Neues in Version 23.2 I Nützliche Funktionen für effizientere Abläufe

Mit unserer Version 23.2 konnten wir wieder viele Wünsche aus dem SelectLine Uservoice erfüllen. Einige davon sowie andere nützliche Funktionen stellen wir Ihnen in diesem Blogbeitrag einmal genauer vor.

Produkt­übergreifend

Drag-and-drop im SelectLine DMS

Arbeits­prozesse optimieren und dadurch noch mehr Zeit sparen. Klingt gut, oder? Um Ihnen die Arbeit so leicht wie möglich zu machen, haben wir die Archivierung per Drag-and-drop noch effizienter gestaltet. Ziehen Sie nun bei der Archivierung einen Datensatz auf den Archiv­bereich in der Waren­wirtschaft, wird die Datei direkt in der passenden Kunden- oder Lieferanten­akte abgelegt und sogar auto­matisch verschlag­wortet. Das beschleu­nigt nicht nur den Archivierungs­prozess externer Dokumente, sondern spart auch bei der späteren Suche wertvolle Zeit. 

Waren­wirtschaft

Belegausgabe

Wie bereits eingangs erwähnt, konnten wir mit der Version 23.2 wieder einige Wünsche aus dem User­voice erfüllen. So wurde in den Stamm­daten für Kunden und Lieferanten das Baum­menü erweitert. Dort finden sie ab sofort den Menü­punkt „Beleg­ausgabe“, über den für jeden Belegtyp spezielle Ausgabe­eigen­schaften konfiguriert werden können. Neben dem Versand­format können dabei individuelle E-Mail-Adressen oder auch eine bevorzugte Druck­vorlage bei E-Mail-Versand konfiguriert werden. Das ist besonders praktisch, wenn Sie mit den einzelnen Abteilun­gen eines Kunden unterschiedliche Absprachen getroffen haben. Während die Buch­haltung des Kunden bereits den neuesten Standards folgt und Rechnun­gen stets im ZUGFeRD Format erhalten möchte, hängt der Einkauf eher an den seit Jahren bestehenden Prozessen im Papier­format.  

Sämtliche Anpas­sungen für die Beleg­ausgabe werden dabei über einen eigenen Dialog vorgenommen. Sie können das Versand­format festlegen und darüber entscheiden, ob ein digitaler Versand per E-Mail als PDF oder als elektro­nisches Rechnungs­format erfolgen soll. Zusätzlich kann eine bevorzugte Druckvorlage für jeden Belegtyp hinterlegt werden, welche auch den Vorzug gegenüber Standard­druck­vorlagen und Druck­vorlagen aus Nutzer­vorgaben erhält. Auch in den Mandanten­einstellungen haben wir einen Bereich für die Beleg­ausgabe geschaffen. In diesem können Sie Versand­formate aktivieren und deaktivieren. Das hat zur Folge, dass ein deaktiviertes Format zwar noch genutzt werden kann, für zukünftige Konfigurationen aber nicht mehr als Versand­format zur Auswahl steht. So wird verhindert, dass versehentlich veraltete Formate weiter genutzt werden. 

Aktualisierung von Einkaufskonditionen über ausgewählte Belegarten

Wir haben die Aktua­lisierung von Einkaufs­konditionen für Sie flexibler gestaltet. Sie können nun selbst definieren, welche Belege für Anpas­sungen berück­sichtigt werden. Unter „EK-Aktuali­sierung“ in den Mandan­ten- und Artikel­einstellun­gen finden Sie die neuen Auswahl­möglich­keiten. So sichern Sie sich die größt­mögliche Flexi­bilität und passen Ihre Arbeits­abläufe Ihren indivi­duellen Bedürf­nissen an.

Aktuali­sierung von Einkaufs­konditionen bei Staffel­preisen

Nachdem Sie nun bereits erfahren haben, wie Sie die Einkaufs­konditionen für Lieferanten spielend leicht aktualisieren können, zeigen wir Ihnen jetzt, wie Sie die Lieferanten­konditionen aktualisieren, die über Staffel­preise verfügen. Bisher gab es hierfür keine Option. Mit der Version 23.2 stellen wir Ihnen jedoch gleich zwei Möglich­keiten zur Verfügung. Über die Mandan­tenoption „Aktualisierung der Lieferanten­kondition mit Staffel­preis“ können Sie die Einkaufs­konditionen nun automatisch oder auf Nach­frage aktualisiert werden. Auf Nach­frage bedeutet in diesem Fall, dass die Staffel­preise nach einer zusätzlichen Abfrage in einem extra Dialog aktualisiert werden, bei Haupt­preis und Konditionen erfolgt dies automatisiert.

Rechnungs­wesen

Digitale Belege – Memotext und OP-Belege

Auch im Rechnungswesen konnten wir wieder einige Wünsche aus dem Uservoice-Forum erfüllen, zwei davon stellen wir Ihnen im Rahmen der Versions­neuerungen einmal genauer vor. Dieser hilft dabei, dass Sie zukünftig keine wichtigen Infor­mationen zu Ihren Kreditoren mehr vergessen. Denn beim Buchen eines digitalen Beleges wird Ihnen jetzt ein Hinweis­text zum jeweiligen Kreditor angezeigt. Dieses Memofeld können Sie in den Stamm­daten mit Infor­mationen befüllen, die Ihnen dann beim Buchungs­vorgang wieder erscheinen. Unser zweiter erfüllter Wunsch ist der Hinweis auf bereits verwendete OP-Belege. Beim Einlesen von E-Rechnungen wird auf bereits vorhandene OP-Beleg­nummern geprüft und im Falle einer bereits erfassten gleichen Beleg­nummer ein Protokoll­eintrag hinterlegt. Zur Absicherung erfolgt ebenfalls eine Hinweis­meldung in der Buchung­serfassung. So können Sie auch bei der manuellen Kontierung eines digitalen Beleges auf die doppelte Erfassung eines OP-Beleges reagieren.