Anwendungs­beispiel [5] für das SelectLine RMA-Modul: Kostenpflichtige Reparatur

Die Verwaltung von Warenrücksendungen und Reparaturen ist bekanntlich eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit. Sowohl Art, Zeitpunkt und Zustand der eingegangenen Waren, die entstehenden Kosten, sowie die Absprachen mit dem Kunden müssen sehr genau dokumentiert werden. Dank des integrierten RMA-Moduls im Warenwirtschaftssystem von SelectLine können verschiedenste Szenarien übersichtlich und nachvollziehbar abgebildet und verwaltet werden.

Im letzten Artikel der Serie des SelectLine RMA-Moduls werden wir verdeutlichen wie Sie Vorgänge bearbeiten, bei denen eine kostenpflichtige Reparatur für den Kunden vorliegt.

Szenario 5 – Kostenpflichtige Reparatur

Herr Gerber nutzt seine Waschmaschine gelegentlich um untypische Gegenstände zu waschen. Ohne Vorwarnung macht sie plötzlich Schleifgeräusche.

Herr Gerber möchte von seinem Garantieanspruch Gebrauch machen und bringt sie zu seinem Händler „Hausgeräteservice Hertz“, zur Reparatur.

Herr Hertz nimmt das defekte Gerät von Herrn Gerber an, legt einen RMA-Vorgang anhand der vorhanden Rechnung an, erfasst die Fehlerbeschreibung und erstellt eine Eingangsbestätigung für Herrn Gerber.

Zur Überprüfung und Reparatur übergibt Herr Hertz die Waschmaschine mit der Fehlerbeschreibung an seinen Techniker, Herrn Küster. Dieser testet die Waschmaschine und kann den beschriebenen Fehler nachvollziehen.

Herr Küster zerlegt die Waschmaschine und stellt fest, dass sich ein langer Draht, der nicht von der Waschmaschine stammt, in der Wäschetrommel verfangen hat. Herr Küster informiert Herrn Hertz über den Sachverhalt und gibt ihm den Vorgang zur weiteren Bearbeitung zurück.

Herr Hertz teilt Herrn Gerber mit, dass der Defekt durch unsachgemäße Benutzung entstanden ist. Da Herr Gerber seine Waschmaschine gerne wieder benutzen möchte, beauftragt er die Reparatur.

Herr Hertz lässt die Waschmaschine von Herrn Küster reparieren und stellt die Reparatur Herrn Gerber in Rechnung. Herr Hertz schließt den Vorgang ab und Herr Gerber erhält seine funktionierende Waschmaschine zurück.

Step-by-Step-Anleitung im SelectLine RMA-Modul

-Legen Sie einen neuen RMA-Vorgang an.

Importieren Sie die Daten aus dem Beleg. Anhand der Rechnungsnummer werden die Daten des Kunden und des Artikels in den RMA-Vorgang übernommen.

Die Kontaktaktion „RMA-Eingangsbestätigung versenden“ erstellt ein Formular mit den Daten des Kunden und des Artikels um den Eingang des Artikels für den Kunden zu dokumentieren.

Setzen Sie den Status auf „Aufgenommen“.

Setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“.

Wählen Sie die Kontaktaktion „Fehler nachvollzogen“ aus.

Wählen Sie die Kontaktaktion „Journaleintrag“ aus. Diese dient zum Erfassen von beliebigen Informationen zum Vorgang bzw. Artikel, z.B. der Dokumentation der Fehlerursache.

Setzen Sie den Status ggf. auf „Abgelehnt“.

Wählen Sie die Kontaktaktion „Journaleintrag“ aus. Diese dient zum Erfassen von beliebigen Informationen zum Vorgang bzw. Artikel, z.B. der Dokumentation einer Korrespondenz mit dem Kunden.

Setzen Sie den Status auf „In Bearbeitung“.

Die Belegaktion Ausgang „Rechnung für Dienstleistung“ erstellt eine Rechnung mit frei wählbaren Positionen.

Setzen Sie den Status auf „Abgeschlossen“.