Kostenrechnung 2.0 – Wie moderne Software die Unternehmens­kosten optimiert

Unabhängig von der Unternehmens­größe ist die Kosten­rechnung eines der wichtigsten betriebs­wirtschaftlichen Instrumente und bildet die Grundlage, um den Unternehmens­erfolg zu messen und interne Informationen für unternehmerische Entscheidungen bereitzustellen. Die Kosten­rechnung ist für jedes Unternehmen von großer Bedeutung. Es ist wichtig zu wissen, welche Arten von Kosten entstehen, wo sie entstehen, wer sie trägt und wie hoch der fixe und variable Teil der Kosten ist. Die aus der Kosten­rechnung resultierende Kosten­analyse bildet zudem die optimale Basis für die Aufstellung eines Unternehmens­plans. Sie gibt Aufschluss darüber, was wie viel kostet, wo und wofür die verschiedenen Kosten angefallen sind und vermittelt einen schnellen Überblick über die Kosten und Erlöse im Unternehmen. Moderne Software ist das grundlegende Werkzeug für die Kosten­rechnung 2.0 und hilft die Unternehmens­kosten strategisch sinnvoll zu optimieren. In diesem Blog­beitrag erfahren Sie mehr über die Vorteile und Möglichkeiten der Kosten­rechnung 2.0.

Definition von Kosten­rechnung und Kosten­rechnungs­software

Die Kosten­rechnung, auch als Kosten- und Leistungs­rechnung oder KLR bekannt, ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungs­wesens. Ihr Zweck besteht darin, Informationen zur Planung, Kontrolle und Entscheidungs­findung in Bezug auf Kosten und Erlöse eines Unternehmens bereitzustellen. Die Kosten­rechnung erfasst dabei alle Kosten­arten eines Unternehmens und ermittelt, wo und wofür diese Kosten angefallen sind. Kosten­rechnung ermittelt die Selbst­kosten die bei der Produktion von Gütern und Dienst­leistungen entstehen und ist dadurch ein wichtiges Instrument zur Preis­kalkulation.

Im Gegensatz zur Buch­haltung, die neben den betrieblichen Einnahmen und Ausgaben vorgeschriebene Bewertungs­grundsätze einzuhalten hat, stehen bei der Kosten­leistungs­rechnung tatsächlich entstandene Kosten im Fokus. Dabei konzentrieren sich die verschiedenen Arten der Kosten­rechnung jeweils auf einen Kosten­punkt innerhalb des Unternehmens und zeigen, ob die inner­betrieblichen Abläufe den erwünschten Effekt haben und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Mitarbeiter im Rechnungs­wesen arbeiten mit der Kosten­rechnung und ordnen die Kosten­stellen oder Kosten­träger bei der Erfassung von Buchungen zu. Dabei können Einstellungen an den Konten und den Verteilungs­schemata vorgenommen werden. Die Unternehmens­führung verwendet die Kosten­rechnung, um die Wirtschaftlichkeit verschiedenster Prozesse und Abteilungen zu ermitteln.

Im Gegensatz zur Finanz­buchhaltung, dem externen Rechnungs­wesen, in der man sich strikt an gesetzliche Vorgaben halten muss und die auf dem Konten­plan basiert, können in der Kosten­rechnung, dem internen Rechnung­swesen, individuelle Bewertungen, Verrechnungen und Zuordnungen zu Kosten­stellen, Kosten­trägern und Kosten­arten erfolgen. So können wichtige Fragen wie der Deckungs­beitrag der verschiedenen Produkt­linien oder die anfallenden Kosten in den einzelnen Abteilungen beantwortet werden. Die Kosten­rechnung dient somit der Planung und Kontrolle der Kosten und Leistungen des Unternehmens und stellt wichtige Kennzahlen für strategische Entscheidungen bereit.

