Das Ende vom Tabellenchaos: Wie ein ERP-System Ihre Geschäfts­prozesse optimiert

„Sobald in einem Unter­nehmen mehr Strukturen entstehen und Prozesse abgebildet werden müssen, ist ein ERP-System unverzichtbar.“

Heiko Becher, Senior Softwareberater bei der SelectLine Software GmbH

Als Senior Software­berater unterstützt Heiko Becher kleine und mittlere Unternehmen bei der Einfüh­rung von ERP-Software. Insbe­sondere viele kleine Unter­nehmen setzen zunächst auf Excel-Tabellen, um Unter­nehmens­prozesse zu steuern. Dabei kommen sie jedoch über kurz oder lang an die Grenzen der Tabellen­wirtschaft. Wann sich der Wechsel auf ein ERP-System lohnt und worauf es dabei ankommt, verrät uns Heiko im Interview.

Heiko, welche Vorteile bietet ein ERP-System gegenüber Excel?

Ein ERP-System bietet mehrere Vorteile gegenüber einer manuellen Verwaltung mit Excel. Erstens hat man eine gemeinsame Datenbasis, auf die von verschiedenen Stellen und Platt­formen zugegriffen werden kann. Zweitens kann man Trans­parenz in den gesamten Unter­nehmens­ablauf schaffen und die Daten verschiedenen Abteilungen zur Verfü­gung stellen. Drittens ermöglicht ein ERP-System die Optimierung des gesamten Prozesses, indem es Zeit spart und die Zusammen­arbeit zwischen den Abteilungen verbessert. Außerdem bietet ein ERP-System technische Möglichkeiten, Berichte zu optimieren, was wiederum Zeit spart und Möglich­keiten zur Analyse und Prozess­optimierung bietet.

Wie wichtig sind individuellen Bedürfnisse und Geschäfts­prozesse der Unternehmen?

Es ist extrem wichtig, die individuellen Bedürf­nisse und Geschäfts­prozesse bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zu berücksichtigen. Unternehmen, die bisher keine ERP-Software verwendet haben, haben eigene Prozesse entwickelt. Ein ERP-System kann nur erfolgreich imple­mentiert werden, wenn alle Mitarbeiter einbezogen und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden. Es ist notwendig, die Abläufe und Arbeits­anforde­rungen der Mitarbeiter zu kennen, um das ERP-System erfolgreich zu imple­mentieren.

Wie können Mitarbeiter bei der ERP-Einführung unterstützt werden?

Als Software­berater sollte man zunächst die Bedürfnisse des Unter­nehmens analysieren und die Abläufe verstehen. Anschließend kann man mit den Mitarbeitern klären, wie sie die ERP-Software für ihre täglichen Aufgaben am besten verwenden können. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter in diesem Prozess abgeholt werden und sich in dem neuen System wiederfinden.

Darüber hinaus bieten auch unsere Fachhandels­partner vor Ort einen sehr guten Support und haben für Fragen immer ein offenes Ohr. Zusätzlich bieten wir diverse Tutorials, Anleitungen und Webinare an, um die neuen Anwender fit zu machen.

Unterstützt du auch bei der Prozess­opti­mierung?

Durch meine langjährige Erfahrung mit ERP-Projekten weiß ich, wie effiziente und erfolgreiche Prozesse aussehen müssen. Wenn ich hier und da Optimierungs­bedarf sehe, biete ich gerne meine Unterstützung an. Die Geschäfts­leitung muss aber auch gewillt sein, Optimierung anzustreben und Ratschläge anzunehmen. Wenn die Geschäftsleitung die Vorgabe gibt, dass Optimierung erforderlich ist, ziehen Mitarbeiter in der Regel gut mit.

Wie stellst du sicher, dass du dich dabei rechtlich auf einer sicheren Ebene bewegst?

Datenschutz ist ein wichtiger Aspekt, wenn man Tipps zur Prozess­optimierung gibt. Wir achten immer darauf, dass wir keine vertraulichen Informationen preisgeben und uns an geltende Datenschutz­bestimmungen halten. Das gilt auch für die Zusammen­arbeit mit Referenzpartnern. Einige unserer Anwender gewähren Interessenten Einblick, wie sie die Software einsetzen und so ihre Prozesse optimieren. Auch unsere Fach­handels­partner achten dabei stets darauf, dass keine sensiblen oder personen­bezogenen Daten an Dritte gelangen können.

Wie sieht es mit den Kosten zwischen ERP-System und Excel aus?

Die Frage ist schwierig allgemein zu beantworten. Man muss es sowohl monetär als auch ganzheitlich betrachten. Bei einem Unternehmen, das bisher nur mit Excel-Tabellen arbeitet, entsteht ein hoher zeitlicher Aufwand, der mit zunehmender Komplexität des Unternehmens steigt. Mit der Imple­men­tierung eines ERP-Systems, das Prozesse vereinfacht, kann der Unternehmer schon ab dem ersten Tag der Inbetriebnahme Geld sparen. Für junge Unternehmen mit geringem Kapital kann die Anschaffung eines ERP-Systems zunächst eine Hürde darstellen. Aber sobald mehr Strukturen entstehen und Prozesse abgebildet werden müssen, ist ein ERP-System unverzichtbar. Die Kosten für ein ERP-System können bei ein bis zwei Arbeitsplätzen inklusive Implementierung und Dienstleistungsaufwand bei etwa 5.000 Euro beginnen und bei größeren Projekten in den fünfstelligen Bereich wachsen. Langfristig gesehen ist die Investition in ein ERP-System jedoch finanziell immer vorteilhaft. Zu beachten ist auch, dass es für ERP-Projekte regelmäßig Förder­programme von den Ländern und vom Bund gibt. Hier lohnt es sich in jedem Fall zu prüfen, ob ein ERP-System gefördert werden kann.

Wie wichtig ist die individuelle Anpass­bar­keit der ERP-Software?

Es ist extrem wichtig, dass ERP-Software flexibel und anpassbar ist, um die Vielfalt der Unter­nehmens­prozesse abzudecken. Jedes Unternehmen hat ganz eigene Anforde­rungen an eine ERP-Software. Eine starre Software, die nur grundlegende Funktionen bietet, würde schnell an ihre Grenzen stoßen und die Prozesse des Unter­nehmens nicht optimal unterstützen. Unzufriedene Mitarbeiter und zusätzlicher manueller Aufwand wären die Folge. Daher muss eine ERP-Software an die Bedürfnisse des Unter­nehmens angepasst werden.

Welche zusätzlichen Vorteile kann man über die Anbindung von Drittanbietern erzielen?

Die Integration von ERP-Systemen mit anderen Software­lösungen ermöglicht eine weitere Vernetzung und Optimierung der internen Unter­nehmens­prozesse. Beispielsweise kann eine Verbindung zwischen einem ERP-System im Produktionsbereich und einem CAD-Programm in der Konstruktions­abteilung oder einer Lieferanten­software geschaffen werden. Dies würde den manuellen Arbeits­aufwand für den Daten­austausch reduzieren. Die Schnittstellen und die Zusammen­arbeit mit anderer Software sind für viele Unternehmen ein wichtiger Bestandteil. Auch SelectLine ist hier sehr gut aufgestellt. Die ERP-Software bietet viele Import-/Export-Möglich­keiten und die Anbindung von Dritt­anbietern über eine API.