Wie verknüpft SelectLine CRM Kundendaten mit Angebot, Auftrag und Rechnung – ganz ohne Medienbruch? 

Das Problem: Warum Medienbrüche zwischen CRM und Belegwesen ein reales Risiko sind

Wer CRM und Auftragsabwicklung als getrennte Systeme betreibt, kennt das Kernproblem: Ein Vertriebsmitarbeiter dokumentiert ein Kundengespräch im CRM, aber ob daraus tatsächlich ein Angebot, ein Auftrag oder eine Rechnung geworden ist, lässt sich von dort aus nicht ohne Weiteres nachvollziehen. Umgekehrt sieht die Buchhaltung beim Erstellen einer Rechnung nicht, aus welcher Verkaufschance oder welchem Kundenkontakt der Auftrag entstanden ist. Die Folge sind doppelte Datenpflege, inkonsistente Kundenhistorien und eine Vertriebssteuerung, die auf unvollständigen Informationen basiert.

Für eine belastbare Kaufentscheidung reicht die Aussage „CRM und ERP sind integriert” allein nicht aus. Entscheidend ist der konkrete Nachweis: Wo genau sehe ich als Vertriebsmitarbeiter die Belege eines Kunden? Wie wird aus einem Angebot ohne erneute Erfassung eine Rechnung? Und wie wirkt sich ein abgeschlossener Beleg auf den Status einer Verkaufschance aus? Diese drei Fragen beantwortet der folgende Abschnitt anhand der SelectLine Produktdokumentation.

Grundlagen: SelectLine CRM im Zusammenspiel mit der Warenwirtschaft

SelectLine CRM ist ein eigenständiges Programm innerhalb von SelectLine ERP. Es wird aus der SelectLine Warenwirtschaft heraus über Stammdaten / CRM / CRM aufgerufen und ist in SelectLine neo ERP Basic sowie SelectLine neo ERP Premium bereits enthalten – eine zusätzliche, separat zu erwerbende CRM-Modullizenz ist dafür nicht erforderlich. Trotz eigenständiger Programmoberfläche mit eigenem Dashboard, eigener Adress- und Personenverwaltung, Kalender, Journalen und Telefonieanbindung arbeitet SelectLine CRM auf demselben Datenbestand wie die SelectLine Warenwirtschaft. Das bedeutet konkret: Ein Kunde, der in der Warenwirtschaft angelegt ist, existiert im CRM nicht als separater, zu synchronisierender Datensatz, sondern ist derselbe Datensatz mit erweiterter CRM-Sicht.

Diese durchgängige Datenbasis ist kein neues Konzept bei SelectLine: Bereits in älteren CRM-Versionen zeigte die Kontaktansicht kaufmännische Kerndaten wie Jahresumsätze, offene Posten, Kreditlimit, eine Belegübersicht sowie den letzten Verkauf beziehungsweise Einkauf direkt am Kundendatensatz. Mit dem aktuellen SelectLine CRM wurde dieses Prinzip strukturell ausgebaut und auf mehrere dedizierte Register verteilt.

Die Beleg-Kette ohne Medienbruch: von der Adresse bis zur Rechnung

CRM-Adressdatensatz: Belege direkt im Blick
Ist eine Adresse im CRM als Kunde, Lieferant oder Interessent hinterlegt, stehen am Datensatz eigene Register für „Belege”, Projekte, RMA-Vorgänge und Lieferanten-RMA zur Verfügung. Darüber lassen sich die in der SelectLine Warenwirtschaft hinterlegten Belege durchsuchen; ein Doppelklick auf einen Beleg öffnet ihn direkt in der Warenwirtschaft. Über die Schaltfläche „Neu” kann von dort aus unmittelbar ein neuer Beleg angelegt werden, etwa eine Rechnung – ohne dass der Vertriebsmitarbeiter das CRM verlassen und den Kunden in einem zweiten Programm erneut suchen muss.

Ergänzend zeigt ein eigenes Register „Umsatz” am Adressdatensatz die Umsatzstatistik, den Auftragsbestand, das Kreditlimit sowie die meistgekauften Artikel (konfigurierbar bis zu 50 Artikel). Auch Personen, die mit mehreren Adressen verknüpft sind – etwa eine Geschäftsführerin zweier Kundenunternehmen –, erscheinen bei allen zugeordneten Kunden konsistent als wählbare Kontaktadresse für Belege.

Die eigentliche Belegkette: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung
Die Verknüpfung zwischen CRM und Belegwesen wäre wenig wert, wenn die Belege selbst medienbruchbehaftet entstünden. In der SelectLine Warenwirtschaft werden Ausgangsbelege deshalb als Kette angelegt: Angebot an Kunde oder Interessent → Auftrag → Lieferschein → Rechnung. Jeder Beleg wird nicht neu erfasst, sondern über die Funktion „Beleg übergeben” aus seinem Vorgänger abgeleitet. Ein Übergabedialog erlaubt dabei, unter anderem festzulegen, ob Positionen, Mengen, Preise und Kopfdaten unverändert oder angepasst übernommen werden. Nach der Bestätigung sind die Belege miteinander verknüpft; laut SelectLine Produktdokumentation gehen dabei keine Informationen verloren. Jeder Folgebeleg weist zudem aus, von welchem Vorgängerbeleg er übernommen wurde – die Kette bleibt damit für jeden Beleg einzeln nachvollziehbar.

