Question 1

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Nein. Eine PDF-Datei ist eine digitale Rechnung, aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen (Norm EN 16931) – etwa als ZUGFeRD oder XRechnung. Gleiches gilt für Word-Dateien und eingescannte Papierrechnungen.

Question 2

Welche E-Rechnungsformate unterstützt SelectLine?

Accepted Answer

SelectLine unterstützt die EN 16931-Anforderungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD (XRechnung) – beide Formate werden aktiv und kontinuierlich weiterentwickelt.

Question 3

Was muss ich jetzt sofort tun?

Accepted Answer

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen empfangen können. Wenn Sie SelectLine in einer aktuellen Version nutzen, sind Sie dabei bereits auf der sicheren Seite.Für die Ausstellungspflicht gelten gestaffelte Fristen: Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € E-Rechnungen ausstellen. Für alle Unternehmen unter dieser Grenze verlängert sich die Übergangsfrist bis zum 31.12.2027 – ab 01.01.2028 gilt die Pflicht dann für alle ohne Ausnahme. Eine Übersicht der Fristen finden Sie im Abschnitt „Warum jetzt handeln?" weiter oben auf dieser Seite.Wir empfehlen, die Umstellung nicht auf die lange Bank zu schieben. Kontaktieren Sie Ihren regionalen SelectLine-Partner für die individuelle Einrichtung.

Question 4

Was ist die Leitweg-ID und wann brauche ich sie?

Accepted Answer

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die öffentliche Auftraggeber dem Rechnungsaussteller mitteilen. Sie ist bei XRechnungen an öffentliche Stellen Pflicht. In SelectLine hinterlegen Sie sie direkt im Lieferantenstamm unter „Digitale Belege".

Question 5

Warum wird der Steuerschlüssel beim Import nicht erkannt?

Accepted Answer

Den Steuerschlüsseln müssen eindeutige E-Rechnungs-Kategorien zugewiesen sein. Dies erfolgt unter Stammdaten → Steuerschlüssel → Konstanten. Ohne diese Zuordnung ist ein automatischer Import nicht möglich.

Question 6

Warum werden Artikel beim Import nicht erkannt?

Accepted Answer

Für die automatische Zuordnung muss Ihre Artikelnummer mit der des Lieferanten verknüpft sein – über die EAN/GTIN (Stammdaten → Artikel) oder die Lieferanten-Bestellnummer (Stammdaten → Artikel → Einkauf → Konditionen → Lieferantenbeziehungen).

Question 7

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für kleinere Unternehmen und Kleinunternehmer?

Accepted Answer

Die Empfangspflicht ab 2025 gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen – unabhängig von der Größe.Bei der Ausstellungspflicht sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG grundsätzlich ausgenommen: Da sie keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen sie auch keine umsatzsteuerliche E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ausstellen. Kleinunternehmer sind Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstiegen hat.Für alle anderen Unternehmen gelten gestaffelte Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € dürfen noch bis Ende 2027 in anderen Formaten ausstellen – ab 01.01.2028 gilt die Pflicht dann für alle ohne Ausnahme.

Question 8

Deckt SelectLine ERP, Dokumentenmanagement und CRM in einem System ab?

Accepted Answer

Ja. SelectLine ERP, SelectLine CRM und SelectLine DMS arbeiten auf demselben Datenbestand bzw. sind direkt auf SelectLine zugeschnitten – Kunden-, Beleg- und Dokumentendaten müssen nicht zwischen separaten Systemen synchronisiert werden.

Question 9

Kann ich später von On-Premise auf ein Hosting-Modell wechseln oder umgekehrt?

Accepted Answer

Da es sich technisch um dieselbe SelectLine-ERP-Software handelt, ist ein Wechsel zwischen einem selbst betriebenen und einem über einen Implementierungspartner gehosteten Rechenzentrums-Betrieb grundsätzlich möglich. Die konkrete Umsetzung – etwa Datenübernahme, Vertragslaufzeiten und Kosten – hängt vom jeweiligen Partner ab und sollte direkt mit ihm abgestimmt werden.

