlt Cody noch Schulungen. Sie können helfen, den Umstieg auf das System so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Kapitel 6 – Ein CRM-System für den Vertrieb von Vincent Verkauf

Vincent Verkauf ist begeistert von dem Input und hält das CRM für eine gute Lösung für sein Unternehmen. Er fragt Cody, ob er noch ein Handout, eine Präsentation oder Ähnliches hat, damit er seinen Kollegen und Vorgesetzten die Softwarelösung vorstellen kann. Cody gibt ihm ein ausführliches Whitepaper mit allen relevanten Funktionen, technischen Details, Informationen zur Implementierung und Dienstleisterempfehlung mit.

Kaum ist das Meeting vorbei, arbeitet Vincent das Whitepaper konzentriert durch. Er beginnt mit der Recherche und macht sich mit dem Dienstleister, den Cody empfohlen hat, vertraut. Intern stellt er seinem Unternehmen die Lösung vor. Sie kommen zu dem Schluss, das Projekt CRM-System in Angriff zu nehmen. Vom Enthusiasmus motiviert vereinbart Vincent gleich ein unverbindliches Beratungsgespräch mit dem Softwareberater der CRM-Software. Sie sind gleich auf einer Wellenlänge und planen die zukünftige Vorgehensweise. Die Zeit verstreicht und die Implementierung der Software in das Unternehmen sowie die Schulung der Mitarbeiter liegt nun eine Weile zurück. Ungefähr ein Jahr nach dem Vincent auf das CRM-System aufmerksam geworden ist, trifft er sich mit Paul.

Vincent fasst sein letztes Jahr zusammen: „Mir geht es super. Ich bin viel zufriedener im Job und die Arbeit geht mir dank des Tools inzwischen einfacher und schneller von der Hand. Die Kommunikation im Team klappt einwandfrei durch die zentrale Ablage im System. Sogar von Lieferanten und Kunden haben wir schon positives Feedback bekommen, Sie fühlen sich von uns nun intensiver und individueller betreut. Ich kann jedem mit denselben Problemen wie ich ein CRM-System nur ans Herz legen. Vielen Dank für deinen Rat, auf dich kann man sich verlassen.“

Die Herausforderungen von Vincent Verkauf sind Ihnen bekannt und auch Sie wünschen sich ausführliche Informationen rund um das Thema CRM-System im Vertrieb? Dann fordern Sie gleich Codys Whitepaper an und stillen Sie in wenigen Augenblicken Ihren Wissensdurst.