GoBD-konforme Buchhaltung und E-Rechnung mit SelectLine
SelectLine unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Buchführung nach den GoBD zu organisieren und elektronische Rechnungen gesetzeskonform zu empfangen, zu erstellen und zu archivieren.
Dieser Leitfaden erklärt, was die GoBD verlangen, wie SelectLine die einzelnen Anforderungen in Warenwirtschaft und Rechnungswesen umsetzt und worauf Sie bei der E-Rechnung achten müssen. So sehen Sie auf einen Blick, welche gesetzliche Anforderung mit welcher Programmfunktion abgedeckt wird.
Was bedeutet GoBD?
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben).
Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten und Belege in IT-Systemen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Für ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem sind vor allem diese Anforderungen relevant:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos und für Dritte nachvollziehbar dokumentiert sein.
Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht ohne Nachweis verändert oder gelöscht werden; Änderungen müssen protokolliert werden.
Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten und Belege in IT-Systemen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Für ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem sind vor allem diese Anforderungen relevant:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss lückenlos und für Dritte nachvollziehbar dokumentiert sein.
Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Buchungen und Belege dürfen nicht ohne Nachweis verändert oder gelöscht werden; Änderungen müssen protokolliert werden.
Wichtig: Die GoBD verlangen ausdrücklich, dass auch in vorverarbeitenden Systemen wie einer Warenwirtschaft keine unprotokollierte Änderung von Belegen, Buchungen oder Aufzeichnungen möglich sein darf. Die Unveränderbarkeit kann dabei hardware-, software- oder organisatorisch sichergestellt werden.
Wie SelectLine die GoBD-Grundsätze umsetzt
SelectLine stellt für die zentralen GoBD-Anforderungen konkrete Funktionen in Warenwirtschaft, Rechnungswesen und im SelectLine Server bereit. Die folgende Zuordnung zeigt Anforderung und Umsetzung.
Belege vor nachträglicher Änderung schützen
Über die Rechteverwaltung des SelectLine Servers erhalten Anwender nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe benötigen; die Systemrolle „Standardbenutzer“ dient dabei als empfohlene Vorlage. Für Belege lässt sich die Bearbeitung nach der Ausgabe (Druck oder E-Mail-Versand) gezielt sperren: Über die Berechtigung „gedruckte Belege bearbeiten“ werden bereits ausgegebene Belege vor weiteren Änderungen geschützt. Solche Maßnahmen sind in der Verfahrensdokumentation festzuhalten.
Buchungen unveränderbar und nachvollziehbar führen
Fest erfasste Buchungen im Rechnungswesen sind grundsätzlich vor Veränderung geschützt; ihr ursprünglicher Inhalt bleibt feststellbar. Eine nachträgliche Korrektur erfolgt nicht durch Überschreiben, sondern über eine automatische Stornobuchung mit Verweis auf die ursprüngliche Buchung. Dadurch bleibt die Kette der Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehbar. Jede fest erfasste Buchung trägt ein „Erfasst“-Datum und den Bearbeiter; die Herkunft der Buchung ist über die Felder „Quelle“ und „QuelleDetail“ eindeutig. Das Löschen von Bewegungsdaten ist über die Rechteverwaltung einschränkbar und der Systemrolle „Standardbenutzer“ nicht erlaubt, sodass Löschungen nur durch autorisiertes Personal möglich sind.
Änderungen protokollieren (Audit-Trail)
Für Änderungen an GoBD-relevanten Daten – unter anderem Buchungen, Stammdaten, Steuerschlüssel, USt-Formularzuordnungen und Periodenabschlüsse – steht die Programmfunktion „Protokollierung“ zur Verfügung (Einrichtung und Auswertung sind in der Onlinehilfe unter „Protokollierung“ und „Auswertung Protokollierung“ beschrieben). Zusätzlich tragen alle relevanten Datensätze die Felder „BearbeitetAm“ und „BearbeitetVon“, die anzeigen, welcher Benutzer wann welchen Datensatz geändert hat; diese Angaben sind in der Fußzeile jedes Dialogs bzw. in den Tabellenansichten sichtbar. Die Protokolle der Clients werden zentral im SelectLine Server gesammelt.
Zugriff schützen: Benutzer- und Rechtekonzept
Der SelectLine Server bietet eine zentrale Benutzerverwaltung mit granularen Berechtigungen je Benutzer und Rolle. Neben dem „Standardbenutzer“ gibt es vordefinierte Systemrollen wie „Privilegierter Benutzer“, „Server-Administrator“ und „Betriebsprüfer“. Ein dokumentiertes Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzept stellt sicher, dass Unbefugte keine Änderungen, Löschungen oder Manipulationen vornehmen können; eine Synchronisation der Benutzer per LDAP ist möglich.
