Eine normale Dateiablage – etwa eine Ordnerstruktur auf einem Server – bietet in der Regel keinen Schutz vor unbemerkten Änderungen oder Löschungen und macht Dokumente nur über den Dateinamen auffindbar. Ein DMS ergänzt dies um Versionierung, Zugriffsrechte, Volltextsuche und – sofern konfiguriert – eine revisionssichere Ablage.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu unserem ERP-System
Was unterscheidet ein DMS von einer normalen Dateiablage?
Was unterscheidet ein DMS von einer normalen Dateiablage?
Wie funktioniert die Volltextsuche in einem DMS?
Wie funktioniert die Volltextsuche in einem DMS?
Die Volltextsuche durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern den tatsächlichen Inhalt eines Dokuments, etwa den Text einer eingescannten Rechnung. Dadurch lassen sich Dokumente auch dann wiederfinden, wenn Titel oder Ablageort nicht bekannt sind.Welche Dokumente sollten in einem DMS archiviert werden?
Welche Dokumente sollten in einem DMS archiviert werden?
Typischerweise werden geschäftsrelevante und steuerrelevante Dokumente archiviert, etwa Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge und Belege. Welche Dokumente im Einzelfall aufbewahrungspflichtig sind, richtet sich nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben.Was gehört zur Lagerverwaltung?
Was gehört zur Lagerverwaltung?
Die Lagerverwaltung umfasst die Organisation von Lagerplätzen, die Erfassung von Beständen sowie die Steuerung von Ein- und Auslagerungen. Ziel ist es, jederzeit nachvollziehen zu können, welche Ware sich in welcher Menge an welchem Lagerort befindet.Was versteht man unter einer Inventur und wozu dient sie?
Was versteht man unter einer Inventur und wozu dient sie?
Eine Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme aller Waren im Lager zu einem bestimmten Stichtag. Sie dient dazu, den tatsächlich vorhandenen Bestand mit dem im System erfassten Bestand abzugleichen und Differenzen aufzudecken.Welche Arten von Warenbewegungen gibt es?
Welche Arten von Warenbewegungen gibt es?
Zu den wichtigsten Warenbewegungen zählen der Wareneingang, der Warenausgang sowie die Umlagerung zwischen verschiedenen Lagerplätzen oder Lagern. Jede Bewegung verändert den erfassten Bestand am jeweiligen Lagerort.Was ist ein Meldebestand oder Mindestbestand?
Was ist ein Meldebestand oder Mindestbestand?
Der Meldebestand ist die Bestandsmenge, bei deren Erreichen eine Nachbestellung ausgelöst werden sollte, um Lieferengpässe zu vermeiden. Der Mindestbestand beschreibt dagegen die Menge, die aus Sicherheitsgründen grundsätzlich nicht unterschritten werden soll.Warum ist eine durchgängige Auftragsabwicklung wichtig?
Warum ist eine durchgängige Auftragsabwicklung wichtig?
Eine durchgängige Auftragsabwicklung verhindert, dass Daten wie Mengen oder Preise bei jedem Beleg erneut manuell eingegeben werden müssen, was Fehlerquellen reduziert. Zudem lässt sich der Status eines Auftrags – etwa ob bereits geliefert oder in Rechnung gestellt wurde – jederzeit nachvollziehen.Welche Belegarten durchläuft ein typischer Verkaufsprozess?
Welche Belegarten durchläuft ein typischer Verkaufsprozess?
Ein typischer Verkaufsprozess durchläuft häufig die Stationen Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung. Je nach Geschäftsvorfall können zusätzlich Gutschriften oder Stornobelege hinzukommen, etwa bei Retouren oder Korrekturen.Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Was ist der Unterschied zwischen Lieferschein und Rechnung?
Ein Lieferschein bestätigt, welche Waren in welcher Menge tatsächlich geliefert wurden, enthält aber in der Regel keine Preisangaben. Die Rechnung dagegen weist die zu zahlenden Beträge aus und bildet die Grundlage für die Buchhaltung sowie den Zahlungseingang.
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