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ERP-Systeme verstehen, vergleichen und erfolgreich einführen – Grundlagen, Auswahlkriterien, Kosten und Vorgehen bei der ERP-Einführung im Mittelstand.

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Infrastruktur & Sicherheit

Systemvoraussetzungen, Datenbanken, Datensicherung, Datenschutz und IT-Sicherheit – Grundlagen für den sicheren Betrieb von ERP-Systemen.

Häufige Fragen

  • Was kostet die DATEV-Schnittstelle?

    Die Dateischnittstelle ist laut Leistungsübersicht 26.1 in SelectLine neo Finance Basic und Premium enthalten. Für den DATEV-Datenservice sind ein DATEV-Login und im DATEV-Shop gebuchte Datenservices erforderlich.

  • Verarbeitet DATEV die E-Rechnung selbst?

    In der Regel nicht. SelectLine überträgt die vollständige Kontierung mit den Buchungssätzen, der Archivbeleg wird als Beleg zur Buchung mitgegeben.

  • Kann ich Änderungen des Steuerberaters zurück ins Rechnungswesen übernehmen?

    Ja. Die Datei des Steuerberaters wird über den DATEV-Import eingelesen. Die Buchungen werden in einen neuen Buchungsstapel überführt, importiert werden nur Buchungen des aktuellen Wirtschaftsjahres.

  • Wie bekommt der Steuerberater den Beleg zum Buchungssatz?

    Über die Option “Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen” oder über den DATEV-Datenservice. Eine Dokumenten-GUID verknüpft Buchung und Beleg.

  • Was bewirkt das Festschreibungskennzeichen beim DATEV-Export?

    Es kennzeichnet die exportierten Buchungssätze so, dass der Stapel in der DATEV-Software nicht mehr verändert werden kann.

  • Wie oft muss ich Daten an den Steuerberater übergeben?

    Das legt SelectLine nicht fest. Der Export wird manuell ausgelöst, der XML-Export schlägt als Bis-Datum den letzten Tag des Vormonats vor.

  • Kann ich einen Export über den DATEV-Datenservice wiederholen?

    Nein. Ein Export über den DATEV-Buchungsdatenservice lässt sich nicht wiederholen. Zeitraum und Einstellungen sollten daher vor dem Bereitstellen geprüft werden.

  • Welche Voraussetzungen hat der DATEV-Datenservice?

    Ein DATEV-Login und die benötigten Datenservices, gebucht im DATEV-Shop. Der Buchungsdatenservice ist in Warenwirtschaft und Rechnungswesen verfügbar, der Rechnungsdatenservice 1.0 nur in der Warenwirtschaft. Im Kassenbuch wird der DATEV-Datenservice nicht unterstützt.

  • Welche Daten gehen an DATEV?

    Buchungssätze, Kontenbeschriftungen und Adressdaten. Belegbilder werden zusammen mit dem zugehörigen Beleg oder Buchungssatz übergeben, nicht einzeln.

  • Wie übergibt SelectLine neo Finance Buchungen an DATEV?

    Wahlweise als Datei im DATEV-Format (CSV, für Belege zusätzlich XML) oder online über den DATEV-Datenservice. Beim Datenservice werden die Daten mit der Schaltfläche “Bereitstellen” an das DATEV-Rechenzentrum übertragen.

  • Deckt SelectLine ERP, Dokumentenmanagement und CRM in einem System ab?

    Ja. SelectLine ERP, SelectLine CRM und SelectLine DMS arbeiten auf demselben Datenbestand bzw. sind direkt auf SelectLine zugeschnitten – Kunden-, Beleg- und Dokumentendaten müssen nicht zwischen separaten Systemen synchronisiert werden.

  • Kann ich später von On-Premise auf ein Hosting-Modell wechseln oder umgekehrt? 

    Da es sich technisch um dieselbe SelectLine-ERP-Software handelt, ist ein Wechsel zwischen einem selbst betriebenen und einem über einen Implementierungspartner gehosteten Rechenzentrums-Betrieb grundsätzlich möglich. Die konkrete Umsetzung – etwa Datenübernahme, Vertragslaufzeiten und Kosten – hängt vom jeweiligen Partner ab und sollte direkt mit ihm abgestimmt werden.

  • Bietet SelectLine ERP eine Cloud- oder Hosting-Variante an?

