Der digitale Kassenbon: trotz Bonpflicht Geld und Ressourcen sparen

Krapfen mit aufgedrucktem Kassenbon, Wäscheleinen voller Belege quer durch das Restaurant gespannt und körbeweise ausgedruckte Bons vor der Theke einer Bäckerei – die Kassensicherungsverordnung hat bereits mit Ihrer Einführung für Aufsehen gesorgt. Neben der Notwendigkeit einer technischen Sicherheitseinrichtung für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme stand die Belegausgabepflicht im Fokus der Gesetzesänderung von 2020. Um Transparenz im Kampf gegen Steuerbetrug zu schaffen, muss ein Bon seither nicht nur zusätzliche Informationen enthalten, sondern auch seine Ausgabe ist verpflichtend – egal ob der Kunde ihn mitnimmt, oder nicht. Dies bedeutet nicht nur eine deutlich gesteigerte Belastung für die Umwelt, sondern auch höhere Kosten für den Einzelhandel.

Doch es gibt eine einfache Lösung: den digitalen Kassenbon.

Kassengesetz sieht vor, dass Belege in elektronischer oder Papierform ausgestellt werden können

Bereits zum Erlass der Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, haben wir in mehreren Beiträgen auf unserem Blog über die daraus resultierenden zahlreichen Änderungen für Kassenbesitzer berichtet. Ziel des Gesetzes ist es, die Manipulation von Kassen zu erschweren und so dem Steuerbetrug entgegenzuwirken. Durch den Abgleich von Kassensoftware und Bon können Geschäftsvorfälle leichter geprüft und nachvollzogen werden. Bereits mit dem Inkrafttreten des Gesetzes hat sich das Bundesfinanzministeriums für eine technologie-neutrale Belegausgabepflicht ausgesprochen. Es bleibt den Kasseninhabern somit freigestellt, wie sie die Belege den Kunden übermitteln. Eine Ausgabe per Mail, NFC, QR-Code oder klassisch auf Papier ist somit möglich und gesetzlich zulässig.

Vorteile des digitalen Kassenbons

Umweltschutz

• Mit einem digitalen Kassenbon entfällt die Belastung für Umwelt und Mensch durch überflüssiges Thermopapier und Unternehmer haben die Chance, sich nachhaltig und umweltbewusst am Markt zu positionieren. Durch die KassenSichV notwendigen zusätzlich aufgedruckten Informationen werden die klassischen Kassenbons immer länger. Das sorgt nicht nur für einen rasanten Zuwachs an Müll, sowohl bei den Händlern als auch bei den Kunden, sondern schädigt auch Umwelt und Gesundheit. Die meisten Kassensysteme verwenden sogenanntes Thermopapier, welches nicht in das Altpapier, sondern in den Sondermüll gehört. Zusätzlich enthält es gesundheitsschädliche Substanzen, welche von der EU als besorgniserregend eingestuft werden. Zwar gibt es mit dem blauen Kassenbon mittlerweile eine umweltfreundlichere Alternative, unnützer Müll fällt jedoch trotzdem an.

Kosten sparen

• Längere Kassenzettel bedeuten einen gesteigerten Verbrauch an Bonpapier. Ganz gleich, ob Sie sich für das herkömmliche Thermopapier oder die neue blaue Variante entscheiden, die Kosten steigen. Der digitale Kassenbon kann hier, dank günstigen Lösungen, wie dem SelectLine Kassensystem, einen weiteren Vorteil ausspielen.

Durchblick im Portmonee

• Digitale Kassenbons helfen bei der einfachen Verwaltung und Archivierung. Das hilft Kunden dabei, den Überblick zu behalten und Belege für Garantiefälle aufzubewahren.

Kontaktloser Bezahlvorgang

• Mit wachsender Popularität des kontaktlosen Bezahlens ist der digitale Kassenbon die logische Weiterentwicklung, um einen gänzlich digitalen Ablauf an der Kasse umzusetzen. Von der dadurch gewonnenen Zeitersparnis profitieren sowohl Händler als auch Kunden.

Kundenbindung stärken

• Der digitale Kassenbon bietet die Möglichkeit, gezielt Informationen an den Kunden weiterzugeben. So kann der Kassenbon beispielsweise um interessante Neuigkeiten und aktuelle Angebote erweitert werden. Das bringt nicht nur dem Kunden einen Mehrwert, sondern stärkt auch gleichzeitig die Bindung zum Händler und verbessert das Einkaufserlebnis.

Welche Voraussetzungen muss der digitale Kassenbon erfüllen?

Um den Vorgaben des Bundesfinanzministeriums zu entsprechen, muss ein digitaler Kassenbon einige Vorgaben erfüllen:

Kosten

Der Beleg muss mit kostenfreier Standardsoftware lesbar sein

Format

Gängige Formate genügen den Anforderungen. Dazu zählen: PDF, JPG, PNG

Übertragung

Die Übertragung erfolgt via QR-Code, Download-Link, NFC, SMS oder E-Mail

Weiterhin müssen folgende Informationen auf jedem Kassenbon vorhanden sein, ganz gleich ob digital oder Papierbeleg:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Datum
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände / Umfang und Art der erbrachten Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag bzw. Steuersatz
• Betrag je Zahlart

TSE Signaturdaten*

• Zeitpunkt des Beginns und Endes der Abrechnung
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Sicherheitsmoduls
• Signaturzähler
• Prüfwert

*Verwenden Unternehmen noch eine nicht aufrüstbare „Altkasse“ ohne TSE, wird bis zum 31.12.2022 auf die Angabe der nachfolgenden Daten verzichtet. Weiterführende Informationen zum Kassengesetz für mehr Steuergerechtigkeit bietet das Bundesfinanzministerium.

Der digitale Kassenbon mit SelectLine

Mit der SelectLine haben wir einen einfachen und kostengünstigen Weg geschaffen, um digitale Belege zu erstellen und an die Kunden weiterzugeben. Hierfür wird ein QR-Code generiert, der dem Kunden auf einem Display angezeigt wird. Dieser muss den Code nun nur noch mit seinem Telefon scannen und kann den Bon herunterladen. Ihr Vorteil? Alles aus einer Hand: Kassensystem, Warenwirtschaft, Terminal und digitaler Kassenbon. Zusätzliche Software entfällt, Systembrüche werden vermieden. Das schont nicht nur die Nerven, sondern auch den Geldbeutel. Unser digitaler Bon basiert auf einer einfachen Druckvorlage, wodurch Ihnen umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten durch den Formulareditor zur Verfügung stehen.

Sie möchten die SelectLine Kassensoftware und ihre vielfältigen Möglichkeiten kennenlernen? Dann testen Sie unsere Angebote ganz unverbindlich.

Zusammenfassung

Gut für Umwelt und Gesundheit: der digitale Kassenbon ist die gesetzeskonforme Alternative zum Papierbeleg und schont dabei Ressourcen. Auch wenn sein analoger Compagnon aktuell noch nicht wegzudenken ist, wird die Verbreitung und auch Akzeptanz des digitalen Kassenbons immer weiter zunehmen. In puncto Archivierung und Verwaltung ist er den herkömmlichen Bons bereits weit überlegen. Auch im Geldbeutel der Händler macht sich ein Unterschied bemerkbar. So lassen sich mit dem digitalen Kassenbon von SelectLine im Vergleich zum Thermopapier bis zu 80 % der monatlichen Kosten einsparen.