Warum Software in der Kostenrechnung sinnvoll ist

Eine Software für die Kosten­rechnung ist für jedes Unternehmen sinnvoll, da die Kosten­rechnung die Planung und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Betriebes misst, eine sachgerechte Kalkulation und die Kontrolle, Steuerung und Dokumentation ermöglicht. Mit einer Software können Sie Ihr Sortiment und Ihre Produktions­programme überprüfen sowie das Budget einzelner Kostenstellen planen.

Ob großes oder kleines Unternehmen, eine Software für die Kosten­rechnung ist eine lohnende Investition.

Drei Stufen der Kosten­rechnung

Kosten­arten­rechnung

Die Kosten­arten­rechnung dient der systematischen und vollständigen Erfassung von Kosten. Sie zeigt auf, welche Kosten in welcher Höhe entstanden sind. Dabei werden angefallene Kosten von den Leistungen getrennt und ihrem Ursprung zugeordnet. Die Gliederung und Charakterisierung kann nach Produktions­faktoren wie z. B. Material und Personal­kosten oder funktions­orientiert nach z. B. Beschaffung, Fertigung, Vertrieb usw. erfolgen. Darüber hinaus können die Kosten­arten danach eingeteilt werden, wie sie erfasst werden, wie sie auf die Kosten­träger verrechnet werden und in welcher Form sie von der jeweiligen Bezugs­größe abhängig sind.

Kosten­stellen­rechnung

Die Kosten­stellen­rechnung beantwortet die Frage an welcher Stelle welche Kosten anfallen.  Sie ist die Verbindung zwischen der Kosten­arten­rechnung und der Kosten­träger­rechnung. Dabei wird ein Unternehmens­bereich als eine Kosten­stelle angesehen, die unterschiedlich gegliedert werden kann. Mithilfe der Kosten­stellen­rechnung ist eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit möglich, die über die Grenzen der einzelnen Abteilungen hinausgeht. Unternehmer erhalten einen globalen Überblick zu sämtlichen Kosten und ihren Ursprüngen.

Kosten­träger­rechnung

Die Kosten­träger­rechnung beantwortet die Frage, wofür die Kosten angefallen sind. Die Zurechnung der angefallenen Kosten auf die Leistung dient der Ermittlung der Herstell- und Selbst­kosten. Bei den Kosten­trägern handelt es sich um die gefertigten Produkte, Projekte, Prozesse, Kunden oder angebotenen Dienstleistungen des Unternehmens. Die Kosten­träger­rechnung ermittelt die Stück­kosten eines Kosten­trägers und liefert Informationen darüber, ob sich die Fertigung und der Verkauf der Produkte rentieren. Dabei gibt es neben der Kosten­träger­stückrechnung auch die Kostenträger­zeitrechnung, bei der die anfallenden Kosten einzelnen zeitlichen Perioden zugewiesen werden.

Nach Abschluss der Kosten­rechnung weiß der Unternehmer, ob Herstellung und Verkauf des Produkts wirtschaftlich lohnenswert sind. Die drei Stufen der Kosten­rechnung helfen dabei, sämtliche Kosten­arten zu erfassen und zu analysieren, um Entscheidungen über die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens treffen zu können.

Möglichkeiten und Funktionen von Kosten­rechnungs­software

Der Einsatz einer Kosten­rechnungs­software unterstützt die betriebliche Steuerung und Planung. Der Vergleich geplanter Kosten (Soll-Kosten) zu den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) ist auf Knopf­druck möglich. Diverse Auswertungs­möglichkeiten können die Basis für Entscheidungen bilden und zukünftige unternehmensbezogene Beschlüsse vorbereitend beeinflussen. In diesem Kapitel werden wir uns genauer mit den Funktionen der Kosten­rechnungs­software auseinandersetzen und ihre Bedeutung erläutern.