Revisionssicher archivieren und aufbewahren
Belege werden in einem konfigurierbaren Archiv abgelegt. In den Mandanteneinstellungen (Belege / Digitale Belege) lässt sich je nach Lizenz eine Archivvariante wählen: Ablage, DMS, docuvita, SelectLine doqio, EASY oder ELO. Beim Import einer E-Rechnung wird die XML- bzw. PDF-Datei automatisch in das gewählte Archivsystem verschoben und ist dort sowie über den Reiter „Archiv“ im jeweiligen Beleg jederzeit abrufbar. Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten empfiehlt SelectLine den Einsatz eines geeigneten Dokumentenmanagement-Systems (DMS), das eine revisionssichere Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer sicherstellt.
Daten sichern
Zur Datensicherheit können Mandanten- und Programmdaten über den SelectLine Server manuell oder automatisch per Termin gesichert werden; ein automatisierter Start der Datensicherung ist einrichtbar. Vor dem Löschen von Bewegungsdaten kann zudem direkt im Dialog eine Datensicherung erstellt werden.
Belege vor nachträglicher Änderung schützen
Über die Rechteverwaltung des SelectLine Servers erhalten Anwender nur die Rechte, die sie für ihre Aufgabe benötigen; die Systemrolle „Standardbenutzer“ dient dabei als empfohlene Vorlage. Für Belege lässt sich die Bearbeitung nach der Ausgabe (Druck oder E-Mail-Versand) gezielt sperren: Über die Berechtigung „gedruckte Belege bearbeiten“ werden bereits ausgegebene Belege vor weiteren Änderungen geschützt. Solche Maßnahmen sind in der Verfahrensdokumentation festzuhalten.
Buchungen unveränderbar und nachvollziehbar führen
Fest erfasste Buchungen im Rechnungswesen sind grundsätzlich vor Veränderung geschützt; ihr ursprünglicher Inhalt bleibt feststellbar. Eine nachträgliche Korrektur erfolgt nicht durch Überschreiben, sondern über eine automatische Stornobuchung mit Verweis auf die ursprüngliche Buchung. Dadurch bleibt die Kette der Geschäftsvorfälle lückenlos nachvollziehbar. Jede fest erfasste Buchung trägt ein „Erfasst“-Datum und den Bearbeiter; die Herkunft der Buchung ist über die Felder „Quelle“ und „QuelleDetail“ eindeutig. Das Löschen von Bewegungsdaten ist über die Rechteverwaltung einschränkbar und der Systemrolle „Standardbenutzer“ nicht erlaubt, sodass Löschungen nur durch autorisiertes Personal möglich sind.
Änderungen protokollieren (Audit-Trail)
Für Änderungen an GoBD-relevanten Daten – unter anderem Buchungen, Stammdaten, Steuerschlüssel, USt-Formularzuordnungen und Periodenabschlüsse – steht die Programmfunktion „Protokollierung“ zur Verfügung (Einrichtung und Auswertung sind in der Onlinehilfe unter „Protokollierung“ und „Auswertung Protokollierung“ beschrieben). Zusätzlich tragen alle relevanten Datensätze die Felder „BearbeitetAm“ und „BearbeitetVon“, die anzeigen, welcher Benutzer wann welchen Datensatz geändert hat; diese Angaben sind in der Fußzeile jedes Dialogs bzw. in den Tabellenansichten sichtbar. Die Protokolle der Clients werden zentral im SelectLine Server gesammelt.
Zugriff schützen: Benutzer- und Rechtekonzept
Der SelectLine Server bietet eine zentrale Benutzerverwaltung mit granularen Berechtigungen je Benutzer und Rolle. Neben dem „Standardbenutzer“ gibt es vordefinierte Systemrollen wie „Privilegierter Benutzer“, „Server-Administrator“ und „Betriebsprüfer“. Ein dokumentiertes Zugangs- und Zugriffsberechtigungskonzept stellt sicher, dass Unbefugte keine Änderungen, Löschungen oder Manipulationen vornehmen können; eine Synchronisation der Benutzer per LDAP ist möglich.
