Wie läuft der DATEV-Export in SelectLine neo Finance vom Beleg bis zum Steuerberater?
Der Monat ist abgeschlossen, der Steuerberater wartet auf die Daten, und der Kontenabgleich zeigt Fehler, die keiner nachvollziehen kann. Wer die Buchhaltung selbst führt und für DATEV zuarbeitet, braucht einen Ablauf, der Beleg, Buchung und Übergabe verbindet. Dieser Beitrag geht ihn Schritt für Schritt durch.
Glossar
SelectLine neo Finance übergibt Buchungssätze, Kontenbeschriftungen und Adressdaten an DATEV, wahlweise als Datei im DATEV-Format oder online über den DATEV-Datenservice. Belegbilder werden mitgeliefert und über eine Dokumenten-GUID mit dem jeweiligen Buchungssatz verknüpft. Beim Export lässt sich ein Festschreibungskennzeichen setzen, danach kann der Buchungsstapel in der DATEV-Software nicht mehr verändert werden. Eingehende E-Rechnungen werden eingelesen, zu Buchungsvorschlägen verarbeitet und archiviert.
Das Wichtigste auf einen Blick
Welche Wege zu DATEV gibt es?
SelectLine bietet vier Übergabevarianten an, zwei als Dateiexport und zwei über den DATEV-Datenservice. Sie lassen sich je nach Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wählen.
| Weg | Was wird übergeben? | Verfügbar in |
|---|---|---|
| Dateiexport CSV | Buchungssätze, Kontenbeschriftungen, Adressdaten | Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kassenbuch |
| Dateiexport XML | Belegdaten und Belegbilder als ZIP-Ordner | Warenwirtschaft |
| DATEV-Datenservice (Buchungsdatenservice) | Buchungen mit Belegbildern, optional Adressdaten und Kontenbeschriftung | Warenwirtschaft, Rechnungswesen |
| DATEV-Datenservice (Rechnungsdatenservice 1.0) | Strukturierte Belegdaten mit Belegbildern | Warenwirtschaft |
Im Kassenbuch wird der DATEV-Datenservice nicht unterstützt, dort steht nur der Dateiexport zur Verfügung.
Das ältere Format OBE/KNE steht für den Export weiterhin zur Verfügung, wird aber nicht mehr aktualisiert. DATEV entwickelt es seit 2009 nicht weiter, in der DATEV-Software der Steuerberater ist es seit Januar 2018 nicht mehr einlesbar.
Das ältere Format OBE/KNE steht für den Export weiterhin zur Verfügung, wird aber nicht mehr aktualisiert. DATEV entwickelt es seit 2009 nicht weiter, in der DATEV-Software der Steuerberater ist es seit Januar 2018 nicht mehr einlesbar.
Musterbuchungslauf: Von der Eingangsrechnung bis zur DATEV-Übergabe
Der folgende Ablauf zeigt eine Eingangsrechnung im Rechnungswesen, vom Eingang bis zur Übergabe an den Steuerberater. Es handelt sich um eine fiktive Beispielrechnung, es werden keine Beträge genannt.
Variante Ausgangsrechnung aus der Warenwirtschaft: Ausgangsbelege werden nur exportiert, wenn sie den Status “gedruckt” haben und die Belegsumme nicht null ist. Bereits exportierte Buchungssätze erhalten das FIBU-Export-Datum und werden nicht ein zweites Mal übergeben. Beim nächsten Export werden alle Buchungssätze ohne diese Kennzeichnung bis zum “Exportieren bis”-Datum ausgegeben.
Variante Ausgangsrechnung aus der Warenwirtschaft: Ausgangsbelege werden nur exportiert, wenn sie den Status “gedruckt” haben und die Belegsumme nicht null ist. Bereits exportierte Buchungssätze erhalten das FIBU-Export-Datum und werden nicht ein zweites Mal übergeben. Beim nächsten Export werden alle Buchungssätze ohne diese Kennzeichnung bis zum “Exportieren bis”-Datum ausgegeben.