Erfassung und Analyse von Kosten

Die Software bietet vielfältige Möglichkeiten zur automatisierten Erfassung und Verteilung von Kosten und Leistungen. Neben den Kosten­arten, Kosten­stellen und Kosten­träger sind auch Hilfskosten­stellen (auch genannt Vorkosten­stellen) und Hilfs- oder Vorkosten­träger verwendbar. Mithilfe einer Kosten­rechnungs­software können Sie Ihre Kosten schnell und einfach verteilen. Je nach Aufbau der Kosten­rechnung können beispielsweise die Verteilung der Kosten aus den Vorkosten­stellen auf die Endkosten­stellen über die Umlage­verfahren Block / Anbau­verfahren oder über das Treppen / Stufenleiter­verfahren durchgeführt werden. Ebenso unterstützt die Software die Verteilung nach dem Gleichungs­verfahren, welches für die Verteilung alle Leistungs­beziehungen berücksichtigt.  Die Verteilungs­schemata können frei definiert werden. In einem weiteren Schritt erfolgt die automatische Kosten­verteilung sowie das Kosten­splitting. Je nach gewähltem Schema werden die Kosten­stellen auf die Kosten­träger umgelegt. Es besteht die Möglichkeit, die Verteilungen jeweils prozentual, ergebnis­abhängig, umsatz­abhängig und kostenarten­abhängig vorzunehmen.

Kalkulation von Produkt- und Herstellungs­kosten

Die Kalkulation ist Grundlage für Preis­festsetzungen, Bestands­bewertungen, Ergebnis­ermittlungen oder auch Beschaffungs­entscheidungen. Sie kann zu unterschiedlichen Zeit­punkten relevant sein, z.B. als Angebots-, Zwischen – oder Nach­kalkulation. Hierbei geht es z.B. darum, die Kosten für ein Produkt oder eine Dienst­leistung zu ermitteln und in Relation zum Verkaufs­preis zu setzen. Die für die jeweilige Kalkulations­methode anzuwendenden Ansätze entnehmen Sie den Auswertungen ihrer Kosten­rechnungs­software.

Planung und Budgetierung von Kosten

Auch in der Planung und Budgetierung von Kosten unterstützt Sie die Software. Die Planung und Budgetierung von Kosten ist eine wichtige Funktion der Kosten­rechnung, die zur Kontrolle der Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens beiträgt. Durch einen Soll-Ist-Vergleich können Abweichungen zwischen den geplanten (Soll-Kosten) und den tatsächlich angefallenen Kosten (Ist-Kosten) rechtzeitig erkannt und zeitnah beeinflusst werden. Der Soll-Ist-Vergleich stellt somit wichtige Informationen für unternehmerische Entscheidungen bereit und hilft dabei, einen kühlen Kopf zu bewahren.

Bereitstellung von Informationen für betriebliche Entscheidungen

Die Kosten­rechnungs­software bietet einen Echtzeit-Überblick über die entstandenen Kosten und ermöglicht eine individuelle Zuweisung von Kosten und Leistungen auf Kosten­stellen und -träger. Dadurch behalten Sie stets den Überblick darüber, welche Kosten­arten in welcher Höhe entstehen und wie hoch der variable und fixe Anteil dieser Kosten ist. Die betriebs­wirtschaftlichen Auswertungen Ihrer Kosten­rechnung wie Budget­abrechnungen, Betriebs­abrechnungsbögen oder Deckungs­beitragsrechnung bieten Ihnen fundierte Informationen für unternehmerische Entscheidungen. So erfahren Sie beispielsweise, welches Produkt den meisten Profit bringt und welches nicht den Erwartungen entspricht. Mithilfe der Kosten­rechnungs­software erhalten Sie alles aus einer Hand und können somit effizientere und fundierte Entscheidungen treffen.

Vorteile der Kosten­rechnungs­software

Zeit- und Kosten­ersparnis

Die rasche Erstellung von Kosten­stellen­berichten und die Anreicherung mit monatlichen Plandaten sparen Zeit. Die Software kumuliert die Ist- und Solldaten und weist die Abweichung vom Plan in einer Extra­spalte aus, was eine schnellere Analyse ermöglicht. Zudem bietet die verursachungs­gerechte Zuordnung von Kosten einen großen Mehrwert. In der Kosten­rechnung kann man Kosten­stellen einfach umlegen und somit die entsprechenden Daten auf alle anderen Kosten­stellen übertragen. Über Umlage­schlüssel können Anwender genau definieren, nach welchen Kriterien umgelegt werden soll. Insgesamt führt die Nutzung einer Kostenrechnungs­software zu einer effizienteren Arbeits­weise und somit zu einer Zeit- und Kosten­ersparnis.