Für Sonderfälle stehen weitere Belegtypen zur Verfügung, die sich in dieselbe Kette einfügen: der Packzettel für die Kommissionierung, die Vorkasserechnung für vorab zu bezahlende Ware sowie die Teilrechnung, die aus Lieferschein, Packzettel, Auftrag, Angebot oder Vorkasserechnung erstellt werden kann. Nach Zahlungseingang wird die Rechnung über die Offene-Posten-Verwaltung ausgeglichen.
Jeder einzelne Beleg – vom Angebot bis zur Rechnung – verfügt zusätzlich über ein eigenes Register „Journal” für Hinweise, Dokumente und Termine sowie ein Register „Archiv” für Archiveinträge zum jeweiligen Beleg. Damit bleibt auch die Kommunikations- und Dokumentenhistorie an jedem einzelnen Beleg der Kette nachvollziehbar, nicht nur am Kundendatensatz.

Verkaufschancen: automatische Phasensteuerung durch verknüpfte Belege
Der dritte Baustein der medienbruchfreien Kette betrifft den Vertriebsprozess vor dem ersten Beleg. Im SelectLine CRM lassen sich Verkaufschancen (Opportunities) bereits vor der Erstellung eines Angebots erfassen und über Phasen wie Identifizierung, Qualifizierung, Verhandlung, Gewonnen oder Verloren steuern. Wird in den Optionen die Verknüpfung von Verkaufschancen mit Belegen aktiviert, lässt sich festlegen, ob nur Angebote oder alle Kunden- und Interessentenbelege mit einer Verkaufschance verknüpft werden können. Am Datensatz der Verkaufschance selbst zeigt ein eigenes Register „Belege” die verknüpften Belege an oder erlaubt, direkt aus der Verkaufschance heraus neue Belege anzulegen.

Der für die Medienbruch-Frage entscheidende Mechanismus: In den Optionen kann definiert werden, dass die Verknüpfung mit einer bestimmten Belegart automatisch die Phase der Verkaufschance ändert. Wird beispielsweise eine Rechnung mit der Verkaufschance verknüpft, kann diese automatisch als „Gewonnen” markiert werden – ohne dass ein Vertriebsmitarbeiter den Status manuell nachpflegen muss. Ergänzend lässt sich der Nettobetrag des zuletzt verknüpften Belegs als Verkaufschancenumsatz für die Auswertung heranziehen. Auch die Journale der Verkaufschance – Notizen, E-Mails, Besuchsberichte, allgemeine Dokumente – bilden damit den gesamten Verlauf von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Auftrag durchgängig ab.

Praxisbeispiel: Vom Erstkontakt zur bezahlten Rechnung ohne Systemwechsel

Eine Vertriebsmitarbeiterin erfasst nach einem Messekontakt eine Verkaufschance im SelectLine CRM und hinterlegt Quelle, voraussichtlichen Umsatz und nächste Schritte in den Journaleinträgen. Nach einem qualifizierenden Gespräch erstellt sie direkt aus der Verkaufschance heraus ein Angebot; der Beleg erscheint automatisch im Register „Belege” der Verkaufschance. Nimmt der Kunde das Angebot an, übergibt die Innendienstmitarbeiterin es in der Warenwirtschaft per „Beleg übergeben” an einen Auftrag, anschließend an einen Lieferschein und nach Warenausgang an eine Rechnung – jeder Beleg übernimmt die Daten seines Vorgängers, ohne dass Kunden- oder Positionsdaten erneut eingegeben werden. Sobald die Rechnung mit der Verkaufschance verknüpft ist, kann diese automatisch auf „Gewonnen” gesetzt werden. Ruft die Vertriebsmitarbeiterin zu einem späteren Zeitpunkt den Kunden im CRM auf, sieht sie im Register „Belege” die komplette Kette von Angebot bis Rechnung sowie im Register „Umsatz” den aktuellen Auftragsbestand und die offenen Posten – ohne ein zweites Programm zu öffnen.

SelectLine Bezug

Die beschriebene Verknüpfung ist Bestandteil von SelectLine CRM innerhalb von SelectLine ERP und setzt eine gemeinsame Datenbasis mit der SelectLine Warenwirtschaft voraus (CRM ab Client-Version 17.2.0). SelectLine CRM ist in SelectLine neo ERP Basic und SelectLine neo ERP Premium bereits enthalten, sodass für die beschriebenen Funktionen keine separate Modullizenz erforderlich ist. Die Funktionen richten sich an Vertriebs- und Innendienstmitarbeitende in KMU mit 5 bis 250 Mitarbeitern in der DACH-Region, die Kundenkontakt und Auftragsabwicklung durchgängig – ohne separates, unverknüpftes CRM-Tool – abbilden möchten.