Betriebliches Rechnungswesen: Die Bedeutung von Softwarelösungen für Unternehmen

Definition betriebliches Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen ist ein zentraler Bereich innerhalb der Betriebswirtschaftslehre und umfasst neben der Finanzbuchhaltung die Kostenrechnung eines Unternehmens. Die korrekte Erfassung aller Geschäftsvorfälle, insbesondere der Finanzen ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Es ist der Bereich des Unternehmens, der sich mit allen messbaren Vorgängen befasst, die das Unternehmenskapital betreffen. Im Wesentlichen wird dies über die Buchführung dargestellt, die das Unternehmen in Zahlen abbildet.

Besteht aufgrund der Rechtsform oder Unternehmensgröße keine Verpflichtung, Bücher zu führen und Abschlüsse zu erstellen, spricht man von einer einfachen Buchführung. Die Gewinnermittlung erfolgt lediglich durch Gegenüberstellung der Einnahmen gegen die Ausgaben. Ist das Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, spricht man von einer doppelten Buchführung. Jede erfasste Buchung erfolgt gegen zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben und bildet so in der Bilanz den, über die Gewinn- und Verlustrechnung ermittelten, Gewinn/Verlust ab.

Das betriebliche Rechnungswesen gliedert sich in zwei Bereiche:

1. Dabei bildet die Finanzbuchführung die Basis für die Erstellung der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und des Jahresabschlusses. Sie erfasst alle finanziellen Transaktionen des Unternehmens und ermöglicht eine umfassende Bewertung der finanziellen Lage und Entwicklung.
2. Die interne Betriebsbuchführung (Kostenrechnung) erfasst alle innerbetrieblichen Kosten und spielt eine wichtige Rolle bei der Preiskalkulation für Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. Sie ermöglicht eine detaillierte Analyse der Kostenstruktur und trägt zur Effizienzsteigerung bei.

Das betriebliche Rechnungswesen ist somit ein unverzichtbarer Bestandteil für Unternehmen, um ihre finanziellen Ressourcen effektiv zu verwalten und strategische Entscheidungen zu treffen. Es bietet eine Grundlage für die Planung von Unternehmenszielen, die Steuerung von Geschäftsprozessen und die Überwachung der Leistung.

Die Bedeutung von Softwarelösungen im betrieblichen Rechnungswesen wird im weiteren Verlauf des Blogbeitrags genauer betrachtet, da diese eine effiziente und automatisierte Erfassung, Analyse und Auswertung der finanziellen Daten ermöglichen. Über Schnittstellen ist ein einfacher Datenaustausch z.B. zwischen Unternehmen und Steuerberater per DATEV-Schnittstelle möglich.

Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens

Das betriebliche Rechnungswesen lässt sich in verschiedene Teilbereiche gliedern, die jeweils unterschiedliche Funktionen erfüllen und spezifische Aufgaben haben.

Externes Rechnungswesen:

Das externe Rechnungswesen dient der Rechenschaftspflicht gegenüber externen Parteien wie dem Finanzamt, Kapitalgebern, Kunden und Lieferanten. Es basiert auf gesetzlichen Grundlagen des Handelsgesetzbuchs oder steuerrechtlichen Vorschriften und umfasst Instrumente wie Buchführung, Inventar- bzw. Anlagenbuchhaltung, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), Lagebericht sowie verschiedene Sonder- und Teilbilanzen. Das externe Rechnungswesen informiert durch Offenlegung externe Interessengruppen wie Gesellschafter, Gläubiger und Finanzbehörden über die Vermögens-, Finanz und Ertragslage des Unternehmens.

Internes Rechnungswesen:

Das interne Rechnungswesen dient der Kontrolle und Überwachung eines Unternehmens und richtet sich primär an das Management. Im Gegensatz zum externen Rechnungswesen gibt es keine gesetzliche Grundlage, sodass jedes Unternehmen individuelle Ansätze wählen kann. Zum internen Rechnungswesen gehören die Kosten- und Leistungsrechnung sowie die Investitionsrechnung. Diese Instrumente dienen der internen Entscheidungsfindung und ermöglichen eine effektive Steuerung des Unternehmens.

Statistik und Vergleichsrechnung:

Im Rahmen der Statistik und Vergleichsrechnung bereitet das betriebliche Rechnungswesen Zahlen auf und vergleicht sie mit Daten aus früheren Zeiträumen oder anderen Vergleichskriterien. Hierbei werden verschiedene Vergleichsmethoden angewendet, wie beispielsweise der Zeitvergleich, der Betriebsvergleich und der Soll-Ist-Vergleich. Dies ermöglicht eine Analyse der Unternehmensentwicklung und eine Beurteilung der aktuellen Leistung im Verhältnis zu früheren Perioden oder anderen Unternehmen.