Transparenz und Überblick

Eine Kostenrechnungs­software schafft Kosten­transparenz und steigert das Kosten­bewusstsein in allen Ebenen des Unternehmens. Dadurch können Optimierungs­potenziale aufgedeckt und Anpassungen im Unternehmens­prozess erfolgen, die den Erfolg nachhaltig erhöhen. Das Controlling wird von allen Arten der Kosten­rechnung beflügelt, jedoch ist die Kosten­stellenrechnung der beste Ansatz, um eine transparente Auskunfts­systematik zu etablieren. Durch eine klare Darstellung und Analyse der Kosten­struktur in verschiedenen Berichts­formaten ermöglicht die Kosten­rechnungs­software einen schnellen Überblick über die Finanz­situation des Unternehmens.

Automatisierung von Prozessen

Eine weitere bedeutende Stärke der Kosten­rechnungs­software ist die Automatisierung von Prozessen. Durch die Verknüpfung mit anderen Systemen wie dem ERP können die Daten direkt und automatisch in die Kosten­rechnung übertragen werden. Dadurch entfällt die manuelle Übertragung von Daten und der Aufwand für die Daten­eingabe wird minimiert. Des Weiteren ist es möglich, mithilfe von Automatisierungs­tools wie Daten­tabellen Standard­workflows zu erstellen, die für unterschiedliche Mandanten genutzt werden können, ohne dass hierfür Programmier­kenntnisse notwendig sind. Durch die Standardisierung von Prozessen lassen sich nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern es wird auch die Fehler­anfälligkeit reduziert. So können Unternehmen schrittweise ihre Buch­haltung digitalisieren und die Vorteile der Automatisierung für sich nutzen.

Auswertung

Ein weiterer Vorteil einer Kostenrechnungs­software liegt in der umfangreichen Auswertung von Leistungs­daten. Hierbei können etwa Bezugs­größen wie Personal- und Maschinen­stunden direkt aus dem Produktions­system an die Kosten­rechnung gemeldet werden, um so einen detaillierten Einblick in die Inanspruchnahme der Kosten­stelle durch die Fertigungs­aufträge zu erhalten. Das ermöglicht Entscheidern, gezielt z.B. die Arbeits- und Maschinen­stunden einer Fertigungs­kostenstelle zu überwachen und zu steuern. Eine Kostenrechnungs­software bietet somit umfassende Möglichkeiten für eine fundierte und präzise Auswertung der Leistungs­daten.

Bessere Entscheidungsgrundlage

Eine moderne Kostenrechnungs­software kann eine wertvolle Entscheidungs­grundlage für das Management eines Unternehmens liefern. Die Kosten­rechnung stellt dabei wichtige Informationen für betriebliche Entscheidungen bereit. Die Ergebnisse der Kosten­rechnung dienen der Unternehmens­führung zur Weiter­entwicklung der Unternehmens­strategie, da sie Auskunft über die Kosten und Erlöse einzelner Produkte geben. So kann beispielsweise die Preis- und Vertriebs­politik analysiert und optimiert werden. Durch die Verwendung einer Kosten­rechnungs­software wird somit eine bessere Entscheidungs­grundlage für eine erfolgreiche Unternehmens­steuerung geschaffen. Mit der Möglichkeit, innerhalb der Kosten­rechnung mit beliebig vielen Planversionen zu arbeiten, können Entscheidungen schneller getroffen werden.

