E-Rechnungen archivieren und nachweisen: Audit-Trail und DATEV-Übergabe in SelectLine ERP und SelectLine neo Finance 

Wie exportiere ich GoBD- und DATEV-konforme Daten aus ERP-Systemen?  

SelectLine ERP und SelectLine neo Finance stellen dafür zwei getrennte, kombinierbare Exportwege bereit: den GoBD-Export für die Betriebsprüfung (Schnittstellen/Betriebsprüfung/GoBD) und den DATEV-Export für die Übergabe an den Steuerberater (Schnittstellen/DATEV-Export). Beide Exporte lassen sich unabhängig voneinander nach Zeitraum und Konten filtern, beide erzeugen ein vollständiges, prüfbares Dateipaket statt einer einzelnen Exportdatei. Welche Bestandteile dieses Prüfpaket im Detail hat und welcher Export für welchen Empfänger – Betriebsprüfer oder Steuerberater – gedacht ist, zeigen die folgenden Abschnitte sowie die Übersicht „Das Prüfpaket für die Betriebsprüfung im Überblick” weiter unten.

Wie werden E-Rechnungen in SelectLine ERP und SelectLine neo Finance aufbewahrt, und bleiben sie dabei unverändert? 

E-Rechnungen lassen sich in SelectLine ERP in den Formaten ZUGFeRD 2.0, ZUGFeRD 2.1, ZUGFeRD (XRechnung), XRechnung sowie ebInterface 4.3/5.0 (Österreich) erstellen und empfangen; das veraltete ZUGFeRD 1.0 wird nicht mehr weiterentwickelt und ist seit dem Wachstumschancengesetz nicht mehr zulässig, da es kein konformes Format nach EN16931 ist. Eingehende E-Rechnungen werden über einen Importdialog (Schnittstellen/Digitale Belege/Import) erfasst, der die steuerrechtlich relevanten Felder aus der XML-Datei lesbar anzeigt, bevor daraus eine Eingangsrechnung erzeugt wird.

Für die Aufbewahrung legen die Mandanteneinstellungen fest, welches Archivsystem verwendet wird: interne Ablage, SelectLine DMS oder docuvita. Sobald die Einstellung gespeichert ist, wird die XML- oder PDF-Datei einer importierten E-Rechnung automatisch in das gewählte Archivsystem verschoben und ist dort jederzeit abrufbar. Bei der internen Ablage und bei docuvita erhält jedes Dokument eine Versionsnummer; erfolgen nachträgliche Änderungen, wird eine neue Version angelegt statt die bestehende zu überschreiben.

ELO und EASY lassen sich ebenfalls allgemein an SelectLine ERP anbinden, stehen für die automatische E-Rechnungs-Importarchivierung selbst jedoch nicht zur Verfügung: Mit ihnen lässt sich archivieren, also auf der Ausgangsseite ablegen – ein Zurücklesen bzw. Importieren von Belegen aus diesen Systemen auf der Eingangsseite ist dagegen nicht möglich. Für die automatische Übernahme importierter E-Rechnungen kommen deshalb ausschließlich die interne Ablage, SelectLine DMS oder docuvita infrage.

Zusätzlich wird zu jedem Beleg eine eigene Archiv-Übersicht geführt, die jede Version mit Quelle, Archivierungstyp, Dateiname sowie Datum und Benutzer der Archivierung protokolliert – ein direkt vorzeigbarer Nachweis, wann welche Version archiviert wurde.

Wie wird eine nachträgliche Korrektur in SelectLine neo Finance nachvollziehbar – und ist der Audit-Trail exportierbar? 

Korrekturen an Buchungen erfolgen in SelectLine neo Finance nicht durch Überschreiben, sondern durch eine automatische Stornobuchung mit Verweis auf die ursprüngliche Buchung; zusätzlich führt das System an allen relevanten Daten automatisch die Felder „BearbeitetAm” und „BearbeitetVon”. Für die Betriebsprüfung lässt sich dieser Nachweis gezielt exportieren: Der GoBD-Export (Schnittstellen/Betriebsprüfung/GoBD) bietet die Option, stornierte Buchungen mit auszugeben, zusätzlich zu den Standarddateien für Buchungen, Konten, Kontenblatt, Saldo und Steuerschlüssel. Der Export lässt sich nach Zeitraum (individuell, Monat, Jahr) und Konten filtern und kann dem Prüfer auf einem Datenträger übergeben werden; für die Prüfsoftware IDEA steht zusätzlich eine herstellerspezifische Schnittstelle bereit, die das Einlesen vereinfacht.

Wie übergeben SelectLine ERP und SelectLine neo Finance E-Rechnungsbelege medienbruchfrei an DATEV?