Planungsrechnung:

Die Planungsrechnung befasst sich mit der Vorschaurechnung und dient der Vorbereitung von unternehmerischen Entscheidungen. Sie wird auch als Budgetierung bezeichnet. Zu den Teilplänen der Planungsrechnung zählen der Umsatzplan, der Produktionsplan, der Personalplan, der Investitionsplan, der Beschaffungsplan, der Finanzplan und der Kreditplan. Durch die Planungsrechnung können zukünftige Ziele und Maßnahmen des Unternehmens finanziell geplant und bewertet werden.

Die Teilbereiche des betrieblichen Rechnungswesens erfüllen jeweils spezifische Funktionen und sind unverzichtbar für die effektive Steuerung, Kontrolle und Entscheidungsfindung in Unternehmen. Rechnungswesensoftware spielt eine wesentliche Rolle bei der Unterstützung und Automatisierung dieser Aufgaben, was zu einer effizienten Nutzung des betrieblichen Rechnungswesens führt.

Bedeutung von Rechnungswesen­software

Rechnungswesensoftware spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung der vielfältigen Aufgaben des betrieblichen Rechnungswesens in Unternehmen. Abhängig von Größe und Rechtsform sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet; Bücher zu führen und Abschlüsse zu erstellen. Unabhängig der gesetzlichen Verpflichtung können Unternehmen freiwillig Bücher führen und Abschlüsse erstellen. Sowohl zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten als auch freiwillig bietet die richtige Software die Grundlage zur vollständigen Erfassung aller Geschäftsvorfälle, umfassende Möglichkeiten zur Auswertung und legt damit eine Basis zur Kontrolle und Planung aller Unternehmensprozesse.

Eine wichtige Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens ist die Dokumentation.  Alle Geschäftsfälle werden chronologisch unveränderbar erfasst und aufgezeichnet. Belege spielen dabei eine zentrale Rolle, da sie als Beweis dienen. Die Dokumentation bildet die Grundlage für die weitere Aufgabe des Rechnungswesens: die Bereitstellung von Informationen.

Informationen werden sowohl externen Parteien wie dem Finanzamt zur Verfügung gestellt als auch intern für betriebliche Zwecke genutzt. Das Rechnungswesen hat die Geld- und Leistungsströme im Blick und übernimmt auch die Kontrolle des Unternehmens, indem es die Wirtschaftlichkeit, Leistung und Liquidität überwacht.

Des Weiteren ermöglicht das betriebliche Rechnungswesen die Disposition. Sobald alle relevanten Informationen vorliegen, können diese aufbereitet werden, um als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen zu dienen.

Eine Rechnungswesensoftware unterstützt Unternehmen dabei, die vielfältigen Aufgaben des Rechnungswesens effizient zu erledigen. Selbst Anfänger können mithilfe leistungsstarker Software ohne lange Einarbeitungszeit Prozesse des Rechnungswesens selbstständig durchführen. Die Software automatisiert Buchungen, sorgt für die Einhaltung rechtlicher Bestimmungen, organisiert Datenübertragungen und generiert Statistiken.

Der Einsatz von Rechnungswesensoftware spart Zeit und Aufwand, indem sie von arbeitsintensiven Routineaufgaben befreit. Dadurch können sich Unternehmen auf strategische Entscheidungen und die Steuerung ihres Geschäfts konzentrieren. Eine effektive Softwarelösung ist daher unverzichtbar, um die Komplexität des betrieblichen Rechnungswesens zu bewältigen und die finanzielle Integrität des Unternehmens sicherzustellen.

Funktionen einer Rechnungswesen­software

Eine moderne Rechnungswesensoftware bietet Unternehmen zahlreiche Funktionen, die den betrieblichen Ablauf optimieren und die Effizienz steigern. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile einer solchen Software zusammengefasst:

Buchungsfunktionen

Buchungsabläufe werden durch eine Rechnungswesensoftware automatisiert und vereinfacht, indem sie standardisierte Daten, Texte und Abläufe im Programm hinterlegt. Dadurch können wiederkehrende Buchungen wie beispielsweise Miete oder Gehälter, mithilfe einer Stapelbuchungsfunktion schnell erledigt werden. Die Buchungsmasken lassen sich flexibel konfigurieren, dadurch wird die Arbeit im Alltag erleichtert und eine individuelle Anpassung an die Bedürfnisse des Unternehmens ermöglicht.

Kosten- und Leistungsrechnung

Eine Rechnungswesen­software ermöglicht eine detaillierte Analyse der Kosten- und Leistungsstruktur eines Unternehmens. Mit Funktionen wie Kostenstellen-, Kostenarten- und Kostenträgerrechnung können die im Unternehmen anfallenden Kosten und Leistungen genau analysiert werden. Dadurch erhalten Unternehmen eine transparente Übersicht über die Wirtschaftlichkeit von Projekten, Abteilungen oder Mitarbeitern. Die Kosten- und Leistungsrechnung bildet somit eine wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.

Anlagenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung ist ebenfalls Teil einer Rechnungswesensoftware. Sie ermöglicht die Erfassung, Bewertung und Auswertung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens. Bewegungen wie z.B.  Zu- und Abgänge oder Umbuchungen von Anlagen können direkt erfasst werden. Die Software ermittelt automatisch die Höhe der Abschreibungen und übergibt die Buchungen in die Finanzbuchhaltung. Unternehmen erhalten einen sofortigen Überblick über den Abschreibungsverlauf sowie über die Entwicklung der Buchwerte und können auch Wiederbeschaffungs- und Versicherungswerte verwalten. Der Anlagespiegel liefert gemäß gesetzlichen Vorgaben einen detaillierten Überblick über alle Anlagegüter.

Controllingfunktionen

Eine Rechnungswesensoftware bietet eine Vielzahl von Berichten und Auswertungen, um Finanzdaten der aktuellen und vergangenen Geschäftsjahre zu analysieren. Unternehmen können den Deckungsbeitrag überwachen, die Entwicklung von Aufwendungen und Erträgen im Vergleich zum Vorjahr verfolgen und individuelle Kennzahlen definieren. Die Budgetverwaltung ermöglicht zudem einen umfassenden Vergleich und die Identifizierung ungeplanter Abweichungen. Durch die umfangreichen Controllingfunktionen erhalten Unternehmen eine verbesserte Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Vorteile einer Rechnungswesen­software

Eine effektive Nutzung von Softwarelösungen im betrieblichen Rechnungswesen bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Im Folgenden werden die wichtigsten Vorteile einer Rechnungswesensoftware zusammengefasst.

Zeit- und Kostenersparnis

Durch die Digitalisierung der Buchhaltung kann Ihr Unternehmen erhebliche Zeit- und Kostenersparnisse erzielen. Die langfristige Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen entfällt, da diese digital archiviert werden können. Dies führt zur Reduzierung von Lagerräumen und spart zusätzlich Druck- und Papierkosten. Die Software ermöglicht eine automatisierte Erkennung und eine einfache Zuordnung von Belegen zu den entsprechenden Konten. Dadurch werden Fehler minimiert, Aufwand verringert und Ihren Mitarbeitern wird ermöglicht, ihre Zeit für andere Aufgaben einzusetzen. Die Übersicht über die Finanzen wird durch die digitale Buchhaltung erleichtert, und durch die digitale Archivierung können Belege in Papierform vernichtet werden.

Automatisierung von Prozessen

Eine Rechnungswesensoftware automatisiert repetitive Arbeitsschritte, die viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Übermittlung der Daten an den Steuerberater kann einfach und schnell per Knopfdruck erfolgen. Buchungen verschiedener Geschäftsvorfälle werden automatisiert den Konten zugeordnet, steuerlich beurteilt und ausgewertet. Durch die Verknüpfung mit dem Bankkonto kommt es zum direkten Ausgleich von Offene Posten.

Mehr Transparenz und Überblick

Dank Rechnungswesensoftware haben Sie eine bessere Kontrolle und Übersicht über die Finanzen Ihres Unternehmens. Die Speicherung und Verarbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen in der Software erleichtert die Analyse der Geschäftszahlen und ermöglicht, alle Aufwendungen und Erträge im Blick zu behalten. Mit einem Klick können Salden der Konten angezeigt und automatisch aktualisiert werden. Die zentrale Datenspeicherung in einem Instrument vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit und den Zugriff auf Dateien. Zudem bietet die digitale Buchhaltung eine höhere Sicherheit bei der Übermittlung von Finanzdaten an das Finanzamt oder den Wirtschaftsprüfer. Mit der Umstellung auf eine moderne Rechnungswesensoftware sind alle erforderlichen Unterlagen zu den einzelnen Geschäftsprozessen jederzeit zugänglich und transparent nachvollziehbar.

Selbstständigkeit (E-Bilanz)

Aus der Rechnungswesensoftware ist die elektronische Übermittlung der Bilanz an die Finanzverwaltung, auch E-Bilanz genannt, direkt möglich. Der Prozess der Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz wird automatisiert, wodurch Bearbeitungszeit reduziert und Eingabefehler vermieden werden. Die Software ermittelt automatisch alle Pflichtbestandteile anhand der Stammdaten und übernimmt die Finanzdaten sowie den Anlagespiegel. Dadurch können Unternehmen die E-Bilanz selbstständig ohne zusätzlichen Datenexport erstellen und übermitteln, was zu Kostenersparnissen führt.