Best Practices bei der Nutzung von Kosten­rechnungs­software

Integration mit ERP-System

Eine der Best Practices bei der Nutzung von Kosten­rechnungs­software besteht darin, auf eine nahtlose Integration mit einem ERP-System zu setzen. Denn ein ERP-System mit integrierter Kosten­rechnung bietet zahlreiche Vorteile. So können Daten wie Fertigungs-, Personal- und Maschinen­zeiten innerhalb der Kosten­rechnung im Sinne einer Leistungs­verrechnung auf die entsprechenden Fertigungs­aufträge abgerechnet werden. Die Verrechnungs­mengen lassen sich nachfolgend mit entsprechenden Kalkulations­sätzen bewerten, sodass Anwender im Rechnungs­wesen beispielsweise einen Leistungs­ausweis für geleistete Stunden vornehmen können, um diese Analysen für die Kalkulation heranzuziehen. Darüber hinaus ermöglicht eine integrierte Kosten­rechnung auch Teil­kosten­rechnungen und bietet einen komfortablen Überblick über sämtliche Buchungen, die auf eine Kosten­stelle gelaufen sind. Durch die Verbindung mit anderen Anwendungen im ERP-System erhalten Anwender im Rechnungs­wesen ein Höchstmaß an bereichs­übergreifender Transparenz, was insbesondere in Zeiten zunehmender Anforderungen an den Mittelstand und den internationalen Wett­bewerb wettbewerbs­entscheidend sein kann. Weiterhin ist der Einführungs- und Pflege­aufwand gering, da die Kosten­rechnung ausschließlich mit Informationen arbeitet, die sie aus den vorgelagerten Systemen bezieht. Eine intuitive Bedien­barkeit und hohe Benutzer­freundlichkeit unterstützen zusätzlich den Arbeits­ablauf.

Daten­sicherung und Gesetzes­konformität

Ein essenzieller Part bei der Nutzung von Kosten­rechnungs­software sind die Daten­sicherung und die Gewährleistung der Gesetzes­konformität. Viele Unternehmen unterschätzen die Gefahr des Daten­verlustes und vernachlässigen die Daten­sicherung durch unregelmäßige Back­ups. Die Gründe hierfür liegen oft in mangelnder Zeit und unzureichenden personellen oder finanziellen Ressourcen. Doch die genauen Kosten durch einen Daten­verlust lassen sich nur schwer beziffern und können schnell explodieren, wenn defekte Hardware oder andere Faktoren dazu führen, dass der vorherige Zustand wiederhergestellt werden muss. Doch nicht nur der Betrieb trägt ein großes finanzielles Risiko durch den Verlust der Daten, auch die Verantwortlichen für die Daten­sicherheit haften unter gewissen Umständen straf­rechtlich. Unternehmen müssen zudem die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die Erstellung von Jahres­abschlüssen und Bilanzen sowie die Prinzipien der Finanz­behörden in den GoBD umsetzen. Dies sind absolute Basics eines ERP-System-Finance-Moduls, denen jedes Unternehmen gerecht werden muss. Daher ist es unerlässlich, sich eingehend mit dieser Thematik auseinanderzusetzen, um ein hohes Maß an Daten­sicherheit und Gesetzes­konformität zu gewährleisten.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kosten­rechnung für Unternehmen von großer Bedeutung ist, da sie durch die Zuordnung aller tatsächlich angefallenen Kosten zu einzelnen Kosten­trägern eine verbesserte Unternehmens­strategie ermöglicht. So können Sie leichter Entscheidungen bezüglich der Fokussierung auf bestimmte Produkte oder Dienst­leistungen treffen und deren Rentabilität überwachen. Die Kosten­rechnung deckt den Bereich des internen Rechnungs­wesens ab und ist unabhängig von der Unternehmens­größe eines der wichtigsten betriebs­wirtschaftlichen Instrumente. Die Einführung einer Kosten­rechnung kann oft aufgrund der Integration mit anderen Systemen als zeitaufwendig und mühsam empfunden werden. Das Modul Kosten­rechnung von SelectLine bietet eine umfassende Lösung, die alle Kosten­rechnungs­informationen erfasst und auswertet. Unternehmen sollten sich daher von der integrierten Kosten­rechnung überzeugen lassen und den vollen Funktions­umfang der SelectLine Kosten­rechnung entdecken, um fundierte unternehmerische Entscheidungen zu treffen.