    SelectLine selbst bietet aktuell kein eigenes Cloud- bzw. Hosting-Angebot in einem SelectLine-eigenen Rechenzentrum an – SelectLine ERP ist im Kern eine On-Premise-Lösung auf Basis einer eigenen SQL-Server-Datenbank. Mehrere zertifizierte SelectLine-Implementierungspartner betreiben jedoch eigene Hosting-Lösungen, über die sich SelectLine ERP in einem Rechenzentrum betreiben lässt.

  • Ist eine Cloud-ERP-Lösung automatisch DSGVO-konform?

    Nein, das hängt vom Serverstandort und den vertraglichen Regelungen mit dem Anbieter ab. Ein Serverstandort innerhalb der EU erleichtert in der Regel die DSGVO-konforme Ausgestaltung, ersetzt aber keine individuelle Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags.

  • Brauche ich für On-Premise-ERP eine eigene IT-Abteilung? 

    Nicht zwingend eine eigene Abteilung, aber ausreichende IT-Kompetenz für Wartung, Backups und Updates – entweder intern oder über einen IT-Dienstleister. Bei einer Cloud- bzw. Hosting-Lösung übernimmt diese Aufgaben typischerweise der Anbieter oder Hosting-Partner.

  • Welches ERP-Modell ist günstiger – On-Premise oder Cloud?

    Das hängt vom Betrachtungszeitraum ab: On-Premise ist meist mit einer höheren Anfangsinvestition verbunden, dafür können die laufenden Kosten geringer ausfallen. Cloud-Modelle haben in der Regel niedrigere Einstiegskosten, dafür laufende, planbare Abo-Gebühren über die gesamte Nutzungsdauer.

  • Was ist der Unterschied zwischen On-Premise- und Cloud-ERP? 

    Bei On-Premise betreibt das Unternehmen Server und Datenbank selbst im eigenen Haus oder in einem selbst gewählten Rechenzentrum. Bei einer Cloud-Lösung übernimmt der Anbieter oder ein Hosting-Partner Betrieb, Wartung und in der Regel auch Updates, der Zugriff erfolgt über das Internet.

  • Verhindert die Archivierung, dass ein Beleg versehentlich doppelt an DATEV übergeben wird? 

    Ja, allerdings über einen separaten Mechanismus: Exportierte Buchungssätze erhalten automatisch ein FIBU-Export-Datum und werden dadurch bei einem erneuten Export nicht noch einmal ausgegeben.

  • Welche Archivsysteme unterstützen SelectLine ERP und SelectLine neo Finance für E-Rechnungen?

    Für den Import und die automatische Archivierung von E-Rechnungen stehen die interne Ablage, SelectLine DMS und docuvita zur Auswahl. Systeme wie ELO oder EASY lassen sich zwar allgemein an SelectLine ERP anbinden und zum Archivieren (Ausgangsseite) nutzen, ein Zurücklesen bzw. Importieren von Belegen aus ihnen (Eingangsseite) ist jedoch nicht möglich. Für die automatische E-Rechnungs-Importarchivierung kommen sie deshalb nicht infrage.

  • Was bewirkt das Festschreibungskennzeichen beim DATEV-Export? 

     Ist die Option „Exportierte Buchungen festschreiben” aktiv, wird für die exportierten Buchungssätze ein Festschreibungskennzeichen gesetzt. Der betreffende Buchungsstapel kann danach in der DATEV-Software nicht mehr verändert werden.

  • Wie kommt der Steuerberater bei der DATEV-Übergabe an die zugehörigen E-Rechnungsbelege, nicht nur an die Buchungssätze?

    Über die Option „Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen” im DATEV-Export wird zusätzlich zur CSV-Datei ein ZIP-Ordner mit einer XML-Datei und den Beleganhängen erzeugt. Jeder Buchungssatz erhält dafür eine Dokumenten-GUID, über die er in der XML-Datei mit seinem Beleg verknüpft ist.

  • Kann ich stornierte oder korrigierte Buchungen für die Betriebsprüfung gesondert exportieren?

     Ja. Der GoBD-Export in SelectLine neo Finance bietet die Option, stornierte Buchungen zusätzlich zu den Standarddateien mit auszugeben. Da Korrekturen in SelectLine neo Finance grundsätzlich über eine Stornobuchung mit Bezug zur Ursprungsbuchung erfolgen, lässt sich die vollständige Korrekturhistorie nachvollziehen.

  • Wird die XML-Datei einer empfangenen E-Rechnung unverändert aufbewahrt?

