Wie gleicht SelectLine Bestellungen, Bestände und Artikel mit Shopify ab?

Was leistet die Shopify-Anbindung und welche Daten fließen wohin?

Die Shopify-Anbindung verbindet Ihren Shop mit SelectLine neo ERP in beide Richtungen. Artikel-, Preis- und Bestandsdaten pflegen Sie zentral in SelectLine und synchronisieren sie mit Shopify. Bestellungen aus Shopify werden automatisch an SelectLine übergeben. Die Rechnungsstellung erfolgt weiterhin zentral in SelectLine.

Stammdaten und Bestände pflegen Sie in SelectLine. Bestellungen kommen aus dem Shop, ihr Versand- und Zahlungsstatus geht an den Shop zurück.

Trackingnummern gehen standardmäßig von SelectLine an Shopify. Alternativ lassen sie sich aus Shopify importieren; dann meldet SelectLine keinen Versand mehr an den Shop. Optionale Bestelländerungen sind die einzige Stelle, an der die Anbindung eine Shop-Bestellung selbst ändert. Eine Zuordnungstabelle verknüpft jeden Datensatz im Shop eindeutig mit dem passenden Datensatz in SelectLine.

Wie oft wird abgeglichen?

Der Abgleich läuft zeitgesteuert in einzelnen Aufgaben, die Sie in den Shopify-Einstellungen planen oder jederzeit manuell starten. Die Intervalle sind frei einstellbar. Für einen mittelgroßen Shop empfehlen wir:

Die Aufgaben laufen nacheinander. Der Vollexport mit Bildern dauert mehrere Stunden und blockiert so lange auch den Bestellimport. Starten Sie ihn deshalb gezielt von Hand, etwa am Wochenende.

Welcher Bestand erscheint im Shop?

Standardmäßig geht an Shopify je Standort der Bestand abzüglich reservierter Mengen; der Abzug lässt sich abschalten. Nachkommastellen werden abgeschnitten, nicht gerundet: Aus 4,8 Stück werden 4. Welche SelectLine-Lager als Shop-Bestand zählen, legen Sie selbst fest.

Sonderfälle:

• Negative Bestände werden als 0 gemeldet.
• Bei Stücklisten zählt der Bestand der Komponenten.
• Inaktive und nicht für den Shop freigegebene Artikel melden 0.

Wie kommen Bestellungen in SelectLine an?

Jede Shopify-Bestellung wird als Beleg in SelectLine angelegt.

• Bezahlstatus: Standardmäßig werden nur bezahlte Bestellungen übernommen. Ausnahmen sind Zahlungsarten, die Sie für den Import freigeben (z. B. Rechnung oder Nachnahme), sowie B2B-Bestellungen mit Shopify Plus. Eine unbezahlte Bestellung geht nicht verloren: Sobald sie bezahlt ist, holt der nächste Lauf sie automatisch.
• Belegarten: In den Shopify-Einstellungen unter „Belege” legen Sie getrennt fest, welcher Belegtyp für Bestellungen, Vorkasse, Lieferschein, Gutschriften und Bestelländerungen entsteht.
• Kunden: Neue Shop-Kunden werden automatisch angelegt, ihre E-Mail-Adresse wird im Kundenstamm hinterlegt.
• Gutschriften und Stornos (optional, standardmäßig aus): Übernommen werden vollständig stornierte Bestellungen oder Gutschriften über den Tracking-Import. Erstattungen ohne Positionen, etwa Kulanzbeträge, werden übersprungen. Wir empfehlen, Gutschriften in der Regel direkt in SelectLine zu buchen und die Einstellung mit dem Support abzustimmen.

Wie entsteht die Rechnung?

Die Rechnungsstellung erfolgt weiterhin zentral in SelectLine. Welche Folgebelege wie Lieferschein und Rechnung aus der Bestellung entstehen, steuern Sie über die Beleg-Einstellungen. Der Versand an den Endkunden erfolgt in der Regel per E-Mail aus SelectLine, auf Wunsch auch als E-Rechnung in den gängigen Formaten wie ZUGFeRD, XRechnung oder ebInterface (Österreich).

Was passiert bei Fehlern?

Die Anbindung fängt typische Störungen selbst ab, nur echte Importfehler brauchen Ihre Aufmerksamkeit.

• Verbindungsabbrüche und Netzwerk-Timeouts: Die Anfrage wird alle 5 Sekunden wiederholt, bis die Verbindung wieder steht, dann läuft der Abgleich weiter. So lange warten die übrigen Aufgaben.
• Abgebrochener Lauf: Der nächste Lauf holt dieselben Bestellungen erneut ab. Bereits angelegte Belege erkennt er und überspringt sie, doppelte Belege entstehen nicht.
• Shopify-Anfragelimits: Die laufende Aufgabe pausiert automatisch und setzt danach fort.
• Fehler beim Import einer einzelnen Bestellung: Das gilt auch für einen kurzen Serverfehler. Der angefangene Beleg wird gelöscht, die Bestellung erhält in Shopify das Tag „ImportError”, und Sie werden per E-Mail benachrichtigt. Die Bestellung wird nicht automatisch wiederholt: Nach Klärung entfernen Sie das Tag, der nächste Lauf importiert sie dann.
• Bestellungen bewusst ausnehmen: Mit dem Tag „ImportIgnore” schließen Sie eine Bestellung vom Import aus.

Hinweis: Ein Lauf meldet auch dann Erfolg, wenn einzelne Bestellungen übersprungen wurden. Aktivieren Sie daher die E-Mail-Benachrichtigung oder prüfen Sie regelmäßig auf „ImportError”.

Voraussetzungen und Kosten

Die Shopify-Anbindung ist ein Zusatzmodul zu SelectLine neo ERP und kann 30 Tage kostenlos getestet werden.