Nein, nicht zwingend. Das SelectLine DMS archiviert Dokumente automatisch, sobald sie aus SelectLine über einen Drucker oder per E-Mail ausgegeben werden; eine manuelle Archivierung ist zusätzlich möglich.
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Wissensbereich: Dokumentenmanagement
Dokumente digital verwalten, archivieren und wiederfinden – Grundlagen zu DMS, revisionssicherer Archivierung und digitalen Dokumentenprozessen.
Wissensartikel
Dieser Wissensbereich befindet sich im Aufbau. Wir ergänzen laufend neue Fachartikel – schauen Sie gerne regelmäßig vorbei.
Häufige Fragen
Muss ich Dokumente manuell ins DMS einsortieren?
Muss ich Dokumente manuell ins DMS einsortieren?
Deckt SelectLine ERP, Dokumentenmanagement und CRM in einem System ab?
Deckt SelectLine ERP, Dokumentenmanagement und CRM in einem System ab?
Ja. SelectLine ERP, SelectLine CRM und SelectLine DMS arbeiten auf demselben Datenbestand bzw. sind direkt auf SelectLine zugeschnitten – Kunden-, Beleg- und Dokumentendaten müssen nicht zwischen separaten Systemen synchronisiert werden.Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) speichert, verwaltet und organisiert digitale Dokumente zentral, statt sie in verstreuten Ordnerstrukturen oder E-Mail-Postfächern abzulegen. Dokumente lassen sich darin verschlagworten, verknüpfen und über eine Suche gezielt wiederfinden.Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass ein einmal archiviertes Dokument nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden kann und über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist unverändert erhalten bleibt. Jede nachträgliche Änderung oder ein Zugriff müssen dabei nachvollziehbar protokolliert werden.Was unterscheidet ein DMS von einer normalen Dateiablage?
Was unterscheidet ein DMS von einer normalen Dateiablage?
Eine normale Dateiablage – etwa eine Ordnerstruktur auf einem Server – bietet in der Regel keinen Schutz vor unbemerkten Änderungen oder Löschungen und macht Dokumente nur über den Dateinamen auffindbar. Ein DMS ergänzt dies um Versionierung, Zugriffsrechte, Volltextsuche und – sofern konfiguriert – eine revisionssichere Ablage.Wie funktioniert die Volltextsuche in einem DMS?
Wie funktioniert die Volltextsuche in einem DMS?
Die Volltextsuche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern den tatsächlichen Inhalt eines Dokuments, etwa den Text einer eingescannten Rechnung. Dadurch lassen sich Dokumente auch dann wiederfinden, wenn Titel oder Ablageort nicht bekannt sind.Welche Dokumente sollten in einem DMS archiviert werden?
Welche Dokumente sollten in einem DMS archiviert werden?
Typischerweise werden geschäftsrelevante und steuerrelevante Dokumente archiviert, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge und Belege. Welche Dokumente im Einzelfall aufbewahrungspflichtig sind, richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben.
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