Excel im Unternehmen – Verstreute Daten kosten Zeit!

Gerade kleine und mittlere Unternehmen organisieren ihre betriebswirtschaftlichen Teilbereiche, wie Warenwirtschaft oder die Buchhaltung, oft noch immer mit Excel oder gar auf Papier. Nicht selten verzetteln sie sich dabei und verlieren bares Geld. Denn: Werden in verschiedenen Abteilungen Daten dezentral und unstrukturiert abgelegt – ganz egal ob nun in Excel-Tabellen oder Aktenordnern – sind Dopplungen und redundante Informationen vorprogrammiert.

Zeitfresser kosten Geld

Selbst fehlerfreie Aufzeichnungen führen zu weiteren Problemen, müssen Kennzahlen des Unternehmens bei Bedarf (z. B. Gespräche mit der Hausbank) doch erst mühevoll und zeitaufwendig zusammengetragen werden.

Ein weiteres Szenario beschreibt, wie wichtig es ist alle Daten auf Knopfdruck zur Verfügung zur haben: Stellen Sie sich vor Ihr Kunde ruft an und möchte einen Großauftrag bei Ihnen platzieren. Sie bzw. Ihr Verkaufsteam muss nun alle relevanten Informationen aus der Kundenhistorie (z. B.: letzter Kontakt mit dem Kunden und die aktuellen, offenen Aufträge) und Verknüpfungen (z B.: Bonität, Limit des Kunden) sowie Produktinformationen (Verfügbarkeit, Lieferzeiten) mühsam und zeitraubend zusammentragen, während Ihr Kunde am Telefon auf eine Zusage wartet. Das wirkt wenig professionell und kostet beiden Parteien Zeit, Geld und nicht zuletzt Nerven.

Imageverlust durch mangelnde Homogenität

Word-Dokumente werden immer wieder verändert und Formatierungen verschieben sich ständig. Das Ergebnis sind dann aufwendig erstellte Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, die alles andere als gekonnt aussehen und homogen sind. Die Außenwirkung Ihres Unternehmens leidet unter lieblos gestalteten Formularen.

Oft fehlt es kleinen und mittleren Unternehmen ohne kaufmännische Software zudem an aktuellen Daten zur Auslastung der Produktion. Somit kann auf kurzfristige Bestellungen nicht adäquat reagiert werden. Im schlimmsten Fall müssen sogar Aufträge abgesagt werden.

Fazit – Potenziale besser nutzen

Auch die besten Datenjongleure, die Abschlüsse mit Excel-Tabellen erstellen und dicke Aktenordner erstellen, werden, in dynamischen Unternehmen, eine Buchhaltungssoftware oder ein Warenwirtschaftssystem nicht ersetzen können. Wer sich als Unternehmer bei Finanzfragen nur auf vage Annahmen und sein Gefühl verlässt, handelt nicht unternehmerisch und spart letztlich am falschen Ende.

Wie es besser gehen kann, zeigen wir in diesem Video-Tutorial:

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