E-Rechnung – Was Sie jetzt wirklich wissen müssen!

E-Rechnung – was ist das überhaupt?

Kurz gesagt: die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem von der EU festgelegten Format, welche elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. So ist eine Verarbeitung ohne Medienbrüche möglich. Wichtig dabei ist, dass die Rechnungs­inhalte in einem struktu­rierten maschinen­lesbaren Datensatz dargestellt werden. Dies erfolgt beispiels­weise bei ZUGFeRD, welches neben dem maschinen­lesbaren Part auch ein menschen­lesbares PDF enthält, sowie der XRechnung, welche ausschließlich maschinen­lesbar ist.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Diese Frage lässt sich klar mit einem Nein beantworten. Es handelt sich dabei zwar um eine elektronisch übermittelte Rechnung, doch die Daten in einem PDF, genau wie in einer Bilddatei oder einer gescannten Papier­rechnung sind nicht in einem maschinen­lesbaren Datensatz dargestellt und erfüllen somit nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung. Diese unterliegt der europa­weiten Norm EN 16931.

Sind digitale Rechnungen und elektronische Rechnungen das gleiche?

Auch diese Frage lässt sich mit Nein beantworten. Hierfür sehen wir uns die verschiedenen Rechnungs­arten einmal genauer an: Neben der klassischen Papier­rechnung gibt es noch die digitalen Rechnungen. Hierzu zählen Rechnungen, die digital geöffnet, gelesen und verarbeitet werden können. Bekannte Beispiele sind PDF- oder Worddateien und eingescannte Papier­rechnungen. Bei einer elek­tronischen Rechnung handelt es sich hingegen um eine Datei, deren Rechnungs­daten in einem strukturierten Format dargestellt sind. Das macht sie für Menschen nur schwer lesbar, ihre auto­matische und elek­tronische Verarbeitung ohne Sach­bearbeiter jedoch umso einfacher. Bei digitalen Rechnungen ist dies nur über zusätzliche Zwischen­schritte wie eine auto­matische Text­erkennung gewähr­leistet. Verbreitete Formate für die elek­tronische Rechnung sind XML oder EDIFACT, welche in XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnungen Verwendung finden.

Was ist das Wachstums­chancen­gesetz?

Das Wachstums­chancen­gesetz soll die Wettbewerbs­fähigkeit des Standorts Deutschlands stärken. Im Mittelpunkt dieser Maßnahmen stehen KMU, sowie Start-ups, Selbst­ständige und Klein­unternehmer, welche von einer Vereinfachung des Steuer­systems profitieren sollen. Die Verabschiedung des Wachstums­chancen­gesetzes hat direkten Einfluss auf das Umsatz­steuer­gesetz. Dieses wurde erweitert und enthält nun Regelungen zur Verwendung der E-Rechnung. Mit ihrem Einsatz sollen Laufzeiten verkürzt, Bürokratie vermieden und Steuerbetrug unterbunden werden. Ab dem 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend. Dies gilt jedoch erst ab einem Rechnungs­betrag von 250 Euro. Übergangs­fristen und Ausnahmen sind ebenfalls im neuen Gesetzestext festgehalten.

Was gibt es ab dem 01.01.2025 bezüglich der E-Rechnungen zu beachten?

Ab dem 1. Januar muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elek­tronische Rechnungen zu verarbeiten. Die eingesetzte Software muss also den Empfang von E-Rechnungen unterstützen. Die Definition, welche eine Rechnung als E-Rechnung ausweist, wird sich ab dem 01.01.2025 ebenfalls ändern. Zählen aktuell auch iDOC und EDI-Formate zu den elek­tronischen Rechnungen, werden diese zukünftig als sonstige Rechnungen im elek­tronischen Format bezeichnet. Eine Rechnung muss konform der Norm EN16931 mit CII / UBL sein, um als elek­tronische Rechnung anerkannt zu werden. Der Bundesrat hat sich im Oktober dafür aus­gesprochen, die Einführung der elek­tronischen Rechnung um zwei Jahre zu verschieben. Nach aktuellem Stand bedeutet das, dass ab dem Jahr 2028 nur noch Rechnungen gemäß der genannten Norm bei Rechnungs­legungen zwischen inländischen Unternehmen zulässig sind. Sowohl Rechnungen nach dem ZUGFeRD Format (ab Version 2.01) als auch die XRechnung entsprechen diesem Standard.

Was müssen Sie jetzt tun?