Auswahlkriterien für eine Rechnungswesen­software

Bei der Auswahl einer geeigneten Rechnungswesensoftware für Ihr Unternehmen sollten Sie sorgfältig vorgehen und verschiedene Kriterien berücksichtigen. Im Folgenden werden einige wichtige Aspekte aufgezeigt, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen können.

Erweiterbarkeit

Eine gute Rechnungswesensoftware ermöglicht eine nahtlose Integration mit anderen Unternehmensprogrammen wie der Warenwirtschaft. Durch einfache Übergabemöglichkeiten und den Zugriff auf denselben Datenbestand arbeiten beide Programme effizient zusammen. Diese Integration ermöglicht eine reibungslose Abstimmung und optimale Prozessabläufe.

Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit

Moderne Rechnungswesensoftware ist auch für Mitarbeiter mit geringen Buchhaltungskenntnissen leicht verständlich. Die Software ist anwenderfreundlich und logisch aufgebaut, sodass sie effizient und professionell genutzt werden kann. Eine kurze Einarbeitungszeit genügt, um die Software produktiv einzusetzen.

Datensicherheit und Datenschutz

Datensicherheit hat oberste Priorität bei der Verwendung einer Rechnungswesensoftware. Die Software erfüllt die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Dies stellt sicher, dass die Buchführung vollständig, fehlerfrei, lückenlos und unveränderbar ist. Kommt eine in regelmäßigen Abständen durch Softwarebescheinigung testierte (IDW PS 880) Rechnungswesensoftware zum Einsatz, sind all die geforderten Sicherheitskriterien erfüllt.

Support und Schulungen

Eine gute Rechnungswesensoftware bietet umfangreichen Support, der entweder direkt vor Ort durch qualifizierte Fachhändler oder online über eine Online-Hilfe erfolgt. Ebenso werden Schulungen und Einweisungen für Mitarbeiter angeboten, um die effektive Nutzung der Software zu gewährleisten.

Schnittstelle

Besonders praktisch ist eine Rechnungswesensoftware mit Schnittstellen zu anderen Systemen. Eine DATEV-Schnittstelle zum Beispiel ermöglicht den reibungslosen Austausch von Daten mit Steuer- und Wirtschaftsprüfungskanzleien. Buchungen, Sachkonten und Stammdaten können einfach exportiert, vom Steuerberater bearbeitet und reimportiert werden. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und den Datenaustausch mit externen Stellen. Ebenso besteht die Möglichkeit, die für die Betriebsprüfung relevanten Daten, elektronisch zur Verfügung zu stellen oder Datenzugriff zu gewähren.

Zertifizierung

Eine zertifizierte Rechnungswesensoftware (IDW 880) bietet die Gewissheit, dass sie den gesetzlichen Vorgaben und den GoBD-Anforderungen zuverlässig entspricht. Unabhängige Wirtschaftsprüfer prüfen und bestätigen per Softwarebescheinigung, dass die Software rechtskonform arbeitet. Ein solches Zertifikat gibt Unternehmen die Sicherheit, dass ihre Buchführungsdaten ordnungsgemäß verarbeitet werden und im Falle einer Prüfung Bestand haben.

Fazit

Das betriebliche Rechnungswesen spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Um die Aufgaben des Rechnungswesens korrekt und pünktlich zu erledigen und negative Auswirkungen zu vermeiden, ist eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware von großer Bedeutung.

Durch den Einsatz einer Rechnungswesensoftware werden Routinetätigkeiten automatisiert, was Zeit und Ressourcen spart. Zudem sorgt eine GoBD-konforme Software für die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen, was die Rechtssicherheit erhöht. Die Software ermöglicht auch den reibungslosen Datenfluss zu anderen Unternehmensbereichen und generiert aussagekräftige Statistiken und Reports, die wertvolle Einblicke in die finanzielle Situation des Unternehmens liefern und Planungssicherheit bietet.

Vor der Anschaffung einer Softwarelösung ist es jedoch wichtig, die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens genau zu spezifizieren. Es empfiehlt sich, verschiedene Angebote zu vergleichen und die Vor- und Nachteile sorgfältig abzuwägen. Eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl der Software ist essenziell, um langfristig von den Vorteilen einer modernen Rechnungswesenlösung zu profitieren.

Insgesamt ist klar erkennbar, dass Softwarelösungen für das betriebliche Rechnungswesen eine bedeutende Rolle spielen. Sie ermöglichen eine effiziente, präzise und zeitgerechte Abwicklung der Aufgaben und tragen maßgeblich zur Optimierung der Arbeitsabläufe bei. Unternehmen sollten daher die Potenziale von Buchhaltungssoftware erkennen und diese gezielt einsetzen, um ihre finanzielle Transparenz zu verbessern und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

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