Question 10

Bietet SelectLine ERP eine Cloud- oder Hosting-Variante an?

Accepted Answer

SelectLine selbst bietet aktuell kein eigenes Cloud- bzw. Hosting-Angebot in einem SelectLine-eigenen Rechenzentrum an – SelectLine ERP ist im Kern eine On-Premise-Lösung auf Basis einer eigenen SQL-Server-Datenbank. Mehrere zertifizierte SelectLine-Implementierungspartner betreiben jedoch eigene Hosting-Lösungen, über die sich SelectLine ERP in einem Rechenzentrum betreiben lässt.

Question 11

Ist eine Cloud-ERP-Lösung automatisch DSGVO-konform?

Accepted Answer

Nein, das hängt vom Serverstandort und den vertraglichen Regelungen mit dem Anbieter ab. Ein Serverstandort innerhalb der EU erleichtert in der Regel die DSGVO-konforme Ausgestaltung, ersetzt aber keine individuelle Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags.

Question 12

Brauche ich für On-Premise-ERP eine eigene IT-Abteilung?

Accepted Answer

Nicht zwingend eine eigene Abteilung, aber ausreichende IT-Kompetenz für Wartung, Backups und Updates – entweder intern oder über einen IT-Dienstleister. Bei einer Cloud- bzw. Hosting-Lösung übernimmt diese Aufgaben typischerweise der Anbieter oder Hosting-Partner.

Question 13

Welches ERP-Modell ist günstiger – On-Premise oder Cloud?

Accepted Answer

Das hängt vom Betrachtungszeitraum ab: On-Premise ist meist mit einer höheren Anfangsinvestition verbunden, dafür können die laufenden Kosten geringer ausfallen. Cloud-Modelle haben in der Regel niedrigere Einstiegskosten, dafür laufende, planbare Abo-Gebühren über die gesamte Nutzungsdauer.

Question 14

Was ist der Unterschied zwischen On-Premise- und Cloud-ERP?

Accepted Answer

Bei On-Premise betreibt das Unternehmen Server und Datenbank selbst im eigenen Haus oder in einem selbst gewählten Rechenzentrum. Bei einer Cloud-Lösung übernimmt der Anbieter oder ein Hosting-Partner Betrieb, Wartung und in der Regel auch Updates, der Zugriff erfolgt über das Internet.

Question 15

Verhindert die Archivierung, dass ein Beleg versehentlich doppelt an DATEV übergeben wird?

Accepted Answer

Ja, allerdings über einen separaten Mechanismus: Exportierte Buchungssätze erhalten automatisch ein FIBU-Export-Datum und werden dadurch bei einem erneuten Export nicht noch einmal ausgegeben.

Question 16

Welche Archivsysteme unterstützen SelectLine ERP und SelectLine neo Finance für E-Rechnungen?

Accepted Answer

Für den Import und die automatische Archivierung von E-Rechnungen stehen die interne Ablage, SelectLine DMS und docuvita zur Auswahl. Systeme wie ELO oder EASY lassen sich zwar allgemein an SelectLine ERP anbinden und zum Archivieren (Ausgangsseite) nutzen, ein Zurücklesen bzw. Importieren von Belegen aus ihnen (Eingangsseite) ist jedoch nicht möglich. Für die automatische E-Rechnungs-Importarchivierung kommen sie deshalb nicht infrage.

Question 17

Was bewirkt das Festschreibungskennzeichen beim DATEV-Export?

Accepted Answer

Ist die Option „Exportierte Buchungen festschreiben” aktiv, wird für die exportierten Buchungssätze ein Festschreibungskennzeichen gesetzt. Der betreffende Buchungsstapel kann danach in der DATEV-Software nicht mehr verändert werden.

