Das Schreiben und Begleichen von Rechnungen gehört zum täglich Brot eines jeden Unternehmens und ist wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung. Bevor eine Rechnung zur Zahlung freigegeben wird, ist eine gründliche Prüfung unerlässlich. In diesem Blogbeitrag widmen wir uns der Kunst der Rechnungsprüfung und gehen genauer auf die sachliche sowie formelle Prüfung ein. Außerdem geben wir wertvolle Tipps, wie Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren können. Denn eine sorgfältige Prüfung der Rechnung ist ein wichtiger Schritt zur Sicherung der Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens.
Vor der Freigabe einer Rechnung ist es eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung, diese zu überprüfen. Dabei müssen verschiedene Kriterien beachtet werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen nicht mehr für Leistungen oder Waren bezahlt als notwendig. Diese Prozesse werden als formelle und sachliche Rechnungsprüfung bezeichnet. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Faktoren der beiden Prüfungsarten für Sie zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung umfasst die Überprüfung der Pflichtangaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz. Damit ein Unternehmen aus den Eingangsrechnungen die Vorsteuer ziehen kann, muss eine Rechnung alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Nach § 14 Abs. 4 UstG sind die folgenden Angaben verpflichtend:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder die USt-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum
- einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung bzw. der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Vorauszahlung, sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
- Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung, nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsselt
- Preisminderungen, die bereits im Vorfeld vereinbart wurden (z. B. Rabatte)
- anzuwendende Steuersätze sowie auf das Entgelt entfallende Steuerbeträge
- ggf. Hinweise auf Kleinunternehmerregelung
Für Rechnungen über Kleinbeträge enthält § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) eine Vereinfachung. Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Leistungsbringers
- das Ausstellungsdatum
- die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen
- das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistungen in einer Summe
- den anzuwendenden Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?
Sofern eine Rechnung nicht alle erforderlichen Angaben enthält, sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug nicht erfüllt. Wird die Rechnung dennoch zum Vorsteuerabzug zugelassen, kommt es im Falle einer Betriebsprüfung zu entsprechenden Nachzahlungen. Eine unzureichende sachliche Prüfung von Rechnungen birgt somit erhebliche finanzielle Risiken.
Sachliche Rechnungsprüfung
Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob die gelieferte Ware oder die erbrachte Leistung korrekt abgerechnet wurde. Hierbei wird jede Rechnung mit dem dazugehörigen Lieferschein abgeglichen. So kann sichergestellt werden, dass keine Position doppelt berechnet wurde oder fehlt. Es empfiehlt sich daher, dass die sachliche Rechnungsprüfung von der Person durchgeführt wird, die die Ware bestellt oder die Leistung entgegengenommen hat.
Hier einige Tipps für die Prüfung:
- Vollständiger Abgleich mit dem Lieferschein: Alle auf der Rechnung angeführten Positionen müssen mit den Einträgen auf dem Lieferschein übereinstimmen. Überprüfen Sie daher die Mengen und angegebene Artikelbeschreibungen.
- Preiskontrolle: Stellen Sie sicher, dass die auf der Rechnung angegebenen Preise mit den vereinbarten Konditionen übereinstimmen. Achten Sie dabei besonders auf Rabatte, Sonderkonditionen und Nachlässe.
- Kommunikation mit den Lieferanten: Es sind Unstimmigkeiten aufgetreten oder Fehler festgestellt worden? Klären Sie Probleme oder Fragen schnellstmöglich, um Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung zu vermeiden.
Unser Tipp:
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Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben spart das Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen, die nun für andere wichtige Aufgaben genutzt werden können. Zudem wird durch automatisierte Berechnungen und Dateneingaben das Risiko von Fehlern und Unstimmigkeiten in den Rechnungen minimiert.
Insgesamt bietet SelectLine Software Unternehmen eine effiziente und zuverlässige Lösung, um den Prozess der Rechnungsstellung zu optimieren und die Buchhaltung auf ein neues Level zu heben. Mit der SelectLine können Unternehmen Zeit und Kosten sparen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
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