Der DATEV-Export aus SelectLine neo Finance bietet die Option „Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen”. Ist sie aktiviert, wird zusätzlich zur CSV-Exportdatei ein ZIP-Ordner erzeugt, der eine XML-Datei sowie alle verfügbaren Beleganhänge enthält. In der CSV-Datei wird pro Buchungssatz eine Dokumenten-GUID mit ausgegeben, die in der XML-Datei mit dem zugehörigen Beleganhang verknüpft ist. Die Belege lassen sich in der DATEV-Dokumentenorganisation (DATEV-DMS) ablegen; haben Steuerberater und Unternehmen Zugriff auf ein gemeinsames DMS, kann der Anwender dem Berater den Link zum digitalen Dokument per Schnittstelle mitteilen, sodass dieser mit den Buchungen im System des Beraters verknüpft wird. Auf diesem Weg wandert nicht nur der Buchungssatz, sondern auch der zugehörige E-Rechnungsbeleg – der aus SelectLine ERP oder SelectLine neo Finance stammen kann – direkt und ohne manuellen Zwischenschritt zum Steuerberater.

Zusätzlich lässt sich beim Export ein Festschreibungskennzeichen setzen: Ist die Option „Exportierte Buchungen festschreiben” aktiv, kann der exportierte Buchungsstapel in der DATEV-Software anschließend nicht mehr verändert werden. Exportierte Buchungssätze erhalten außerdem automatisch ein FIBU-Export-Datum, damit sie nicht versehentlich ein zweites Mal übergeben werden.

Die drei Nachweisfragen im Überblick

Das Prüfpaket für die Betriebsprüfung im Überblick 

Für eine Betriebsprüfung lässt sich aus SelectLine ERP und SelectLine neo Finance ein konkretes, benennbares Prüfpaket zusammenstellen:

• Unveränderte XML-Originaldatei: Importierte E-Rechnungen werden automatisch archiviert; jede nachträgliche Änderung erzeugt eine neue Version, die Originaldatei bleibt dabei erhalten.
• GoBD-Export mit den Datenzugriffsarten Z1, Z2 und Z3: Die GoBD (auf Basis von § 147 Abs. 6 AO) unterscheiden drei Formen des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer: Z1, der unmittelbare Nur-Lese-Zugriff auf das System vor Ort; Z2, der mittelbare Zugriff über den Import der Daten in Auswertungsprogramme Dritter; und Z3, die Datenträgerüberlassung. SelectLine Software beschreibt in der eigenen Schnittstellendokumentation ausdrücklich, dass sie den Zugriff auf allen drei Wegen ermöglicht, wobei der Prüfer nach eigenem Ermessen wählt, welchen Weg er nutzt; für Z3 stellt der GoBD-Export unter Schnittstellen/Betriebsprüfung/GoBD die notwendigen Dateien bereit.
• IDEA-Schnittstelle: Für die Prüfsoftware IDEA steht eine herstellerspezifische Schnittstelle (HSS SelectLine) bereit, die das Einlesen der GoBD-Exportdateien in IDEA vereinfacht.
• Festschreibungskennzeichen: Beim DATEV-Export lässt sich ein Festschreibungskennzeichen setzen; der exportierte Buchungsstapel kann danach in der DATEV-Software nicht mehr verändert werden.
• DATEV-Übergabe mit Dokumenten-GUID: Jeder Buchungssatz erhält beim DATEV-Export mit aktivierter Option „Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen” eine Dokumenten-GUID, die ihn im XML-Anhang eindeutig mit dem zugehörigen Beleg verknüpft.

Wer ist an welchem Schritt federführend: SelectLine neo ERP/Finance oder Steuerberater?

Wie wird ein Storno abgebildet, und über welche Referenz hängt der Ersatzbeleg an der Ursprungsbuchung?

Storniert SelectLine neo Finance eine Buchung, erzeugt das System automatisch eine Stornobuchung mit umgekehrtem Betrag. Die Verknüpfung zur Ursprungsbuchung läuft über den Buchungstext: Er enthält den Verweis „Storno Satz: „, sodass sich jede Stornobuchung eindeutig ihrem ursprünglichen Datensatz zuordnen lässt. Storno- und Ursprungsbuchung teilen sich dabei denselben Beleg, dasselbe Konto und Gegenkonto sowie denselben OP-Beleg – lediglich der Betrag ist gegenläufig. Für die Betriebsprüfung bleibt damit über den Buchungstext nachvollziehbar, welche Buchung durch welchen Storno korrigiert wurde.

SelectLine Bezug

SelectLine ERP und SelectLine neo Finance richten sich mit der E-Rechnungs-Funktion an mittelständische Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitenden in der DACH-Region, die elektronische Rechnungen empfangen oder versenden. Die Archivierung mit Versionierung sowie der DATEV-Export mit Belegübergabe und Festschreibung sind Bestandteile von SelectLine ERP und SelectLine neo Finance gemeinsam; der GoBD-Export mit Stornonachweis ist ausschließlich Bestandteil von SelectLine neo Finance. Ein separates Lizenzstufen-Modell für Archivsysteme existiert in den aktuellen SelectLine neo-Versionen nicht mehr.