Revisionssicher archivieren und aufbewahren
Belege werden in einem konfigurierbaren Archiv abgelegt. In den Mandanteneinstellungen (Belege / Digitale Belege) lässt sich je nach Lizenz eine Archivvariante wählen: Ablage, DMS, docuvita, SelectLine doqio, EASY oder ELO. Beim Import einer E-Rechnung wird die XML- bzw. PDF-Datei automatisch in das gewählte Archivsystem verschoben und ist dort sowie über den Reiter „Archiv“ im jeweiligen Beleg jederzeit abrufbar. Zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten empfiehlt SelectLine den Einsatz eines geeigneten Dokumentenmanagement-Systems (DMS), das eine revisionssichere Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsdauer sicherstellt.
Daten sichern
Zur Datensicherheit können Mandanten- und Programmdaten über den SelectLine Server manuell oder automatisch per Termin gesichert werden; ein automatisierter Start der Datensicherung ist einrichtbar. Vor dem Löschen von Bewegungsdaten kann zudem direkt im Dialog eine Datensicherung erstellt werden.
E-Rechnung GoBD-konform mit SelectLine
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das eine automatische Verarbeitung ohne Medienbruch ermöglicht.
Eine reine PDF-, Word- oder Bilddatei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. SelectLine unterstützt sowohl den Empfang als auch die Erstellung und den Versand echter E-Rechnungen.
Unterstützte Formate
SelectLine unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931:
Eine reine PDF-, Word- oder Bilddatei per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. SelectLine unterstützt sowohl den Empfang als auch die Erstellung und den Versand echter E-Rechnungen.
Unterstützte Formate
SelectLine unterstützt die gängigen E-Rechnungsformate nach der europäischen Norm EN 16931:
Hinweis zur Rechtslage: ZUGFeRD 1.0 ist nach dem Wachstumschancengesetz nicht mehr zulässig, da es die Norm EN 16931 nicht erfüllt; SelectLine aktualisiert die Formate ZUGFeRD (XRechnung) und XRechnung fortlaufend.
E-Rechnungen empfangen
Eingehende E-Rechnungen werden in SelectLine neo ERP über den Reiter „Schnittstellen“ und den Importdialog für digitale Belege erfasst. Im Dialog stehen die Dateien mit zugewiesenem Lieferanten, erkannter Rechnungsart (ZUGFeRD/XRechnung) und einer Validitätsprüfung bereit; die ausgelesenen Daten (Rechnungsaussteller, -empfänger, Beträge, Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Steuersatz) werden lesbar angezeigt. Über „Beleg importieren“ wird daraus eine Eingangsrechnung erzeugt. Für jeden Import wird ein Protokoll geführt; Fehlerprotokolle bleiben dauerhaft einsehbar.
E-Rechnungen erstellen und versenden
SelectLine neo ERP erzeugt und versendet E-Rechnungen automatisch anhand der Kundeneinstellungen. Je Kunde wird der E-Rechnungstyp hinterlegt (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD als PDF/A-3b); die Leitweg-ID ist für XRechnung verpflichtend, für ZUGFeRD – einschließlich ZUGFeRD (XRechnung), 2.0 und 2.1 – hingegen optional. Der Versand erfolgt als Datei oder als E-Mail-Anhang. Anhand der Kundendaten entscheidet das Programm automatisch, ob eine echte E-Rechnung erstellt wird.
E-Rechnungen einlesen und verbuchen
In SelectLine neo Finance liest die Funktion „Digitale Belege“ Informationen aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten automatisch aus und stellt sie in der Buchungsmaske bereit. Die Dokumente werden dabei direkt aus dem gewählten Archivsystem eingelesen und zur Weiterverarbeitung aufbereitet. Aus der XRechnung übermittelte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Steuerkategorien werden automatisch und vollständig vorkontiert. Ergänzend werden elektronische Kontoauszüge über vordefinierte Buchungsmodi automatisch verbucht, was Zeit spart und Buchungsfehler reduziert.
Eingehende E-Rechnungen werden in SelectLine neo ERP über den Reiter „Schnittstellen“ und den Importdialog für digitale Belege erfasst. Im Dialog stehen die Dateien mit zugewiesenem Lieferanten, erkannter Rechnungsart (ZUGFeRD/XRechnung) und einer Validitätsprüfung bereit; die ausgelesenen Daten (Rechnungsaussteller, -empfänger, Beträge, Positionen mit Menge, Mengeneinheit und Steuersatz) werden lesbar angezeigt. Über „Beleg importieren“ wird daraus eine Eingangsrechnung erzeugt. Für jeden Import wird ein Protokoll geführt; Fehlerprotokolle bleiben dauerhaft einsehbar.