Welche Daten werden in welchem Format und wie oft übergeben?
| Datenart | Dateiexport (CSV) | DATEV-Datenservice |
|---|---|---|
| Buchungssätze | Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kassenbuch | Warenwirtschaft, Rechnungswesen |
| Kontenbeschriftungen | Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kassenbuch | Warenwirtschaft, Rechnungswesen |
| Adressdaten (Debitoren, Kreditoren, Kunden, Lieferanten) | Warenwirtschaft, Rechnungswesen, Kassenbuch | Warenwirtschaft, Rechnungswesen |
| Belegdaten mit Belegbild | XML-ZIP aus der Warenwirtschaft | Rechnungsdatenservice 1.0 aus der Warenwirtschaft |
Rhythmus: SelectLine schreibt keine Übergabefrequenz vor. Der Export wird manuell ausgelöst, beim Datenservice über “Bereitstellen”. Der XML-Export schlägt als Bis-Datum den letzten Tag des vorherigen Monats vor, ein monatlicher Übergabetakt ist damit naheliegend, aber nicht festgelegt. Die Exporteinstellungen lassen sich als Muster speichern und später mit denselben Parametern wiederverwenden.
Welche Fehlerquelle gibt es beim Export?
Fünf Punkte können laut Dokumentation zu abgewiesenen oder falsch zugeordneten Daten führen:
Archivpfad: Wie kommt der Beleg ins Archiv und zu DATEV?
Der Weg eines Belegs vom Dokument bis zur Übergabe verläuft in fünf Stationen:
- Archivsystem festlegen: In den Mandanteneinstellungen werden ein oder mehrere Archivsysteme gewählt. Für den Import und die automatische Archivierung von E-Rechnungen stehen die interne Ablage, SelectLine DMS und docuvita zur Verfügung.
- Ablagepfad je Druckvorlagenart: Für jede Druckvorlagenart wird festgelegt, in welchem Archivsystem das Dokument liegt, unter welchem Pfad und mit welchem Aufbau des Dateinamens.
- Archiveintrag im Beleg: Nach der Archivierung erscheint ein Eintrag auf der Seite „Archiv“ des Belegs. Bei interner Ablage und bei docuvita erhält jedes Dokument eine Versionsnummer, Änderungen erzeugen eine neue Version.
- Übergabe an DATEV: Mit der Option „Digitale Belege aus Archiveinträgen zur Übermittlung bereitstellen“ entsteht zusätzlich zur CSV-Datei ein ZIP-Ordner mit XML-Datei und allen verfügbaren Anhängen. Die Dokumenten-GUID verbindet in der XML-Datei Buchungssatz und Anhang. Beim XML-Export aus der Warenwirtschaft muss im Beleg ein Archiveintrag mit gesetzter Option „DatevExport“ vorhanden sein.
- Ablage bei DATEV: Die Belege lassen sich in der DATEV-Dokumentenorganisation (DATEV-DMS) ablegen. Haben Steuerberater und Anwender Zugriff auf ein gemeinsames DMS, kann der Anwender dem Berater den Link zum Dokument per Schnittstelle mitteilen.
Wo kommt die E-Rechnung im Ablauf vor?
Eingang: SelectLine neo Finance liest Eingangsrechnungen als ZUGFeRD-PDF ein und befüllt anhand der Metadaten viele Buchungsfelder automatisch. In einer E-Rechnung stehen keine Steuercodes, sondern Steuerkategorie und Steuersatz. Anhand dieser Angaben schlägt das Programm das hinterlegte Standardkonto vor.
Die Produktseite zu SelectLine neo Finance nennt zusätzlich “Automatische Buchungsvorschläge aus eingelesenen E-Rechnungen (Premium)”, die Leistungsübersicht 26.1 führt die automatische Kontierung digitaler Belege mit einer einzelnen Markierung.
Ausgang: Import und Export von ZUGFeRD-Belegen und XRechnungen sind in der Warenwirtschaft in Basic und Premium enthalten. Unterstützt werden ZUGFeRD 2.0/2.1, XRechnung und ebInterface 4.3/5.0 (Österreich).
