Rechnung schreiben – was dabei zu beachten ist « Inklusive Musterbeispiel

Wichtige Bestandteile einer Rechnung

Eine Rechnung schreiben (oder Faktura) ist mit Sicherheit eine der angenehmeren Aufgaben eines Unternehmers. Schließlich ist dieses Dokument eine detaillierte Aufstellung einer Geldforderung für eine Warenlieferung und/oder sonstige Leistung.

Im Gegensatz zu einem Angebot muss die Rechnung zwingend schriftlich erfolgen, dabei kann sie in Papierform oder als elektronisches Dokument (z. B. EDI) übermittelt werden.

Da die steuerliche Anerkennung von Rechnungen (oder ersatzweise von Eigenbelegen) an ganz genaue Bedingungen geknüpft ist, sind beim Ausstellen einer Rechnung (Fakturierung) wichtige Angaben zu machen:

1. den vollständigen Namen und Anschrift sowie Kontaktdaten des leistenden/liefernden Unternehmens
2. den vollständigen Namen und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunden)
3. die Leistung (Art, Menge, Datum, Preise),
4. die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung)
5. die eindeutige Rechnungsnummer, die zwar nicht lückenlos vergeben werden muss, aber nur einmalig verwendet werden darf
6. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden/liefernden Unternehmens
7. das Ausstellungsdatum
8. den Zeitpunkt der Lieferung/Leistung (auf den Monat genau), sofern dieser Zeitpunkt nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
9. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt (Nettoumsatz) für die Lieferung/Leistung sowie jede im Voraus separat vereinbarte Minderung des Entgelts
10. der Hinweis auf die AGB´s ist kein Muss, aber durchaus sinnvoll

Rechnung schreiben – ein Musterbeispiel

Um Rechnungen professionell, einfach und schnell zu erstellen und zu übermitteln, empfiehlt sich der Einsatz einer kaufmännischen Software. Nachfolgend finden Sie ein Musterbeispiel einer Rechnung, erstellt mit der SelectLine Warenwirtschaft:

Sonderformen der Rechnung

Für Rechnungen unter 150 EUR, sogenannte Kleinbetragsrechnungen, reichen weniger und zum Teil andere Pflichtangaben aus.

Eine Rechnung, die den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert, ist die sog. Proformarechnung. Diese Form wird zum Beispiel für kostenlose Lieferungen in Kulanzfällen oder aus Nachweisgründen im Falle innergemeinschaftlicher Verbringungen verwendet.

Der Vollständigkeit halber hier noch ein paar Worte zum Begriff „Milchmädchenrechnung“: Er bezeichnet eine Rechnung, die auf Trugschlüssen oder Illusionen beruht, und wird abfällig unter anderem für die finanzielle Planung eines Vorhabens verwendet, bei der bereits abzusehen ist, dass sie das Vorhaben nicht tragen kann.

Laut Duden geht der Begriff auf die Fabel „Die Milchfrau und die Milchkanne (La Laitière et le Pot au Lait)“ von Jean de La Fontaine zurück. Erzählt wird hier die Geschichte eines Mädchens, das sich auf dem Weg zum Markt bereits vorstellt, was sie mit dem Erlös für die Milch alles machen könnte, dann jedoch die Milch verschüttet. Aber mit dieser Prozedur beschäftigen Sie sich, als ordentlicher Kaufmann, ohnehin besser nicht intensiver.

Rechnung schreiben mit SelectLine

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Bevor Sie eine Rechnung schreiben können, sollten Sie natürlich ein verbindliches Angebot erstellen. Wie das mit SelectLine schnell und einfach funktioniert, zeigt dieses Video-Tutorial:

Hinweis: Beachten Sie bitte, dass dieser Artikel keine Rechts- und Steuerberatung darstellt und aufgrund möglicher Sonderregelungen oder Versäumnisse unsererseits kein Ersatz für eine fachkundige Beratung ist. Der Artikel gibt lediglich Anhaltspunkte und Tipps zum Thema Rechnung schreiben. Gerade in Bezug auf das Handelsrecht, das Schuldrecht und das Umsatzsteuerrecht sind verschiedene Aspekte zu beachten.

Titelbild: Photo by Austin Distel on Unsplash