Mit der SelectLine Warenwirtschaft auf dem Weg zum papierlosen Unternehmen

Qualität in aller Munde

Bohrerköpfe, Turbinenwinkelstücke, Mehrfunktionsspritzen — auch wenn diese Begriffe stark nach Autowerkstatt klingen, handelt es sich um Dentalgeräte, zu finden in jeder Zahnarztpraxis. Doch was passiert, wenn die Geräte durch hohe Hygieneanforderungen, scharfe Reinigungsmittel und den ständigen Gebrauch verschleißen?
Hier kommt die Dental-Reparaturen Schnelldienst Wanzek GmbH ins Spiel, die sich auf Reparatur, Wartung und Verkauf von Dentaltechnik für Praxen und Labore spezialisiert hat.

Erfahren Sie, wie das Unternehmen aus Mönchengladbach seine Prozesse mit der SelectLine noch effizienter gestaltet und dabei jede Menge Papier sparen konnte.

Effiziente Abläufe sind das A & O

Die Abläufe im Unternehmen sind klar strukturiert: ein defektes Instrument wird beim Kunden abgeholt, am Tag der Zustellung repariert und ist 24 h später wieder einsatzbereit vor Ort. Dies ist wichtig, denn jeder Ausfall eines Gerätes bedeutet auch Umsatzverluste in den Praxen. Um reibungslose Abläufe aller Prozesse zu garantieren, setzt das Team der Wanzek GmbH rund um Geschäftsführer Dominik Rödiger auf eine effiziente Organisation und Serviceorientierung. Abholetiketten und Versandunterlagen können die Kunden bequem über die Website herunterladen. Selbst das nötige Verpackungsmaterial kann jederzeit angefordert werden. Bei einem Defekt oder einer Wartung muss das Gerät nur noch verpackt und der Abholservice beauftragt werden. So wird sichergestellt, dass die Lieferung auf schnellstem Weg bei Rödiger und seinem Team eintrifft.

Vor Ort erfolgt dann die Übergabe an den Techniker, der eine erste Bestandsaufnahme durchführt. Bestätigt der Kunde den Kostenvoranschlag, kann die Reparatur beginnen. Durch den Einsatz der SelectLine kann jeder Mitarbeiter, unabhängig davon aus welcher Abteilung er kommt, den aktuellen Auftragsstatus in der Warenwirtschaft einsehen. Davon profitieren nicht nur die Angestellten, sondern auch die Kunden, die so lückenlos über den aktuellen Stand ihrer Reparatur informiert werden können.

„Unser Wunsch war eine Warenwirtschaft, die für uns arbeitet und keine Software, für die wir arbeiten müssen.“  

– Dominik Rödiger-

Herausfordernde Seriennummern — Warum ein gutes Warenwirtschaftssystem so wichtig ist

Da es sich bei den eingesandten Reparaturgeräten um Medizinprodukte handelt, sind die Geräte nicht nur mit Typennummern gekennzeichnet, sondern auch mit einer eigenen Seriennummer. Die Herausforderung besteht darin, dass diese Seriennummer sich aufgrund der vielen verschiedenen Dentalgeräte-Hersteller mitunter doppeln kann. Um sie trotzdem jederzeit abrufen zu können, wurde vom betreuenden SelectLine Fachhändler, der Systemhaus Kolb GmbH, ein eigens programmiertes Seriennummernsystem integriert. So sind jederzeit alle Daten bequem abrufbar und der Weg eines jeden Gerätes kann lückenlos nachvollzogen werden.

Auch in Zukunft immer flexibel

Dass die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems ein stetiger Prozess ist, war Rödiger von Beginn an bewusst. Darum war die menschliche Komponente bei seiner Wahl für ein neues System genauso entscheidend wie die technische. „Für mich ist es wichtig, dass die Menschen, die mit so einem System arbeiten, auch zusammenpassen. Die Chemie zwischen Herrn Kolb und uns hat von Anfang an gestimmt und wir arbeiten partnerschaftlich zusammen.“ Mit einem eigenen Onlineshop steht bereits das nächste gemeinsame Projekt in den Startlöchern und auch ein neues Logistikunternehmen wird zukünftig die Pakete der Kunden abholen und liefern. Beide Projekte werden natürlich in der SelectLine umgesetzt.

„Uns war von Anfang an klar, dass es sich um eine langfristige Zusammenarbeit handelt. Wir sind auch über die Einführung hinaus in ständigem Kontakt mit unserem Systemhaus. Es ist eine Partnerschaft über viele Jahre, daher ist die gute Zusammenarbeit bei unserer Entscheidung für die SelectLine so wichtig gewesen.“

Vorteile einer Warenwirtschaft für Dental Reparaturservices

Die Prozesse in der Dental-Reparaturen Schnelldienst Wanzek GmbH waren bereits vor der Einführung der SelectLine auf höchste Effizienz ausgelegt. Mit der Implementierung eines schnellen und flexiblen Warenwirtschaftssystems konnten sämtliche Abläufe nochmals deutlich gestrafft werden und sind nun optimal an die Anforderungen des Unternehmens angepasst. Alle Mitarbeiter haben jederzeit Zugriff auf die gesamten Kundendaten und können sämtliche Vorgänge über das Programm abarbeiten und nachvollziehen. Dadurch werden buchhalterische Lücken vermieden und Prozesse genauer abgebildet. Durch den Einsatz der SelectLine ist Rödiger außerdem seinem Ziel, dem papierlosen Unternehmen, ein Stück näher gekommen:

„Im Debitorenbereich brauchen wir keine Unterlagen mehr. Lediglich im Bestellwesen sind wir ab und an noch darauf angewiesen. Das Ziel ist es aber, alle Abläufe per Bildschirm durchführen zu können.“