     Importierte E-Rechnungen werden automatisch in das eingerichtete Archivsystem übernommen (interne Ablage, SelectLine DMS oder docuvita). Bei der internen Ablage und bei docuvita erhält jedes Dokument eine Versionsnummer; eine nachträgliche Änderung erzeugt eine neue Version, die ursprüngliche Datei bleibt erhalten und wird nicht überschrieben.

  • Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 im Kontext der Betriebsprüfung?

    Die GoBD definieren drei Formen des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer: Z1 ist der unmittelbare Lesezugriff (der Prüfer arbeitet am System des Unternehmens), Z2 ist der mittelbare Zugriff (maschinelle Auswertung durch das Unternehmen auf Anforderung des Prüfers), und Z3 ist die Datenträgerüberlassung. SelectLine neo Finance unterstützt alle drei Zugriffsformen.

  • Wer ist für die Verfahrensdokumentation verantwortlich – SelectLine oder das Unternehmen?

    Das Unternehmen ist verantwortlich; eine Verfahrensdokumentation erstellt der Anwender immer selbst. SelectLine Software GmbH trägt dazu unterstützende Unterlagen bei: eine technische Systembeschreibung, Angaben zu Freigabe- und Update-Prozessen sowie Nutzerhandbücher (als PDF und als Online-Hilfe unter hilfe.selectline.de). Die unternehmensspezifischen Teile – Nutzerberechtigungen, interne Abläufe, Archivierungslogik – müssen vom Unternehmen selbst dokumentiert und aktuell gehalten werden.

  • Reicht es, Belege in einem separaten Ordner oder DMS abzulegen?

    Nein. Die GoBD verlangen in Rz. 65 und 101 eine nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung. Ein Beleg in einem separaten Archiv ohne direkte Referenz zur Buchung erfüllt diese Anforderung nicht.

  • Wie lange müssen Änderungsjournale aufbewahrt werden?

    Das Änderungsjournal ist Teil der Buchführungsunterlagen und unterliegt der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO.

  • Was ist der Unterschied zwischen Buchungsjournal und Änderungsjournal?

    Das Buchungsjournal enthält alle Buchungsvorgänge in chronologischer Reihenfolge – es ist der klassische Buchungsnachweis. Das Änderungsjournal (Audit-Trail) protokolliert zusätzlich, was an bereits erfassten Buchungen geändert wurde. Beide sind GoBD-relevant, erfüllen aber unterschiedliche Nachweispflichten.

  • Kann SelectLine neo Finance eine GoBD-Zertifizierung vorweisen?

    Eine gesetzlich vorgeschriebene Software-Zertifizierung für GoBD-Konformität existiert nicht. Der IDW PS 880 ist ein freiwilliger Prüfungsstandard des Instituts der Wirtschaftsprüfer, nach dem Software auf GoBD-Eignung geprüft werden kann. Das Modul Rechnungswesen in SelectLine neo Finance wurde zuletzt im Mai 2025 (Version 25.1.7) nach IDW PS 880 durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert; bereits 2022 galt dies für die Vorgängerversion.

  • Ist ein Periodenabschluss in der GoBD explizit vorgeschrieben? 

    Die GoBD schreiben keinen „Periodenabschluss” als technischen Begriff vor. Sie verlangen jedoch in Rz. 100, dass abgeschlossene Buchungen unveränderlich sind und jede Änderung erkennbar bleibt. Ein Periodenabschluss ist die technisch sauberste Methode, diese Anforderung zu erfüllen. In SelectLine neo Finance erreichen Sie ihn über den Menüpfad Buchen → Periodenabschluss. 

  • Welche Software erfüllt die E-Rechnungspflicht gesetzeskonform?

    SelectLine ERP unterstützt die gesetzlichen E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD vollständig nach der europäischen Norm EN 16931 und erfüllt damit die Anforderungen des Wachstumschancengesetzes. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – SelectLine bildet diese Pflicht bereits heute vollständig ab. Auch die gestaffelte Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 (für Unternehmen mit über 800.000 Euro Jahresumsatz) und ab dem 1. Januar 2028 (für alle weiteren Unternehmen) deckt die Software ab. Über regelmäßige Updates hält SelectLine seine Kunden automatisch auf dem aktuellen gesetzlichen Stand, sodass bei künftigen Änderungen keine manuelle Nachrüstung nötig ist. Reine PDF- oder Word-Rechnungen erfüllen die Norm EN 16931 dagegen nicht und gelten nicht als gesetzeskonforme E-Rechnung.