Question 18

Wie kommt der Steuerberater bei der DATEV-Übergabe an die zugehörigen E-Rechnungsbelege, nicht nur an die Buchungssätze?

Accepted Answer

Über die Option „Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen” im DATEV-Export wird zusätzlich zur CSV-Datei ein ZIP-Ordner mit einer XML-Datei und den Beleganhängen erzeugt. Jeder Buchungssatz erhält dafür eine Dokumenten-GUID, über die er in der XML-Datei mit seinem Beleg verknüpft ist.

Question 19

Kann ich stornierte oder korrigierte Buchungen für die Betriebsprüfung gesondert exportieren?

Accepted Answer

Ja. Der GoBD-Export in SelectLine neo Finance bietet die Option, stornierte Buchungen zusätzlich zu den Standarddateien mit auszugeben. Da Korrekturen in SelectLine neo Finance grundsätzlich über eine Stornobuchung mit Bezug zur Ursprungsbuchung erfolgen, lässt sich die vollständige Korrekturhistorie nachvollziehen.

Question 20

Wird die XML-Datei einer empfangenen E-Rechnung unverändert aufbewahrt?

Accepted Answer

Importierte E-Rechnungen werden automatisch in das eingerichtete Archivsystem übernommen (interne Ablage, SelectLine DMS oder docuvita). Bei der internen Ablage und bei docuvita erhält jedes Dokument eine Versionsnummer; eine nachträgliche Änderung erzeugt eine neue Version, die ursprüngliche Datei bleibt erhalten und wird nicht überschrieben.

Question 21

Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 im Kontext der Betriebsprüfung?

Accepted Answer

Die GoBD definieren drei Formen des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer: Z1 ist der unmittelbare Lesezugriff (der Prüfer arbeitet am System des Unternehmens), Z2 ist der mittelbare Zugriff (maschinelle Auswertung durch das Unternehmen auf Anforderung des Prüfers), und Z3 ist die Datenträgerüberlassung. SelectLine neo Finance unterstützt alle drei Zugriffsformen.

Question 22

Wer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich – SelectLine oder das Unternehmen?

Accepted Answer

Das Unternehmen ist verantwortlich; eine Verfahrensdokumentation erstellt der Anwender immer selbst. SelectLine Software GmbH trägt dazu unterstützende Unterlagen bei: eine technische Systembeschreibung, Angaben zu Freigabe- und Update-Prozessen sowie Nutzerhandbücher (als PDF und als Online-Hilfe unter hilfe.selectline.de). Die unternehmensspezifischen Teile – Nutzerberechtigungen, interne Abläufe, Archivierungslogik – müssen vom Unternehmen selbst dokumentiert und aktuell gehalten werden.

Question 23

Reicht es, Belege in einem separaten Ordner oder DMS abzulegen?

Accepted Answer

Nein. Die GoBD verlangen in Rz. 65 und 101 eine nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung. Ein Beleg in einem separaten Archiv ohne direkte Referenz zur Buchung erfüllt diese Anforderung nicht.

Question 24

Wie lange müssen Änderungsjournale aufbewahrt werden?

Accepted Answer

Das Änderungsjournal ist Teil der Buchführungsunterlagen und unterliegt der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.

Question 25

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsjournal und Änderungsjournal?

Accepted Answer

Das Buchungsjournal enthält alle Buchungsvorgänge in chronologischer Reihenfolge – es ist der klassische Buchungsnachweis. Das Änderungsjournal (Audit-Trail) protokolliert zusätzlich, was an bereits erfassten Buchungen geändert wurde. Beide sind GoBD-relevant, erfüllen aber unterschiedliche Nachweispflichten.

Question 26

Kann SelectLine neo Finance eine GoBD-Zertifizierung vorweisen?