Archivierung und DATEV: Importierte E-Rechnungen (XML und/oder PDF) werden automatisch in das gewählte Archivsystem übernommen. Der Archivbeleg wird beim DATEV-Export mit der Dokumenten-GUID mitgegeben.
Verarbeitung in DATEV: DATEV verarbeitet die E-Rechnung in der Regel nicht selbst, weil SelectLine die vollständige Kontierung bereits mit den Buchungssätzen überträgt. Der Archivbeleg dient als Beleg zur Buchung.
Die Produktseite zu SelectLine neo Finance nennt zusätzlich “Automatische Buchungsvorschläge aus eingelesenen E-Rechnungen (Premium)”, die Leistungsübersicht 26.1 führt die automatische Kontierung digitaler Belege mit einer einzelnen Markierung.
Ausgang: Import und Export von ZUGFeRD-Belegen und XRechnungen sind in der Warenwirtschaft in Basic und Premium enthalten. Unterstützt werden ZUGFeRD 2.0/2.1, XRechnung und ebInterface 4.3/5.0 (Österreich).
Archivierung und DATEV: Importierte E-Rechnungen (XML und/oder PDF) werden automatisch in das gewählte Archivsystem übernommen. Der Archivbeleg wird beim DATEV-Export mit der Dokumenten-GUID mitgegeben.
Verarbeitung in DATEV: DATEV verarbeitet die E-Rechnung in der Regel nicht selbst, weil SelectLine die vollständige Kontierung bereits mit den Buchungssätzen überträgt. Der Archivbeleg dient als Beleg zur Buchung.
Wo kommt die E-Rechnung im Ablauf vor?
Für die Betriebsprüfung stellt SelectLine neo Finance den GoBD-Export mit Zugriff nach Z1, Z2 und Z3 bereit. Dessen Aufbau und die Zugriffswege beschreibt der Beitrag “GoBD-Prüfsteine im Monatsabschluss: Was SelectLine neo Finance nachweist”. Der DATEV-Export ist für die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater gedacht, der GoBD-Export für die Betriebsprüfung, beide lassen sich unabhängig voneinander nutzen.
Wo kommt die E-Rechnung im Ablauf vor?
| Bestandteil | Angabe |
|---|---|
| SelectLine neo Finance Basic | 59,00€ netto pro Monat bei der zweiten Preisreihe 64,90€ |
| SelectLine neo Finance Premium | 99,00€ netto pro Monat bei der zweiten Preisreihe 108,90€ |
| DATEV-Schnittstelle (Dateiexport und -import) | Laut Leistungsübersicht 26.1 in Basic und Premium enthalten |
Von der Eingangsrechnung zur DATEV-Übergabe
SelectLine neo Finance liest Eingangsrechnungen als ZUGFeRD-PDF ein, erzeugt daraus einen Buchungsvorschlag und archiviert den Beleg. Nach dem Periodenabschluss werden Buchungssätze, Kontenbeschriftungen und Adressdaten im DATEV-Format exportiert oder über den DATEV-Datenservice an das DATEV-Rechenzentrum übertragen. Belegbilder werden über eine Dokumenten-GUID mit den Buchungen verknüpft, ein Festschreibungskennzeichen schützt den exportierten Stapel. Der Steuerberater ruft die Daten als Buchungsstapel in DATEV ab. Den kompletten Ablauf in zehn Schritten beschreibt der Beitrag “DATEV-Export in SelectLine neo Finance”.
SelectLine Bezug
SelectLine neo Finance richtet sich mit dem DATEV-Export an mittelständische Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitenden in der DACH-Region, die ihre Buchhaltung selbst führen und mit einem externen Steuerberater zusammenarbeiten. Der Dateiexport ist in Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Kassenbuch vorhanden, der DATEV-Datenservice in Warenwirtschaft und Rechnungswesen, nicht im Kassenbuch. Das Rechnungswesen von SelectLine Finance wurde zuletzt im Mai 2025 nach dem freiwilligen Prüfungsstandard IDW PS 880 durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifiziert.
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Häufige Fragen
Im Aufbau: Weitere Fachartikel zu diesem Thema folgen fortlaufend.