  • Was bedeutet digitale Belegverarbeitung?

    Digitale Belegverarbeitung bezeichnet das automatisierte Erfassen, Prüfen und Verbuchen von Belegen wie Eingangsrechnungen, ohne dass Daten manuell abgetippt werden müssen. Bei E-Rechnungen werden Rechnungsaussteller, Beträge, Positionen und Steuersätze direkt aus dem strukturierten Datensatz ausgelesen und für die Weiterverarbeitung bereitgestellt.

  • Ist eine normale PDF-Rechnung per E-Mail als E-Rechnung ausreichend?

    Nein. Eine reine PDF-, Word- oder Bilddatei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung, auch wenn sie inhaltlich alle Rechnungsangaben enthält. Erst ein strukturiertes, maschinenlesbares Format wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung.

  • Was unterscheidet XRechnung von ZUGFeRD?

    XRechnung ist ein reines XML-Format und für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3b-Datei mit eingebetteter XML-Datei, die sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar ist. Beide Formate erfüllen die europäische Norm EN 16931, sofern sie in einer aktuellen Version eingesetzt werden.

  • Welche Kriterien sind bei der ERP-Auswahl entscheidend?

    Zu den wichtigsten Kriterien zählen Funktionsumfang, Branchenpassung, Bereitstellungsart und Kosten für Lizenzen und Implementierung. Wie diese Kriterien im Detail zu bewerten sind, hängt vom individuellen Unternehmen ab.

  • Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

    Der Empfang von E-Rechnungen ist im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis 2026/2027; ab 2028 sind nur noch Formate nach EN 16931 zulässig.

  • Welchen Vorteil bietet ein zentrales ERP-System?

    Ein zentrales ERP schafft mehr Transparenz, reduziert Abstimmungsaufwand und sorgt für verlässlichere Abläufe im Tagesgeschäft.

  • Was ist SelectLine neo ERP?

    SelectLine neo ERP ist eine moderne ERP-Lösung im Abonnement, die speziell für die Anforde­rungen kleiner und mittel­ständi­scher Unter­nehmen entwickelt wurde. Sie bietet umfassende Funk­tionen zur effi­zienten Verwal­tung von Geschäfts­prozessen und garantiert eine zukunfts­sichere Software mit Zugang zu den neuesten Funk­tionen und Techno­logien. Dadurch können Sie die ERP-Lösung optimal nutzen und schneller auf neue Markt­anforde­rungen reagieren.

  • Was ist ein ERP-System?

    Die Ab­kür­zung ERP steht für En­ter­­prise Res­sour­ce Plan­ning und be­zeich­net Softwarelösungen zur Ver­wal­tung und Steu­e­rung von Un­ter­­neh­mens­­pro­zes­sen. Ein ERP-System in­te­griert un­ter­­schied­­liche Un­ter­­neh­mens­­be­rei­che wie Wa­ren­­wirt­­schaft, Pro­duk­­tions­­pla­nung, Rech­nungs­­we­sen und Kun­den­­be­zieh­ungs­­ma­nage­ment (CRM), um Abläufe effizient zu koordinieren.

  • Welche Vorteile bietet ein ERP-System für KMUs?

    ERP-Systeme wie SelectLine neo sind speziell für kleine und mittlere Unter­nehmen entwickelt. Sie helfen KMUs zentrale Geschäfts­prozesse wie Buch­haltung, Waren­wirt­schaft, Control­ling, Vertrieb und Marketing sowie die Produktion effizient zu steuern. Die nahtlose Inte­gration dieser Bereiche in ein System steigert die Produk­tivität und reduziert Fehler.

  • Was ist ein On-Premise-ERP-System?

    Bei on-premise handelt es sich um ein Lizenz­mo­dell, bei dem die ERP-Soft­­ware auf firmen­eigener Hard­ware instal­liert und betrie­ben wird. Das hat den Vor­teil, dass An­wen­der die voll­stän­dige Kon­trolle über die Sof­t­ware und ihre Daten haben. Im Gegen­satz zu einem Cloud-ERP oder Hosted-ERP sind In­vesti­tionen in die eigene Hard­ware und Daten­sicher­heit not­wendig. Bei on-premise kann die Sof­t­ware gekauft oder über ein monat­liches Abo genutzt werden.

  • GoBD-konforme Buchhaltung und E-Rechnung mit SelectLine

    E-Rechnung & digitale Belege

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