Accepted Answer

Eine gesetzlich vorgeschriebene Software-Zertifizierung für GoBD-Konformität existiert nicht. Der IDW PS 880 ist ein freiwilliger Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, nach dem Software auf GoBD-Eignung geprüft werden kann. Das Modul Rechnungswesen in SelectLine neo Finance wurde zuletzt im Mai 2025 (Version 25.1.7) nach IDW PS 880 durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert; bereits 2022 galt dies für die Vorgängerversion.

Question 27

Ist ein Periodenabschluss in der GoBD explizit vorgeschrieben?

Accepted Answer

Die GoBD schreiben keinen „Periodenabschluss” als technischen Begriff vor. Sie verlangen jedoch in Rz. 100, dass abgeschlossene Buchungen unveränderlich sind und jede Änderung erkennbar bleibt. Ein Periodenabschluss ist die technisch sauberste Methode, diese Anforderung zu erfüllen. In SelectLine neo Finance erreichen Sie ihn über den Menüpfad Buchen → Periodenabschluss.

Question 28

Welche Software erfüllt die E-Rechnungspflicht gesetzeskonform?

Accepted Answer

SelectLine ERP unterstützt die gesetzlichen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD vollständig nach der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – SelectLine bildet diese Pflicht bereits heute vollständig ab. Auch die gestaffelte Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 (für Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz) und ab dem 1. Januar 2028 (für alle weiteren Unternehmen) deckt die Software ab. Über regelmäßige Updates hält SelectLine seine Kunden automatisch auf dem aktuellen gesetzlichen Stand, sodass bei künftigen Änderungen keine manuelle Nachrüstung nötig ist. Reine PDF- oder Word-Rechnungen erfüllen die Norm EN 16931 dagegen nicht und gelten nicht als gesetzeskonforme E-Rechnung.

Question 29

Was bedeutet digitale Belegverarbeitung?

Accepted Answer

Digitale Belegverarbeitung bezeichnet das automatisierte Erfassen, Prüfen und Verbuchen von Belegen wie Eingangsrechnungen, ohne dass Daten manuell abgetippt werden müssen. Bei E-Rechnungen werden Rechnungsaussteller, Beträge, Positionen und Steuersätze direkt aus dem strukturierten Datensatz ausgelesen und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.

Question 30

Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung ausreichend?

Accepted Answer

Nein. Eine reine PDF-, Word- oder Bilddatei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung, auch wenn sie inhaltlich alle Rechnungsangaben enthält. Erst ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

Question 31

Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?

Accepted Answer

XRechnung ist ein reines XML-Format und für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3b-Datei mit eingebetteter XML-Datei, die sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, sofern sie in einer aktuellen Version eingesetzt werden.

Question 32

Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl entscheidend?

Accepted Answer

Zu den wichtigsten Kriterien zählen Funktionsumfang, Branchenpassung, Bereitstellungsart und Kosten für Lizenzen und Implementierung. Wie diese Kriterien im Detail zu bewerten sind, hängt vom individuellen Unternehmen ab.

Question 33

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Accepted Answer

Der Empfang von E-Rechnungen ist im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis 2026/2027; ab 2028 sind nur noch Formate nach EN 16931 zulässig.

Question 34

Welchen Vorteil bietet ein zentrales ERP-System?

Accepted Answer

Ein zentrales ERP schafft mehr Transparenz, reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt für verlässlichere Abläufe im Tagesgeschäft.

Question 35

Was ist SelectLine neo ERP?

Accepted Answer

SelectLine neo ERP ist eine moderne ERP-Lösung im Abonnement, die speziell für die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen entwickelt wurde. Sie bietet umfassende Funktionen zur effizienten Verwaltung von Geschäftsprozessen und garantiert eine zukunftssichere Software mit Zugang zu den neuesten Funktionen und Technologien. Dadurch können Sie die ERP-Lösung optimal nutzen und schneller auf neue Marktanforderungen reagieren.

Question 36

Was ist ein ERP-System?