E-Rechnungen erstellen und versenden
SelectLine neo ERP erzeugt und versendet E-Rechnungen automatisch anhand der Kundeneinstellungen. Je Kunde wird der E-Rechnungstyp hinterlegt (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD als PDF/A-3b); die Leitweg-ID ist für XRechnung verpflichtend, für ZUGFeRD – einschließlich ZUGFeRD (XRechnung), 2.0 und 2.1 – hingegen optional. Der Versand erfolgt als Datei oder als E-Mail-Anhang. Anhand der Kundendaten entscheidet das Programm automatisch, ob eine echte E-Rechnung erstellt wird.
E-Rechnungen einlesen und verbuchen
In SelectLine neo Finance liest die Funktion „Digitale Belege“ Informationen aus ZUGFeRD- und XRechnung-Dokumenten automatisch aus und stellt sie in der Buchungsmaske bereit. Die Dokumente werden dabei direkt aus dem gewählten Archivsystem eingelesen und zur Weiterverarbeitung aufbereitet. Aus der XRechnung übermittelte Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Steuerkategorien werden automatisch und vollständig vorkontiert. Ergänzend werden elektronische Kontoauszüge über vordefinierte Buchungsmodi automatisch verbucht, was Zeit spart und Buchungsfehler reduziert.
E-Rechnungspflicht: die wichtigsten Fristen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen: Bis Ende 2026 sind mit Zustimmung des Empfängers noch andere Formate erlaubt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € inländische B2B-Rechnungen zwingend als E-Rechnung ausstellen; Unternehmen unterhalb dieser Umsatzschwelle dürfen bis Ende 2027 noch andere Formate nutzen. Ab dem 1. Januar 2028 sind ausschließlich Rechnungen nach der Norm EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab 2.0) zulässig. SelectLine deckt sowohl den Empfang als auch den Versand in EN-16931-konformen Formaten ab und wird laufend an den gesetzlichen Stand angepasst.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Für die Betriebsprüfung stellt der SelectLine Server die Systemrolle „Betriebsprüfer“ bereit. Sie besitzt ausschließlich Leserechte auf nahezu alle Stamm- und Bewegungsdaten sowie sämtliche Auswertungen des Rechnungswesens (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung). Damit sind der unmittelbare Datenzugriff (Z1) und der mittelbare Zugriff über Auswertungen (Z2) abgedeckt, ohne dass Prüfer Daten verändern können.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine unternehmensindividuelle Verfahrensdokumentation, in der der Umgang mit Daten und Belegen sowie die getroffenen Sicherungsmaßnahmen (z. B. die Belegsperre nach Ausgabe) nachvollziehbar beschrieben werden. SelectLine stellt hierzu mit dem Dokument „GoBD – in den SelectLine Programmen“ Hinweise und Lösungsansätze bereit. Die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation selbst liegt jedoch beim Unternehmen.
Zertifizierung und Rechtssicherheit
Rechtssicherheit ist bei Buchhaltungssoftware ein zentrales Auswahlkriterium und einer der stärksten Vertrauensbeweise gegenüber Wettbewerbern.
Datenzugriff bei der Betriebsprüfung
Für die Betriebsprüfung stellt der SelectLine Server die Systemrolle „Betriebsprüfer“ bereit. Sie besitzt ausschließlich Leserechte auf nahezu alle Stamm- und Bewegungsdaten sowie sämtliche Auswertungen des Rechnungswesens (Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung). Damit sind der unmittelbare Datenzugriff (Z1) und der mittelbare Zugriff über Auswertungen (Z2) abgedeckt, ohne dass Prüfer Daten verändern können.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine unternehmensindividuelle Verfahrensdokumentation, in der der Umgang mit Daten und Belegen sowie die getroffenen Sicherungsmaßnahmen (z. B. die Belegsperre nach Ausgabe) nachvollziehbar beschrieben werden. SelectLine stellt hierzu mit dem Dokument „GoBD – in den SelectLine Programmen“ Hinweise und Lösungsansätze bereit. Die Erstellung und Pflege der Verfahrensdokumentation selbst liegt jedoch beim Unternehmen.
Zertifizierung und Rechtssicherheit
Rechtssicherheit ist bei Buchhaltungssoftware ein zentrales Auswahlkriterium und einer der stärksten Vertrauensbeweise gegenüber Wettbewerbern.
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Häufige Fragen
Im Aufbau: Weitere Fachartikel zu diesem Thema folgen fortlaufend.
Hinweis: Dieser Beitrag erläutert die Umsetzung der GoBD in SelectLine und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für die Einhaltung der GoBD ist allein der bzw. die Steuerpflichtige verantwortlich; individuelle Empfehlungen gibt Ihr Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.