Accepted Answer

Die Ab­kür­zung ERP steht für En­ter­prise Res­sour­ce Plan­ning und be­zeich­net Softwarelösungen zur Ver­wal­tung und Steu­e­rung von Un­ter­neh­mens­pro­zes­sen. Ein ERP-System in­te­griert un­ter­schied­liche Un­ter­neh­mens­be­rei­che wie Wa­ren­wirt­schaft, Pro­duk­tions­pla­nung, Rech­nungs­we­sen und Kun­den­be­zieh­ungs­ma­nage­ment (CRM), um Abläufe effizient zu koordinieren.

Question 37

Welche Vorteile bietet ein ERP-System für KMUs?

Accepted Answer

ERP-Systeme wie SelectLine neo sind speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt. Sie helfen KMUs zentrale Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Warenwirtschaft, Controlling, Vertrieb und Marketing sowie die Produktion effizient zu steuern. Die nahtlose Integration dieser Bereiche in ein System steigert die Produktivität und reduziert Fehler.

Question 38

Was ist ein On-Premise-ERP-System?

Accepted Answer

Bei on-premise handelt es sich um ein Lizenz­mo­dell, bei dem die ERP-Soft­­ware auf firmen­eigener Hard­ware instal­liert und betrie­ben wird. Das hat den Vor­teil, dass An­wen­der die voll­stän­dige Kon­trolle über die Sof­t­ware und ihre Daten haben. Im Gegen­satz zu einem Cloud-ERP oder Hosted-ERP sind In­vesti­tionen in die eigene Hard­ware und Daten­sicher­heit not­wendig. Bei on-premise kann die Sof­t­ware gekauft oder über ein monat­liches Abo genutzt werden.

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Häufige Fragen

Deckt SelectLine ERP, Dokumentenmanagement und CRM in einem System ab?

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Kann ich später von On-Premise auf ein Hosting-Modell wechseln oder umgekehrt?

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Bietet SelectLine ERP eine Cloud- oder Hosting-Variante an?

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Ist eine Cloud-ERP-Lösung automatisch DSGVO-konform?

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Brauche ich für On-Premise-ERP eine eigene IT-Abteilung?

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Welches ERP-Modell ist günstiger – On-Premise oder Cloud?

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Was ist der Unterschied zwischen On-Premise- und Cloud-ERP?

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Verhindert die Archivierung, dass ein Beleg versehentlich doppelt an DATEV übergeben wird?

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Welche Archivsysteme unterstützen SelectLine ERP und SelectLine neo Finance für E-Rechnungen?

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Was bewirkt das Festschreibungskennzeichen beim DATEV-Export?

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Wie kommt der Steuerberater bei der DATEV-Übergabe an die zugehörigen E-Rechnungsbelege, nicht nur an die Buchungssätze?

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Kann ich stornierte oder korrigierte Buchungen für die Betriebsprüfung gesondert exportieren?

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Wird die XML-Datei einer empfangenen E-Rechnung unverändert aufbewahrt?

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Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 im Kontext der Betriebsprüfung?

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Wer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich – SelectLine oder das Unternehmen?

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Reicht es, Belege in einem separaten Ordner oder DMS abzulegen?

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Wie lange müssen Änderungsjournale aufbewahrt werden?

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Was ist der Unterschied zwischen Buchungsjournal und Änderungsjournal?

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Kann SelectLine neo Finance eine GoBD-Zertifizierung vorweisen?

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Ist ein Periodenabschluss in der GoBD explizit vorgeschrieben?

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Welche Software erfüllt die E-Rechnungspflicht gesetzeskonform?

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Was bedeutet digitale Belegverarbeitung?

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Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung ausreichend?

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Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?

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Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl entscheidend?

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Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

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Welchen Vorteil bietet ein zentrales ERP-System?

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Was ist SelectLine neo ERP?

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Was ist ein ERP-System?

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Welche Vorteile bietet ein ERP-System für KMUs?

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Was ist ein On-Premise-ERP-System?

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GoBD-konforme Buchhaltung und E-Rechnung mit SelectLine

Dokumentenmanagement